事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及解決措施

高永升

【摘要】：新時期事業(yè)單位工作出現(xiàn)了新的變化，事業(yè)單位人事制度改革日漸深化，人才流動也更加頻繁，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理途徑難以滿足新時期事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的需求，有必要積極探索事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理策略，提高人事檔案管理信息化程度，為組織開展、了解與選拔提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位；人事檔案管理；存在問題；解決措施

【引言】：人事檔案的管理是一項(xiàng)機(jī)密性、政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，所以要加強(qiáng)檔案的管理，及時的處理管理中遇到的問題。檔案主要是承載每個人的信息的載體，是非常重要的資源，對檔案的管理涉及到對檔案資源的有效利用。如今社會的進(jìn)步科技發(fā)展，所以對檔案的管理方法要與時代相適應(yīng)，要建立系統(tǒng)的科學(xué)的管理制度對人事檔案更好的管理。

1、事業(yè)單位人事檔案的概念和意義

檔案，是指在人事管理活動中直接形成的，記述和反映個人人生軌跡的載體，包括：工作狀態(tài)、政治思想、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會關(guān)系、勞動薪酬、獎懲信息等方面的原始記錄，組織部門以此載體提供的信息為來源和依據(jù)，對個人進(jìn)行系統(tǒng)、客觀的分析、了解、評價。事業(yè)單位作為我國行政行業(yè)劃分體系中的重要組成部分，體系內(nèi)人員信息的真實(shí)性和有效性越來越受到大眾的關(guān)注，將公開化、群眾化、民主化貫徹于選人、用人工作的始終，成為適應(yīng)社會發(fā)展的重要步驟。檔案重要性可體現(xiàn)在多方面，如干部任前公示制度的實(shí)施，使個人信息通過報刊、出版物、電臺、電視臺等媒介傳播，公開場合宣讀、播放檔案原文等形式為公眾知曉，接受公眾監(jiān)督，體現(xiàn)了任前公示的制度價值與法律意義，彰顯了檔案的歷史性、權(quán)威性和價值性。

2、檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題

2.1管理水平低，方法落后

由于市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國人事檔案的管理人員變動的非常頻繁，管理人員通常都是兼職，管理經(jīng)驗(yàn)不足，對檔案管理不夠?qū)I(yè)，單位對檔案的管理不夠重視，沒有對管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的重要性認(rèn)識不足，工作人員對檔案的管理要求不明確，檔案的材料的收集、整理、歸檔裝訂不夠規(guī)范以及不熟練，檔案管理人員兼職的過程當(dāng)中沒有把檔案的管理工作放在重點(diǎn)，檔案的承載的資料比較原始材料容易丟石，這些情況都限制檔案管理的發(fā)展。

2.2對人事檔案管理工作缺乏重視

事業(yè)單位是為了滿足社會教育、文化等方面的需要，向社會提供服務(wù)的社會組織，它有其工作職能的特殊性，它的人事檔案是工作活動中形成的個人情況和德、能、勤、績、廉的狀況，是工作狀態(tài)的原始記錄。然而，在部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的眼中，這些原始記錄僅僅是一種靜態(tài)的資料，對于事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)利益并沒有直接的關(guān)聯(lián)，無法為單位創(chuàng)造出價值，只是一些日常事務(wù)的瑣碎性工作而已，并沒有給予過多的關(guān)注，在這種意識之下，對于人事檔案的信息化建設(shè)和人才配備等方面也缺少重視，從而使單位的人事檔案管理處于被動和固化的狀態(tài)，難以實(shí)現(xiàn)自身的創(chuàng)新。

2.3檔案管理的信息化程度不高

隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案的管理也要跟著時代的發(fā)展，建立信息管理系統(tǒng)，提高管理的效率和方法，但是在我國人事檔案的管理信息化程度并不高，技術(shù)的應(yīng)用不夠，同時工作人員的使用計算機(jī)的水平不夠，使得人事檔案的管理不夠系統(tǒng)，浪費(fèi)一定的人力物力，阻礙人事檔案管理信息化的發(fā)展。

