新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化研究

高思佳

摘 要：在黨的十八大以后，我們進(jìn)入了為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的“快車道”上，在新時(shí)期，各種科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，正在改變著人們的生活習(xí)慣和方式；在新時(shí)期，我們的改革開放也進(jìn)入升檔提速的關(guān)鍵時(shí)期，在新時(shí)期的背景下，做為中職學(xué)校的檔案管理工作者也需要優(yōu)化思想，進(jìn)一步完善檔案管理工作，本文將圍繞新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行研究和分析。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 中職學(xué)校 檔案管理工作 優(yōu)化

中職教育是我國(guó)職業(yè)教育的重要組成部分，承擔(dān)著向社會(huì)輸送具備職業(yè)技能專業(yè)人才的使命，在信息化高度發(fā)達(dá)的“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，中職學(xué)校的檔案管理工作正在發(fā)生著潛移默化的變動(dòng)，以此來(lái)適應(yīng)不斷加速的社會(huì)發(fā)展需求，身為中職學(xué)校的檔案管理者，要密切的關(guān)注黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理的政策，努力學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)，不斷更新自己的思路，時(shí)刻保持與時(shí)俱進(jìn)的品格，以此來(lái)優(yōu)化我們的檔案關(guān)系工作。做為檔案管理者不能把檔案管理當(dāng)成完整的靜態(tài)服務(wù)，被動(dòng)的去開展工作，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思路，用大數(shù)據(jù)的思維來(lái)重新定義檔案管理工作，把檔案管理作為一種動(dòng)態(tài)的工作，工作的動(dòng)態(tài)性要集中的表現(xiàn)在我們的學(xué)習(xí)態(tài)度和學(xué)習(xí)能力上，要自覺(jué)的去研究?jī)?yōu)化檔案管理的方法論，從而提高中職學(xué)校的檔案管理水平。

一、中職學(xué)校檔案管理的特點(diǎn)

學(xué)校檔案管理內(nèi)容涵蓋教育、科研、黨政資料、教職員工人事檔案等，具體的工作由七個(gè)部分構(gòu)成，分別是檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用，下面就具體的人事檔案的特點(diǎn)做出研究和分析，內(nèi)容如下：[1]

1.學(xué)校人事檔案的開放性、社會(huì)性特點(diǎn)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，整個(gè)社會(huì)呈現(xiàn)出一種開放性，延伸性的特點(diǎn)，資源共享、信息一體化已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的主要潮流，中職學(xué)校的人事檔案工作為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，同樣存在著信息開放化、社會(huì)化的問(wèn)題。傳統(tǒng)的人事檔案以部門為單位，相對(duì)封閉和保密，在學(xué)校整個(gè)人事檔案系統(tǒng)中就像分割成的單獨(dú)的“孤島”，盡管可以嚴(yán)格保密，可完全不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，絕對(duì)保密的管理方式會(huì)導(dǎo)致一些優(yōu)秀的教職工不被上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)，反而限制了優(yōu)秀教職工的上升空間，因此大多數(shù)學(xué)校都對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)整，構(gòu)建人事信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，讓人事檔案呈現(xiàn)出開放性、社會(huì)性的特點(diǎn)。

2.學(xué)校教職工存在一定程度的流動(dòng)性，人事檔案管理呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)

在中職學(xué)校，教職工構(gòu)成身份復(fù)雜，存在著編制職工和非編制職工，聘用制員工和臨時(shí)性員工等等，無(wú)論哪種類型的員工，同樣都存在著流動(dòng)性的特點(diǎn)，只要存在人員流動(dòng)的不穩(wěn)定性，就需要對(duì)人事管理工作進(jìn)行調(diào)整，傳統(tǒng)的檔案調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移的管理方式只能增加管理成本，給調(diào)動(dòng)人員的人事關(guān)系轉(zhuǎn)移帶來(lái)不便，為此學(xué)校普遍采取人事網(wǎng)絡(luò)化管理，學(xué)校建立統(tǒng)一的人事網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，只要人員出現(xiàn)流動(dòng)和交互，僅需要人事部門登陸網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)簡(jiǎn)單操作即可，這樣大幅度的降低人事管理成本，提高了管理效率，更加符合時(shí)代發(fā)展的需要。

