醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理策略

閆慧慧

摘 要：醫(yī)院的基建檔案管理能夠真實反映出醫(yī)院的工程建設情況，從而推動醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展，凸顯醫(yī)院的現(xiàn)實價值。而在醫(yī)院基建檔案管理工作中，管理人員要注重實踐操作，狠抓管理時效，建立檔案監(jiān)督機制，加強基建檔案的科學管理。文章就此對醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理策略進行了研究，具體內(nèi)容供大家參考和借鑒。

關鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；重要性；管理策略

前言

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，醫(yī)療改革速度日益加快，信息技術的快速發(fā)展。在此種背景下，傳統(tǒng)的醫(yī)院基建檔案管理已經(jīng)不能適應現(xiàn)在的發(fā)展需求，所以醫(yī)院基建檔案管理需要進行創(chuàng)新，從而提升我國醫(yī)院基建檔案管理水平。

1淺談醫(yī)院基建檔案的重要性

1.1醫(yī)院基建檔案真實反映醫(yī)院基礎建設

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院工程建設過程中的第一手資料和原始資料，它如實記錄了醫(yī)院工程建設過程中的立項、設計、施工、改擴建、驗收、使用和維護等工程數(shù)據(jù)，能夠真實反映醫(yī)院工程建設的設計參數(shù)、質(zhì)量標準、項目要求和監(jiān)管指標等數(shù)據(jù)形成的過程，從而能夠客觀反映醫(yī)院基礎建設的真實面貌，成為醫(yī)院建設活動中不可獲取的第一手資料，真正凸顯了醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院工程建設中各項施工活動的真實性和重要性。而且在醫(yī)院工程的驗收使用、后續(xù)維護、改擴建的過程中，醫(yī)院基建檔案可以實現(xiàn)動態(tài)更新和實時變化，能夠保證醫(yī)院能夠隨時了解醫(yī)院工程的施工現(xiàn)狀，保證其數(shù)據(jù)能夠和醫(yī)院工程對象的實際情況保持一致。

1.2醫(yī)院基建檔案有效推動醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展

醫(yī)院基建檔案是源自于醫(yī)院工程的施工建設，同時也是一種不可獲取、真實有效的信息資源，它是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可獲取的一部分，也是推動醫(yī)院整體經(jīng)濟發(fā)展的核心環(huán)節(jié)。在醫(yī)院經(jīng)營管理過程中，基建檔案可以為醫(yī)院的基礎建設、工程管理、維修保養(yǎng)、擴建增容提供原始數(shù)據(jù)支持，保證醫(yī)院決策者能夠?qū)τ卺t(yī)院基建項目有最直觀和最真實的了解，在決策制定中做到心中有數(shù)，少花錢，多辦事。另一方面，醫(yī)院基建檔案可以為經(jīng)營管理和醫(yī)療救助事業(yè)提供必要的保障，進一步規(guī)范和優(yōu)化醫(yī)院經(jīng)營項目、發(fā)展規(guī)劃和醫(yī)療設備的有效運轉(zhuǎn)，提高醫(yī)院醫(yī)護工作者的工作效率，避免醫(yī)院經(jīng)營項目和醫(yī)療設備的重復建設和投資。

2醫(yī)院基建檔案管理現(xiàn)狀分析

當前部分醫(yī)院對基建檔案管理的投入關注度還不夠，沒有專業(yè)的檔案數(shù)字管理人員，很多從業(yè)者要么年紀較大要么是轉(zhuǎn)崗人員。而配套的智能軟硬件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等方面的建設還處于空白。醫(yī)療設備各類檔案的錄入、整理，調(diào)用還處于手工處理階段。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息化手段構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺的發(fā)展，醫(yī)療基建檔案數(shù)字化管理變得勢在必行。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，便于節(jié)省存儲空間，電子檔案有效細分、分類，檔案管理更加有序化。軟件存儲系統(tǒng)的應用，便于檔案的儲存和提取，也方便各個醫(yī)院內(nèi)外信息共享。

3基于數(shù)字化時代背景下醫(yī)院基建檔案有效管理措施

3.1建設“三化”的醫(yī)院基建檔案管理系統(tǒng)

醫(yī)院基建檔案管理應該遵循標準規(guī)范、全程管理、確保安全的原則，立足最先進的信息技術和發(fā)展思路，建設醫(yī)院基建檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院基建檔案采集電子化、檔案管理自動化、檔案利用網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案工作升級換代、創(chuàng)新發(fā)展與提質(zhì)增效，全面提升檔案信息開發(fā)利用與共享服務能力。

