探討醫(yī)院物業(yè)外包服務(wù)的內(nèi)控建設(shè)

王琪

[摘要]隨著醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)要求的不斷提高，外包服務(wù)作為內(nèi)控建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，需要在識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的前提下，針對(duì)物業(yè)外包服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)控建設(shè)的目標(biāo)。基于此，本文探討醫(yī)院物業(yè)外包服務(wù)的內(nèi)控建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]物業(yè)外包；內(nèi)部控制；醫(yī)院

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.069

[中圖分類號(hào)]R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）18-0111-02

1物業(yè)服務(wù)外包殛內(nèi)部控制概述

服務(wù)外包是指，醫(yī)院利用專業(yè)化分工優(yōu)勢(shì)，將服務(wù)事項(xiàng)委托給醫(yī)院以外的專業(yè)協(xié)作服務(wù)商完成，達(dá)到更好地優(yōu)化資源配置的運(yùn)營行為。在后勤社會(huì)化改革的過程中，物業(yè)外包服務(wù)已成為多數(shù)醫(yī)院的普遍選擇。物業(yè)外包也從過去單一的業(yè)務(wù)外包，逐步向多方面、一體化外包方式轉(zhuǎn)變，目的是充分發(fā)揮專業(yè)分工優(yōu)勢(shì)，降低運(yùn)營成本，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。

目前，醫(yī)院的外包業(yè)務(wù)主要集中在物業(yè)管理方面，包括保潔、綠化、保安、維修以及維保等。服務(wù)、成本和風(fēng)險(xiǎn)控制是決定醫(yī)院后勤服務(wù)社會(huì)化成功與否的關(guān)鍵因素，內(nèi)部控制是提高服務(wù)質(zhì)量、控制服務(wù)成本、應(yīng)對(duì)主要風(fēng)險(xiǎn)的重要保障，內(nèi)部控制建設(shè)的好壞，對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營管理、醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量及品牌效應(yīng)等方面具有至關(guān)重要的影響。因此，本文圍繞物業(yè)外包服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、內(nèi)部控制要求、崗位設(shè)置，以及應(yīng)對(duì)措施等方面，探討加強(qiáng)物業(yè)外包服務(wù)的內(nèi)控建設(shè)。

2物業(yè)服務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)

風(fēng)險(xiǎn)是指未來的不確定性對(duì)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的影響。無論規(guī)模、結(jié)構(gòu)和管理模式，醫(yī)院都面臨諸多來自內(nèi)部和外部的風(fēng)險(xiǎn)，影響醫(yī)院既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。物業(yè)外包服務(wù)主要包括以下風(fēng)險(xiǎn)：①不健全或不完善的服務(wù)外包審批制度，導(dǎo)致在實(shí)際工作中出現(xiàn)無制度可遵循，進(jìn)而導(dǎo)致審批工作不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，增加醫(yī)院的無形損失；②服務(wù)商選擇不合理，可能導(dǎo)致服務(wù)外包業(yè)務(wù)無法達(dá)到醫(yī)院預(yù)定的經(jīng)營目標(biāo)；③服務(wù)商的法人主體不符合相關(guān)法律規(guī)定，再加上專業(yè)知識(shí)和技能的缺失，會(huì)無形之中增加醫(yī)院的財(cái)產(chǎn)損失，嚴(yán)重的可能會(huì)惹上法律官司；④服務(wù)價(jià)格設(shè)置不科學(xué)，即價(jià)格過高會(huì)使醫(yī)院的利潤減少，在醫(yī)藥行業(yè)的競爭優(yōu)勢(shì)不明顯；⑤外包合同條款中對(duì)具體事項(xiàng)的規(guī)定不詳細(xì)，如風(fēng)險(xiǎn)、違約的事項(xiàng)等，容易產(chǎn)生糾紛；⑥對(duì)服務(wù)外包的監(jiān)督和控制力度不夠，進(jìn)而導(dǎo)致服務(wù)的質(zhì)量嚴(yán)重下降，不能快速在行業(yè)中站穩(wěn)腳跟，服務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)很難充分發(fā)揮。

3物業(yè)外包服務(wù)的主要控制要求

物業(yè)服務(wù)外包管理主要包括過程管理、供應(yīng)商管理等，是對(duì)物業(yè)服務(wù)全過程的管理。物業(yè)外包服務(wù)的內(nèi)部控制須圍繞物業(yè)管理全流程，在識(shí)別主要風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，提出管理控制的具體要求?？刂埔笾饕獓@醫(yī)院管理制度的建設(shè)，供應(yīng)商的選擇，招投標(biāo)的合法、合規(guī)性、合同簽訂等方面。

3.1規(guī)范、完善管理制度

醫(yī)院應(yīng)從自身緊急情況出發(fā)，建立和完善相應(yīng)的管理制度，使在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，管理人員能夠有據(jù)可遵循，能夠?qū)Ψ?wù)外包的范圍和方式等，遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

