對當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及措施探討

王金華

摘 要：檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位工作的重點，對機關(guān)事業(yè)單位資料收集、保存，日常工作開展有著重要意義。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)的發(fā)展成熟，數(shù)字化檔案管理模式越來越多地被應(yīng)用到機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理事務(wù)中，但是由于技術(shù)條件和一些客觀因素、主觀因素的制約，當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在很多問題。通過對數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀、問題分析，探討對應(yīng)的措施和改進方式，為機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作作出一定的建議參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；數(shù)字化檔案管理；對策

一、機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀和問題

（一）檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才缺乏

當(dāng)前很多機關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作主要依靠具有一定資質(zhì)和實力的檔案掃描公司，機關(guān)事業(yè)單位僅僅提供管理、監(jiān)督和指導(dǎo)服務(wù)方面的人力，機關(guān)事業(yè)單位本身并不具備檔案數(shù)字化管理方面的專業(yè)人才，甚至有的單位的檔案管理者是其他部門人員的兼職，檔案數(shù)字化管理人才結(jié)構(gòu)不合理，高層次、高技能、創(chuàng)新性和復(fù)合型計算機管理人才缺乏，由于編制、經(jīng)費等方面條件制約，絕大部分的機關(guān)事業(yè)單位幾乎沒有能力自主培養(yǎng)和吸納高層次人才，人才匱乏的問題已成為影響和制約機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。

（二）技術(shù)落后、理念陳舊

機關(guān)事業(yè)單位的工作重心基本上全部集中在本職工作上，對于檔案管理的重視程度不夠，檔案的有效利用率也低，沒有在意識層面將數(shù)字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來，進而有關(guān)數(shù)字化檔案管理的理念準備不充分，相應(yīng)的技術(shù)條件落后，即便有些單位實現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，但都是外接的技術(shù)和管理模式，存在很大的弊端。不同的單位對于數(shù)字化檔案管理的需求和方法是不一致的，而現(xiàn)實中，很多機關(guān)事業(yè)單位并沒有因地制宜，結(jié)合單位具體發(fā)展實際去制定科學(xué)的數(shù)字化檔案管理方法。

（三）缺乏全面、統(tǒng)一的管理標準

目前我國市場上的機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數(shù)低、穩(wěn)定性差[1]。與此同時，我國機關(guān)事業(yè)單位在檔案工作中缺乏全面、統(tǒng)一的管理，標準收集、管理信息的技術(shù)方法落后，經(jīng)常性出現(xiàn)檔案的目錄和細則之間不兼容、軟件之間系統(tǒng)不兼容等問題，再加之檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數(shù)據(jù)丟失或者損壞，無論是技術(shù)開發(fā)、還是人員管理都是目前我國機關(guān)事業(yè)單位在數(shù)字化檔案建設(shè)中難以逾越的困境。

二、機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理改進措施

（一）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)事業(yè)單位自身的實際情況，著手建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要內(nèi)容包括設(shè)備選型、總體設(shè)計、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等[2]。檔案管理系統(tǒng)的建立是數(shù)字化檔案管理的最基本方法，也是最基礎(chǔ)的工作，穩(wěn)定成熟的檔案管理系統(tǒng)會讓事業(yè)單位在日后的檔案管理工作中節(jié)省極大地人力和財力。

（二）制定統(tǒng)一管理標準，明確檔案管理工作的責(zé)任分配

機關(guān)事業(yè)單位只有制定統(tǒng)一的檔案管理標準，才能在制度層面保證檔案管理工作有序進行，首先要對檔案進行明確詳細的分類，譬如財務(wù)報表、工作計劃和總結(jié)、員工個人檔案和單位發(fā)展規(guī)劃等要進行分門別類的電子信息輸入和歸檔，其次對于檔案的提交格式、提交時間等做出明確規(guī)定，對檔案資料的調(diào)取和應(yīng)用也應(yīng)該設(shè)計標準化的程序。

隨著我國機關(guān)事業(yè)單位各項事務(wù)的進行和發(fā)展，檔案資料內(nèi)容越來越多、分類也越來越詳細，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程比較復(fù)雜，管理工作和任務(wù)越來越重，所以迫切需要機關(guān)事業(yè)單位明確檔案管理工作的責(zé)任分配，建立科學(xué)的獎懲制度，責(zé)任到人，誰出問題就找誰，明確一項工作一個負責(zé)人，保證人人有事干，事事有人干，強調(diào)在數(shù)字化檔案管理的過程中，任何一個環(huán)節(jié)都有優(yōu)秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務(wù)、解決工作問題。

（三）加強檔案安全管理，注重自主技術(shù)開發(fā)和應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)世界是開放的，存在很多的不確定性因素，事業(yè)單位在進行數(shù)字庫建設(shè)時要選擇合適的、值得信賴的設(shè)備生廠商和供應(yīng)商，要建立多重防護系統(tǒng)，加強對病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的防范，在軟、硬件設(shè)備上，要反復(fù)檢測，定期維護，全面提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性[3]。同時機關(guān)事業(yè)單位要加強自主技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，外接的技術(shù)始終無法讓人真正放心。

（四）創(chuàng)新管理方法，加強人才培養(yǎng)

機關(guān)事業(yè)單位的工作氛圍的流程性較強，都是按部就班地開展工作，對于創(chuàng)新意識的培養(yǎng)有一定的阻礙，在數(shù)字化檔案管理工作中，機關(guān)事業(yè)單位和管理人員不能一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式和方法，要推陳出新，結(jié)合自身單位發(fā)展實際和現(xiàn)代先進管理理念，不斷創(chuàng)新管理方法，提高數(shù)字化檔案管理質(zhì)量。同時還要加強人才培養(yǎng)，進一步解決檔案管理人員的待遇和編制問題，多吸收檔案管理專業(yè)人才，建立合理的獎勵機制，提高管理工作者的積極性。

三、總結(jié)

機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理在重要資料保存、信息篩選查閱等方面發(fā)揮著巨大的作用，對著相關(guān)技術(shù)的改進和成熟，機關(guān)事業(yè)單位的重視和投入，數(shù)字化檔案管理會步入新的發(fā)展階段，智能化、自動化、安全性將得到進一步地提升，檔案數(shù)字化管理無疑有著廣闊的發(fā)展前景，盡管目前存在一系列的問題，但有理由相信它會朝著越來越好的方向發(fā)展。

參考文獻：

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[3]潘亞麗.信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（07）.