二、中職檔案管理的問(wèn)題

1.缺乏制度的保障

2008年，國(guó)家檔案局和教育部共同出臺(tái)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對(duì)高等學(xué)校的檔案管理提供了制度保障，但是卻沒(méi)有出臺(tái)和中職教育相關(guān)的檔案管理制度，導(dǎo)致中職學(xué)校檔案管理普遍采用《高等學(xué)校檔案管理辦法》，以此為制度進(jìn)行檔案管理，由于中等職業(yè)教育和高等學(xué)校在本質(zhì)上存在差距，如果依照高等學(xué)校的模式進(jìn)行檔案管理就會(huì)在具體的落實(shí)中出現(xiàn)各種問(wèn)題，甚至出現(xiàn)張冠李戴的錯(cuò)誤。

2.雙重領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致“雙不重視”

中職學(xué)校的主管部門是教育局，中職學(xué)校的檔案工作需要檔案局進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這樣中職院校的檔案工作就面臨著雙重領(lǐng)導(dǎo)。教育局的工作重點(diǎn)是指導(dǎo)學(xué)校做好教育工作，他們的主要管理方向是教育教學(xué)[1]，而對(duì)于學(xué)校的檔案工作態(tài)度冷漠，因?yàn)闄n案管理并不屬于教育主管部門的業(yè)務(wù)范圍之內(nèi)，它們?cè)谛睦砩细蕾囉跈n案局。盡管檔案局對(duì)學(xué)校檔案承擔(dān)著業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，可并不是主觀部門，所以他們的工作重點(diǎn)在檔案本身，只關(guān)心檔案工作是否合法、規(guī)范，是否按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定開展檔案工作，這樣中職學(xué)校檔案工作的雙重領(lǐng)導(dǎo)最終演化成“雙不重視”。[2]

3.檔案管理員力不從心

中職學(xué)校雖然配置檔案管理員，但是這些管理員往往身兼數(shù)職，并且受學(xué)校安排，把主要精力投入到教育教學(xué)工作中，導(dǎo)致在檔案管理工作方面用時(shí)較少，精力投入較低，從而影響到檔案管理的質(zhì)量。

三、檔案管理的優(yōu)化策略

1.從國(guó)家層面邀請(qǐng)專家、學(xué)者共同商討中職學(xué)校檔案管理制度構(gòu)建方案

截至目前，我國(guó)仍然未能出臺(tái)專門針對(duì)于中職學(xué)校的檔案管理制度，導(dǎo)致在開展工作時(shí)，容易出現(xiàn)不正規(guī)的現(xiàn)象，為此，從國(guó)家層面考慮，應(yīng)該邀請(qǐng)專家、學(xué)者共同商討中職學(xué)校的檔案管理制度構(gòu)建方案，讓中職學(xué)校的檔案管理工作有章可行，提供制度保障。

2.提高檔案管理人員的入職門檻，加大培訓(xùn)力度

為了把學(xué)校檔案工作專業(yè)化、科學(xué)化，學(xué)校要提高檔案管理人員的入職門檻，盡可能的招聘與檔案管理相關(guān)專業(yè)的人才入職。要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和辦法，要把檔案保密制度作為重要培訓(xùn)內(nèi)容反復(fù)強(qiáng)調(diào)，這是職業(yè)操守，更是工作需要。

3.充分的發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

“無(wú)紙化”檔案已經(jīng)成為社會(huì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)，中職學(xué)校要及時(shí)的認(rèn)清形勢(shì)，積極的向科技發(fā)展的趨勢(shì)靠攏，以此讓檔案工作更加科學(xué)化、便捷化、有效化。要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，需要在硬件和軟件方面都加大投入，學(xué)校應(yīng)該引起重視，盡快讓紙質(zhì)檔案電子化，這樣不僅可以更好的保存原始檔案不受傷害，還可以加快檢索效率，降低檔案管理的人力、物力成本，提高管理效率。

四、總結(jié)

中職學(xué)校的檔案管理工作并不是“邊緣化”的任務(wù)，而是學(xué)校日常工作中的重要組成部分，它承載著和學(xué)校相關(guān)的一切真實(shí)、客觀記錄，具有一定意義上的歷史記錄意義，學(xué)校檔案管理者要在思想上引起重視，認(rèn)清檔案管理工作的重要性，主動(dòng)的調(diào)整思路，積極地改進(jìn)工作方法，不斷的優(yōu)化管理工作，盡可能的提高工作效率，從而更好的服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊柳紅，現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策，科技資訊，2013[9]：226-227

[2]李建，新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化研究，辦公室業(yè)務(wù)，2012[2]：87