探析檔案歸檔管理及信息化技術的應用

姜東興

【摘要】：隨著科學技術的不斷指導跟引導也逐漸的在改變著人們的生活水平跟工作方式，信息化已成為當前時代的主題，也是當下時代的主要體現(xiàn)，信息化時代的來臨為檔案系統(tǒng)信息化的構(gòu)建提供了基礎，電子文件的大量出現(xiàn)也為人事檔案系統(tǒng)信息化的構(gòu)建管理與實現(xiàn)帶來了巨大挑戰(zhàn)，因此，開發(fā)人事檔案信息系統(tǒng)化、提高人事檔案管理工作的效率、實現(xiàn)檔案資源共享、搜索符合自己需求的檔案信息化建設之路，具有很重要的意義。

【關鍵詞】：檔案歸檔管理；信息化技術；應用

【引言】：檔案管理工作包括檔案的收集、管理、保管、鑒定及開發(fā)利用等方面，具有管理性、服務性、政治性特點。檔案管理是國家檔案事業(yè)最為基礎也是最為關鍵的一個部分，是社會信息系統(tǒng)的基石，對單位工作開展及社會發(fā)展進步都有著積極意義。本文主要從兩個方面出發(fā)，討論如何更好地進行檔案管理和檔案的信息化管理。

1、新時期檔案歸檔管理工作的要求

1.1創(chuàng)新關于歸檔管理工作的觀念

檔案的收集工作和整理工作是當前新型社會環(huán)境下各個單位進行檔案管理工作的最基本環(huán)節(jié)，任何一個脫離了檔案收集和整理的檔案管理工作都是不具備地基的高樓大廈，一切管理工作都是虛談。由于歸檔工作是整個檔案收集工作、整理工作的核心環(huán)節(jié)和基本內(nèi)容，所以歸檔工作負責人的思想對于整個檔案歸檔工作的質(zhì)量和效率都會造成舉足輕重的影響?；诖?，相關工作的負責人必須結(jié)合時代特點和發(fā)展特征，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案歸檔管理思想，將可持續(xù)發(fā)展的管理理念融入歸檔工作中去，在管理中將“以人為本”的管理思想落實到工作中，將檔案歸檔和其他的檔案管理工作統(tǒng)籌兼顧，做到協(xié)調(diào)發(fā)展。必要的時候，檔案管理部門可以建立歸檔工作的二級單位，明確整個歸檔環(huán)節(jié)的核心地位，兼顧檔案歸檔工作的源頭和未來發(fā)展方向。

1.2加大改革扶持力度，營造良好改革環(huán)境

一定要建設一支優(yōu)質(zhì)的文書檔案的管理團隊，只是靠著專業(yè)的技能無法取得比較有效的效果，但是，還一定要建設比較優(yōu)秀的信息化建設工作。對一些專業(yè)的知識一定要加強培訓的工作。信息化的管理需要搭建應當經(jīng)過下列幾方面的內(nèi)容：第一點，檔案管理的領導人員一定要為基層的管理人員提供定期培訓學習的機會，不斷的增長他們對于文書檔案的管理能力，不斷的學習先進的管理經(jīng)驗以及相關制度的建設工作。第二點，對已經(jīng)成功的完成學習考察任務的管理者，一定要按照實際的情況來安排相應的崗位當中，把全新的管理理念有效的進行應用，并且一定要根據(jù)管理單位實際的發(fā)展情況進行結(jié)合，不斷的進行改進。第三點，把自身實際的管理經(jīng)驗與其他的工作人員不斷的進行交流，不斷的改善部門文書檔案的管理系統(tǒng)。

1.3強化檔案歸檔后的安全管理

檔案管理部門不僅要管理當前階段的檔案內(nèi)容，還需要妥善保管以前已經(jīng)形成的原始檔案和資料，以確保檔案的真實性。尤其對于一些十分重要的或者領導審批的文字材料，更是要按照國家規(guī)定的法律法規(guī)，按照相關程序進行修訂或者整理。妥善保管往年資料是最基礎的工作內(nèi)容，必須在這個基礎上及時進行材料的歸檔工作，將各項活動產(chǎn)生的資料、各人員的檔案資料等都按照類別編輯成冊，裝入相應的檔案管理工具中，以確保日后檔案服務工作能夠順利地進行。當然，安全管理要求管理人員具備較高的素養(yǎng)，遵守各項檔案管理的條例，這樣才能夠確保檔案的安全性和不泄露性。除此之外，在歸檔資料的保存中要防蟲、防潮、放光，最大程度地延長這些資料的使用壽命。

2、有效應用檔案信息技術的策略

2.1革新檔案管理理念，樹立信息管理意識

隨著時代飛速的發(fā)展，對檔案管理的理念也一定要不斷的改進，是也是確保檔案信息化的工作能夠有效進行開展的重要基礎，只有對檔案管理的人員理念不斷的進行革新，才可以用實際的行動來促進信息化建設的工作能夠順利的開展；只有檔案管理的人員意識不斷的提升，才可以從思想上為工作的創(chuàng)新提供動力。從人員的構(gòu)成比例上而言，文書檔案的管理機構(gòu)當中大部分都是中老年人，他們在長時間的管理工作當中已經(jīng)積累了非常豐富的經(jīng)驗，但是，對信息化系統(tǒng)進行操作的過程還不夠特別的熟練，一些新入職的年輕員工一定要積極的幫助他們快速的、熟練的掌握信息管理的相關技能，與此同時，來共同的學習實際的管理經(jīng)驗，更好的實現(xiàn)共同進步。

2.2推進數(shù)字化檔案館建設

數(shù)字化檔案館建設屬于檔案管理信息化建設中的重要內(nèi)容。數(shù)字化檔案館是當前這樣一個數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，也是現(xiàn)代化的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的更新升級。檔案管理工作的信息化建設得以真正實現(xiàn)的其中一個重要標志便是數(shù)字化檔案館的建設。我們要認識到，數(shù)字化檔案館建設屬于一項長期性復雜性的工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容將會更為廣泛，也更加有助于檔案信息的統(tǒng)計、查詢以及保存。數(shù)字化檔案館的建設并非是檔案管理部門的工作，它需要各個部門和組織相互協(xié)調(diào)、共同合作，必須結(jié)合具體情況落實好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接工作，在統(tǒng)一的平臺中依靠同一數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來實現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設。只有如此，傳統(tǒng)檔案管理工作才能夠真正朝著信息化的方向轉(zhuǎn)變，才能夠真正開辟檔案管理的新局面。

2.3要加大對檔案信息化管理經(jīng)費的投入

信息化時代新事物的更新較快，因此數(shù)字化、網(wǎng)絡化的檔案信息管理需要不斷更新相關的設備、技術等，因此，企業(yè)不能只注重生產(chǎn)、經(jīng)營的經(jīng)濟效益，更要加大對檔案信息化管理經(jīng)費的投入，投入更多的人力、物力、財力，并將檔案信息化管理列為專項投入，滿足檔案信息化管理的相關需求。在這一項決定上，企業(yè)要加強重視，特別是一些民營企業(yè)，否則將不能很好地順應時代發(fā)展的潮流。

結(jié)束語

隨著信息化的發(fā)展，檔案管理的歸檔環(huán)節(jié)必須進行創(chuàng)新，并將其與信息化技術結(jié)合在一起，當然，這樣的創(chuàng)新、改革不能一蹴而就，相關單位必須加大宣傳力度，豐富管理手段，結(jié)合實際情況，鼓勵工作人員探索創(chuàng)新。

【參考文獻】：

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