醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用與體會(huì)

張芹

[摘 要]信息技術(shù)的快速發(fā)展給社會(huì)帶來了較大的變化。因此，在醫(yī)院綜合檔案的管理過程中，應(yīng)加大對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)，加大對(duì)綜合檔案的應(yīng)用力度，進(jìn)而為醫(yī)院發(fā)展作出更多的貢獻(xiàn)。因此，本文主要探討了醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用與體會(huì)，旨在為相關(guān)工作者提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；綜合檔案；數(shù)字化建設(shè)；應(yīng)用；體會(huì)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.095

[中圖分類號(hào)]G270.7；R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）24-0-02

隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的水平快速提升，并在各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用。綜合檔案是一項(xiàng)重要的信息資源，對(duì)醫(yī)院的決策和發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用，所以一定要做好醫(yī)院綜合檔案的管理，目前在醫(yī)院綜合檔案管理過程中，已經(jīng)融入了相關(guān)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了電子檔案，所以傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以滿足要求，應(yīng)采取合理的措施，提高綜合檔案數(shù)字化管理水平，為醫(yī)院發(fā)展提供更加有利的條件，進(jìn)而促進(jìn)我國醫(yī)院快速發(fā)展。

1 醫(yī)院綜合檔案的特點(diǎn)

1.1 醫(yī)院綜合檔案載體的特點(diǎn)

以往檔案主要以紙張為載體，用戶可以直接進(jìn)行查閱，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案逐漸以光盤或磁盤為載體。想要對(duì)檔案信息進(jìn)行閱讀，必須對(duì)光盤或者磁盤進(jìn)行解碼。紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案是醫(yī)院綜合檔案兩種重要的載體，均記錄了醫(yī)院發(fā)展的相關(guān)信息，但是在管理方面則存在的較大差異，對(duì)紙質(zhì)檔案管理較為方便，在對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要較強(qiáng)的通信技術(shù)，同時(shí)還要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行及時(shí)的更新。

1.2 醫(yī)院綜合檔案時(shí)效的特點(diǎn)

醫(yī)院綜合檔案涵蓋的信息較為廣泛，包括科教、黨群、財(cái)務(wù)等各個(gè)方面，所以管理、查詢等都需要消耗掉大量的時(shí)間。在綜合檔案管理過程中，通過應(yīng)用相關(guān)信息技術(shù)，包括數(shù)據(jù)庫查詢技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)快速檢查，為信息使用者提供更加便利的條件。同時(shí)，通過對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)︶t(yī)院綜合檔案進(jìn)行快速歸檔，這樣在一定程度上，提高了醫(yī)院綜合檔案管理水平。

1.3 醫(yī)院綜合檔案共享的特點(diǎn)

以光盤或磁盤為信息載體的醫(yī)院綜合檔案，通過對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)共享。醫(yī)院綜合檔案信息的共享方式不受空間以及時(shí)間的限制，只要通過網(wǎng)絡(luò)終端，就可以查閱到相關(guān)的檔案信息，而且能夠避免對(duì)檔案造成破壞問題的發(fā)生，所以非常有利于信息使用者借閱。

2 醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用研究

2.1 文件管理與檔案管理的區(qū)別

文件是檔案的重要基礎(chǔ)，一般情況下，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件管理和檔案管理強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容不相同，文件管理注重現(xiàn)行的有效作用，檔案管理更加注重后期的開發(fā)和利用。對(duì)于檔案，可以將其看成有一定價(jià)值的現(xiàn)行以及非現(xiàn)行文件，值得將其進(jìn)行保存，而個(gè)別沒有價(jià)值的現(xiàn)行文件，是無需進(jìn)行保存的。

2.2 文件管理與檔案管理的關(guān)系

文件管理與檔案管理二者具有一定的聯(lián)系，在文件形成初期，應(yīng)保證文件的真實(shí)性，否則轉(zhuǎn)化為檔案后，失去了真實(shí)性，就是失去了檔案的價(jià)值，這樣就無法對(duì)檔案進(jìn)行保管和管理。同時(shí)，若一些管理人員將有價(jià)值的信息刪除掉，也無法保證信息的完整性，這樣就會(huì)使得電子文件價(jià)值流失。因此，在文件形成初期，檔案管理人員就應(yīng)做好評(píng)估工作，了解電子文件的檔案價(jià)值，這樣就可以保證歸檔的效率及質(zhì)量。

2.3 醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵

醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理是通過對(duì)信息技術(shù)的利用，對(duì)過去的檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件以及檔案信息的整體控制。醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理模式主要指的是“文檔一體化”管理模式，這種模式對(duì)文件管理和檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一管理，將其看作成一個(gè)統(tǒng)一整體，進(jìn)而對(duì)文件和檔案信息進(jìn)行有效的質(zhì)量控制

3 醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作的難點(diǎn)