3.2編制外包服務(wù)方案

醫(yī)院招標(biāo)管理委員會(huì)應(yīng)下設(shè)服務(wù)外包業(yè)務(wù)小組，負(fù)責(zé)召集業(yè)務(wù)歸口管理部門、服務(wù)外包需求部門、有關(guān)咨詢專家，必要時(shí)還應(yīng)包括法律及財(cái)會(huì)專業(yè)人員，為金額較重大的外包方案進(jìn)行專業(yè)評(píng)估和反復(fù)審核。評(píng)估和審核的內(nèi)容主要包括服務(wù)外包內(nèi)容范圍、承包方的選擇方案、服務(wù)外包的成本效益及風(fēng)險(xiǎn)、外包合同期限、外包方式以及外包員工培訓(xùn)計(jì)劃等，確保方案的可行性。

3.3使招投標(biāo)管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

服務(wù)外包業(yè)務(wù)歸口管理部門，應(yīng)根據(jù)承包方的特點(diǎn)，設(shè)置相應(yīng)的遴選標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)承包方的合法性、專業(yè)能力、技術(shù)水平，以及從業(yè)人員的綜合技能等，進(jìn)行全方位的評(píng)估和調(diào)查。對(duì)于金額重大的外包項(xiàng)目，醫(yī)院要在相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)下，秉承公平、公正的原則，慎重選擇承包方。

3.4強(qiáng)化合同管理

服務(wù)外包業(yè)務(wù)合同或協(xié)議，應(yīng)對(duì)服務(wù)外包的范圍、外包業(yè)務(wù)年限、后續(xù)費(fèi)用增加條件、分包許可、安全、質(zhì)量、進(jìn)度、付款條件、驗(yàn)收、保密、賠付以及監(jiān)控等方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，并跟蹤檢查、定期評(píng)估承包方的履約能力和管理情況，對(duì)造成損失的，要及時(shí)進(jìn)行索賠。

3.5制定外包服務(wù)的實(shí)施管理制度

醫(yī)院應(yīng)在參照外包管理制度、外包的內(nèi)容等基礎(chǔ)上，制定符合自身特色的外包管理控制措施，這些措施主要涵蓋資產(chǎn)存貨、信息資料、人力資源和安全保密等方面，同時(shí)保證承包方能夠在特定的標(biāo)準(zhǔn)和制度下來履行自身的職責(zé)和義務(wù)。

3.6加強(qiáng)外包服務(wù)的質(zhì)量管理

歸口管理部門應(yīng)根據(jù)合同約定，做好醫(yī)院和承包方之間的溝通、對(duì)接工作，確保雙方彼此的要求和流程能夠被充分理解，同時(shí)當(dāng)承包方遇到困難時(shí)，要做好兩者的溝通橋梁。必要時(shí)，醫(yī)院可指定專門的小組人員，定期或不定期跟進(jìn)項(xiàng)目的開展進(jìn)度和實(shí)施的情況，以及承包方的履約能力。

3.7建立外包服務(wù)的評(píng)價(jià)機(jī)制

當(dāng)服務(wù)外包項(xiàng)目的期限快到時(shí)，歸口管理部門的相關(guān)人員，應(yīng)該對(duì)外包的商品等進(jìn)行測驗(yàn)和評(píng)估，符合標(biāo)準(zhǔn)的要及時(shí)驗(yàn)收。

4物業(yè)外包服務(wù)的崗位設(shè)置

不相容崗位相互分離是內(nèi)部控制的措施之一，不相容崗位相互分離的方式可以采取橫向分離，也可以采取縱向分離。橫向分離是指，一項(xiàng)業(yè)務(wù)至少經(jīng)過彼此獨(dú)立的兩個(gè)或多個(gè)部門或者人員，以使該部門或人員的工作能夠接受另一部門或者人員的檢查和制約；縱向分離是指，一項(xiàng)業(yè)務(wù)至少經(jīng)過互不隸屬的兩個(gè)或兩個(gè)以上的崗位和環(huán)節(jié)，以便使上下級(jí)互相監(jiān)督。物業(yè)外包服務(wù)的內(nèi)部控制要求醫(yī)院應(yīng)合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，對(duì)職責(zé)進(jìn)行明確劃分，最好將其落實(shí)到每個(gè)人員的頭上，進(jìn)而形成相互監(jiān)督、相互制約的局面，避免出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象。其主要包括：①服務(wù)外包業(yè)務(wù)預(yù)算編制和審核崗位分離；②服務(wù)外包需求申請(qǐng)與審批崗位分離；③服務(wù)外包方案編制與審批崗位分離；④招標(biāo)文件準(zhǔn)備與文件復(fù)核崗位分離；⑤合同的訂立與審核崗位分離；⑥執(zhí)行和監(jiān)督崗位分離；⑦審批與合同付款執(zhí)行崗位分離。

5物業(yè)外包服務(wù)的流程控制措施

根據(jù)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)和控制要求，醫(yī)院應(yīng)對(duì)物業(yè)外包服務(wù)管理的流程，制定相應(yīng)的控制措施（見表1）。其應(yīng)主要包括對(duì)醫(yī)院內(nèi)部管理制度建設(shè)、供應(yīng)商管理、招投標(biāo)管理等方面，并通過醫(yī)院信息化平臺(tái)，將控制要點(diǎn)與醫(yī)院的協(xié)同辦公平臺(tái)對(duì)接，從而將物業(yè)外包服務(wù)的內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合。