3、人事檔案管理的方法改進(jìn)

3.1管理制度與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范完善

事業(yè)單位人事檔案管理以干部人事檔案信息為核心工作對象，信息化檔案管理則通過計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)完成干部人事檔案錄入加工與整理利用過程，因此為了提高干部人事檔案的真實(shí)性、規(guī)范性和完整性，需要加快事業(yè)單位干部人事檔案管理制度以及操作規(guī)范建設(shè)，形成貫穿檔案建立、審查、保存、使用整個過程的規(guī)范信息化管理流程，不同工作環(huán)節(jié)設(shè)置對應(yīng)的崗位人員，對應(yīng)不同的檔案管理系統(tǒng)操作權(quán)限，并結(jié)合干部人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計實(shí)際情況設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以及職務(wù)、職稱、學(xué)歷、工作經(jīng)歷規(guī)范輸入字段。為了保證干部人事檔案的保密與安全，還要做好網(wǎng)絡(luò)信息安全管理工作，通過數(shù)據(jù)備份、機(jī)房安全保護(hù)、權(quán)限管理等措施保障檔案信息安全。

3.2重視開發(fā)和利用信息化軟件

人事檔案信息化建設(shè)需要在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，通過信息管理平臺得以實(shí)現(xiàn)。所以，檔案管理的相關(guān)人員要不斷加強(qiáng)人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)力度，不斷適時升級各操作系統(tǒng)，將人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)不斷健全和完善，加快人事檔案管理信息化建設(shè)步伐。人事檔案建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)的時候，需要著重加強(qiáng)管理系統(tǒng)的功能建設(shè)，一般情況下，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)都具有查詢信息、傳輸和處理信息的功能，并且，管理的數(shù)據(jù)庫包含著大量的人員信息，而且會被多次重復(fù)使用，因此，人事檔案管理信息化需要先進(jìn)而有效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持，來提高信息資源的使用效率，達(dá)到共享信息資源目的，在信息資源安全科學(xué)的基礎(chǔ)上，提高人事檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而提高人事檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

3.3提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，并進(jìn)行一定程度的培訓(xùn)

當(dāng)前，很大一部分檔案管理工作人員是由其它工作轉(zhuǎn)崗而來的。所以，這部分人相對于一些專業(yè)的檔案管理人員而言，不僅缺乏一定的工作經(jīng)驗(yàn)，而且還缺少一定儲備量的檔案管理專業(yè)知識，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的整體進(jìn)程。因此，單位要積極舉行一些培訓(xùn)活動，努力提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)、道德素質(zhì)。除此之外，單位要加強(qiáng)對高素質(zhì)、高學(xué)歷、高操作能力人才的引進(jìn)。以不斷提升人事檔案管理工作的效率。

3.4完善檔案的資料管理

完善檔案制度有利于檔案管理工作的規(guī)范化，也是檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的保障，所以企業(yè)要建立健全檔案管理制度。檔案資料的收集、歸檔以及檔案的管理都要形成系統(tǒng)的模式。對檔案的資料要定期的上交，以免丟失。對檔案管理建立責(zé)任制度，對檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、借閱、查閱要及時的進(jìn)行登記。

結(jié)束語

新時期，人事檔案管理信息化不是權(quán)宜之計，而是必要趨勢。當(dāng)然，人事檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性、耗時長的復(fù)雜工作，需要人事檔案管理人員積極參與，需要企事業(yè)單位其他人員的積極配合。在對人事檔案管理信息化的過程中，及時解決遇到的問題，不斷結(jié)合和創(chuàng)新人事檔案信息管理技術(shù)，從而促進(jìn)人事檔案管理信息化，提升人事檔案管理工作效率，滿足現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。

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