3.1 管理人員思想觀念落后

醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理對(duì)象不再是紙質(zhì)文件和檔案，而是電子文件和多媒體檔案，這說明檔案的載體和管理方式發(fā)生了變化。電子文件和多媒體檔案離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備的支持，所以檔案管理人員必須充分了解相關(guān)計(jì)算技術(shù)以及軟件設(shè)備，才能保證醫(yī)院綜合檔案管理的順利進(jìn)行。這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平提出了較高的要求，但是在實(shí)際檔案管理過程中，一些檔案管理人員思想管理較為落后，仍然以人工的方式管理檔案，這樣就大大降低了醫(yī)院綜合檔案管理水平。

3.2 檔案管理流程不合理

目前，我國一些醫(yī)院采用的傳統(tǒng)管理模式，其流程存在許多不合理的地方，它們將文件管理和檔案管理安排在兩個(gè)部門，而且其關(guān)注點(diǎn)也存在不同，但是二者存在一定的關(guān)系。在檔案管理過程中，檔案管理人員就需要對(duì)文件形成初期情況進(jìn)行充分的了解，但是由于是在兩個(gè)部門，所以在收集檔案時(shí)面臨很大的的困難，這樣對(duì)檔案的管理具有很大的不利影響。

3.3 管理人員技能水平低

管理人員技能水平與醫(yī)院綜合檔案管理具有直接關(guān)系，但是目前我國一些醫(yī)院對(duì)綜合檔案管理不夠重視，也未安排專門的人員進(jìn)行管理，一些醫(yī)院的綜合檔案管理人員不是專門的管理人員，所以在綜合數(shù)字檔案管理方面，管理人員技能水平較低，缺乏較強(qiáng)的實(shí)踐能力，達(dá)不到良好的管理效果，

4 醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

4.1 聯(lián)系醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略

想要促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)，還應(yīng)結(jié)合醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，能夠?yàn)獒t(yī)院決策提供更加有效的信息，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的不斷發(fā)展。所以首先應(yīng)強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，使其重視檔案信息管理工作的開展，并充分發(fā)揮檔案信息的作用。同時(shí)，醫(yī)院在發(fā)展規(guī)劃制定過程中，應(yīng)將檔案管理作為一項(xiàng)重要任務(wù)，將其落實(shí)到具體的實(shí)踐當(dāng)中。

4.2 整合各個(gè)部門信息子系統(tǒng)

為了加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院綜合檔案的應(yīng)用，還應(yīng)對(duì)各個(gè)部門信息子系統(tǒng)進(jìn)行整合，為綜合檔案數(shù)字化管理建設(shè)更加有利的信息環(huán)境。對(duì)信息子系統(tǒng)的整合，應(yīng)盡量詳細(xì)、全面，主要包括人事管理系統(tǒng)、科研醫(yī)療系統(tǒng)等，這樣通過信息綜合擋板的建設(shè)，使對(duì)檔案的存取以及查閱更加的自由、便利，有利于提高醫(yī)院綜合檔案的管理水平。

4.3 完善綜合檔案數(shù)字化管理的設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)

與紙質(zhì)檔案不同，數(shù)字化檔案要求有較為完善的硬件設(shè)施，這樣才能保證數(shù)字化管理工作的開展。所以醫(yī)院應(yīng)不斷完善有關(guān)的硬件設(shè)施，并定期對(duì)軟件進(jìn)行檢查，及時(shí)更新，對(duì)于損壞較為嚴(yán)重的硬件設(shè)備，應(yīng)及時(shí)更換，防止由于硬件設(shè)施問題造成文件丟失等情況。同時(shí)，在對(duì)綜合檔案數(shù)字化管理過程中，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定完善的綜合檔案數(shù)字化管理設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照要求，對(duì)文件檔案進(jìn)行分類管理，這樣才能保證文件檔案的可操作性。

4.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于數(shù)字化綜合檔案管理涉及許多的計(jì)算機(jī)軟硬件的操作，所以要求檔案管理人員應(yīng)掌握一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。若綜合檔案管理人員不懂計(jì)算機(jī)技術(shù)，就無法滿足數(shù)字化綜合檔案管理需求。因此，通過教育培訓(xùn)方法，提升檔案管理人員的信息技術(shù)水平，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力及責(zé)任感，進(jìn)而使其做好數(shù)字化檔案管理工作。

4.5 完善硬件設(shè)備

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備不斷更新，所以在綜合檔案數(shù)字化管理過程中，所采用的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，也應(yīng)及時(shí)地進(jìn)行更新，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的創(chuàng)新，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院綜合信息檔案建設(shè)過程中的作用，提高醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理水平。

5 結(jié) 語

醫(yī)院的決策和發(fā)展需要綜合檔案作為重要支持，所以一定要做好醫(yī)院綜合檔案的管理。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院綜合檔案管理方式已經(jīng)難以滿足要求，所以應(yīng)采用數(shù)字化檔案管理模式。這種方式主要通過信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，大大提高醫(yī)院綜合管理效率，同時(shí)方便對(duì)綜合檔案的使用，為醫(yī)院的發(fā)展做出更多的貢獻(xiàn)，但是目前我國醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)還存在許多的難度，不利于對(duì)醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，所以未來還應(yīng)采取合理的措施，對(duì)醫(yī)院綜合檔案建設(shè)進(jìn)行不斷的完善，進(jìn)而更好地發(fā)揮數(shù)字化綜合檔案在醫(yī)院發(fā)展過程中的作用。

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