檔案采集電子化：通過檔案系統(tǒng)的集成接口，將辦公自動化等相關系統(tǒng)生成的電子檔案及時在線歸檔，通過數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案掃描生成電子檔案，實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)藥檔案采集電子化。

檔案管理自動化：將優(yōu)化重組后的檔案管理業(yè)務流程固化在檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)電子檔案資源的自動化管理，提高工作效率。

檔案利用網(wǎng)絡化：檔案利用以網(wǎng)絡為主，達到快捷、高效、共享的目的，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

3.2成者M系列掃描儀的開發(fā)利用

面對醫(yī)療體系逐年累月產(chǎn)生的基建檔案，給檔案管理人員帶來了工作壓力和挑戰(zhàn)，而數(shù)字化管理的前提就是將檔案掃描存檔，導入數(shù)據(jù)庫管理平臺。成者M系列掃描儀，致力于無紙化、智能化辦公的成者科技，其可以勝任這項浩大的數(shù)字化掃描工作。

成者M系列檔案專業(yè)掃描采用了獨家研發(fā)的激光輔助立體展平技術，可以免拆裝訂，自動曲面展平。不拆裝訂，翻頁即掃的操作方式，既減少了拆卷對珍貴檔案的損壞，又提高了工作效率。成者M系列掃描儀硬件搭載了32位MIPSCPU，2000萬像素高清攝像頭，保障了快速又清晰的掃描成像，掃描速度可達1.2秒/雙頁（成冊掃描為同時掃左右兩頁）。

此外，成者M系列掃描儀的部分型號創(chuàng)新了側(cè)補光燈，掃描照片及亮面檔案等素材，再也不會擔心反光問題。其最大掃描幅面為A3，即使是大幅面的基建、工程檔案也能完美掃描。掃描色彩模式為24位，分辨率≥300dpi，可以滿足醫(yī)療檔案數(shù)字化對色彩和分辨率的要求。同時，成者科技引進行業(yè)領先的OCR文字識別技術，掃描圖片可批量轉(zhuǎn)換為Word、Excel、PDF和雙層PDF文檔。因采用了配套的圖像處理軟件“CZUR Scanner”，可自動識別頁面邊緣、自動糾偏裁邊。成冊掃描可自動展平、左右分頁，去除按壓手指。而“彩色模式、證件底紋、白紙印章、灰度模式、黑白模式”五種色彩模式，可以優(yōu)化不同檔案素材的掃描結(jié)果。輕松應對醫(yī)療系統(tǒng)各類檔案的數(shù)字化掃描。

3.3構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫

基于數(shù)字化時代背景下，醫(yī)院要加強醫(yī)院基建檔案管理網(wǎng)絡化環(huán)境的建設。為此，檔案管理人員要根據(jù)醫(yī)院基建檔案管理工作的需要設立專門的數(shù)據(jù)庫，強化對醫(yī)院基建檔案管理工作的數(shù)字化管理。此外，醫(yī)院要立足于基建檔案管理的實際狀況，做好醫(yī)院文書檔案的分類號、檔號、題名、主題詞以及形成時間的錄入工作，構(gòu)建起基建檔案管理基本目錄數(shù)據(jù)庫。同時，由于檔案數(shù)據(jù)庫包含了許多方面的檔案信息，如人事、科研、以及財務等，為了滿足人們的查詢需要，有必要建立起完善的數(shù)據(jù)庫，從而滿足醫(yī)院基建檔案管理各項服務要求。

3.4加強檔案安全管理

醫(yī)院應重視提升檔案管理人員的安全管理意識，從而保障醫(yī)院基建檔案信息的安全性。此外，在完成對檔案數(shù)字化處理后，要落實檔案備份與存儲工作，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題；還要重視運用密碼技術，對醫(yī)院檔案資料信息進行密碼的設置，禁止非法訪問的行為，為檔案信息可靠性與安全性提供重要的保障。與此同時，為了保障檔案信息資源的安全性，要強化對計算機、磁盤以及硬盤的管理，避免病毒、自然災害以及黑客攻擊對檔案資料造成不良影響；還要做好數(shù)字化檔案的傳輸、存儲、處理以及維護等方面管理工作，從而為醫(yī)院檔案信息資料可靠性與安全性提供重要保障。

結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院基建檔案管理作為醫(yī)院檔案管理的重要環(huán)節(jié)，由于醫(yī)院基建檔案的專業(yè)面廣、周期長和涉及面眾多，因此，醫(yī)院各級領導一定要提升對于基建檔案管理的重視程度，基建檔案的相關管理人員應該加強專業(yè)學習和業(yè)務水平，從而共同落實好醫(yī)院基建檔案管理工作，提高醫(yī)院基建檔案管理的效率和質(zhì)量。

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