信息化時代高校檔案管理人員的新職責(zé)

趙亮

【摘 要】 信息化時代背景下高校檔案管理人員應(yīng)明確角色定位，積極發(fā)揮新的工作職責(zé)，進一步做好檔案收集、鑒定、保管、開發(fā)與利用工作。

【關(guān)鍵詞】 信息化時代；高等院校；檔案管理人員；職責(zé)

信息化在檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的快速發(fā)展與應(yīng)用是當(dāng)今時代的一大顯著特征。信息化的出現(xiàn)使得檔案管理工作改變了其傳統(tǒng)的方式，利用專業(yè)計算機軟件及信息化技術(shù)在檔案管理的各項環(huán)節(jié)中不斷實現(xiàn)調(diào)整與改進，為高校檔案管理工作提供了便利，同時對高校檔案管理工作人員提出了新的工作挑戰(zhàn)。目前大部分高校已經(jīng)實現(xiàn)了信息化建設(shè)與管理，學(xué)校通過創(chuàng)設(shè)自己的網(wǎng)站對相關(guān)信息進行發(fā)布，并在各部門之間開發(fā)利用相應(yīng)軟件實現(xiàn)辦公職能。檔案管理信息化，即將電子通訊、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)云計算等技術(shù)手段運用在檔案管理工作中，從而影響檔案收集、檔案鑒定、檔案保管、檔案開發(fā)及利用等工作。[1]高校檔案管理人員應(yīng)從以下角度適應(yīng)信息化時代對檔案管理工作提出的新要求。

一、信息化時代背景下檔案管理人員的角色定位

高校檔案管理工作是為了學(xué)校日常教學(xué)、運行、人力資源管理等服務(wù)的基礎(chǔ)性工作。隨著現(xiàn)代數(shù)字化環(huán)境的影響，高校普遍采用信息化技術(shù)手段進行自動化辦公，在此過程中將產(chǎn)生大量的電子文件。檔案管理不是僅僅針對這些紙質(zhì)或電子文件進行保存，更是通過這些檔案信息展現(xiàn)學(xué)校的歷史與發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)具備“對過去負責(zé)，為現(xiàn)在服務(wù)，替未來考慮”的素質(zhì)，[2]從學(xué)校發(fā)展的高度對自己的角色進行定位，重新認識檔案管理的職能，創(chuàng)新性的開展工作。

二、信息化時代背景下檔案管理人員如何進行檔案收集

信息化時代對高校檔案管理一個最為顯著的影響就是擴展了檔案信息的收集渠道，電子文件的激增，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集不再是主要的信息來源，檔案記錄的方式多種多樣，產(chǎn)生的檔案信息除了文字形式，更有圖像、聲音、視頻等多層次維度的信息。例如學(xué)校舉行重大活動時，相關(guān)教師與學(xué)生廣泛參與活動的經(jīng)歷，是珍貴的檔案信息；學(xué)校知名校友或畢業(yè)學(xué)生對學(xué)校發(fā)展做出的貢獻，也是檔案信息；學(xué)校在進行日常的教學(xué)與管理工作時，學(xué)生、教師、職能部門在其中所起的作用與效果，同樣是檔案信息。高效的對以上來源的檔案信息進行收集、處理和加工，是檔案管理人員的基本素質(zhì)。全面的收集檔案信息，轉(zhuǎn)變被動的檔案保存工作方式，更加主動的去收集學(xué)校在深化改革與不斷發(fā)展過程中每一個環(huán)節(jié)的切實舉措與帶來的影響，這樣的檔案收集工作才更為系統(tǒng)和全面。

三、信息化時代背景下檔案管理人員如何進行檔案鑒定

對收集的檔案信息進行認真仔細的鑒定，是檔案管理人員一項必須的工作職責(zé)。信息化的時代背景，為高校檔案提供內(nèi)容豐富、種類多樣信息的同時，也對檔案管理人員的信息鑒定水平提出了更高的要求。學(xué)校各項活動會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，涉及學(xué)校教學(xué)、管理、科研、人才培養(yǎng)等工作的方方面面，種類多樣且數(shù)量繁雜。檔案管理人員要對信息進行篩選，鑒定其價值，最終決定哪些信息會被進一步的保存并加以開發(fā)利用。檔案信息如何選擇，意味著記錄學(xué)校發(fā)展歷史的角度有所不同，在歷史中起重要決定作用的人物及事件也會有所不同。因此，鑒定檔案就是記錄歷史，所以檔案管理人員的鑒定水平起著非常重要的作用。信息化時代背景下的檔案管理人員，應(yīng)該具備更高的專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)精神，能夠以發(fā)展的眼光看待過去，正視現(xiàn)在，預(yù)期未來。在檔案鑒定的工作中始終秉承科學(xué)、嚴謹、慎重的態(tài)度，在不同時期、不同來源、不同內(nèi)容表現(xiàn)形式、不同信息載體的檔案中鑒別出需要進一步保存利用的信息，開展下一步檔案管理工作。

四、信息化時代背景下檔案管理人員如何進行檔案保管

常見的檔案管理有分散管理和集中管理這兩種模式。[3] 將不同性質(zhì)的檔案交由相關(guān)職能部門分別保管，這是分散管理模式；與此相對應(yīng)，將檔案集中起來由學(xué)校專業(yè)檔案部門集中保管，即集中管理模式。兩種管理模式形式有所不同，但管理的工作原則是一致的，都將保護檔案的完整與安全作為基本原則。但受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理人員過分重視檔案的安全性，重視檔案的收藏，在檔案保管方面過于被動，限制了信息化檔案管理的發(fā)展。隨著高校改革的深化，數(shù)字化自動辦公的普及，使得電子信息檔案的保管不像紙質(zhì)檔案信息的保管那樣方式簡單且形式單一。檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變重收藏、輕使用的思想，轉(zhuǎn)變工作方式，將被動的保管轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)，積極實現(xiàn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的構(gòu)建。并且在構(gòu)建過程中建立完善的安全管理制度，針對互聯(lián)網(wǎng)時代病毒多發(fā)、信息容易泄露等特點，對數(shù)字檔案加密進行多重保護，對重點檔案信息進行定期的安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，營造科學(xué)安全的檔案保管環(huán)境。

盡管信息化時代背景下數(shù)字檔案構(gòu)建的趨勢越來越明顯，但高校在日常各項工作中仍然會存在紙質(zhì)檔案信息，檔案管理人員在加強數(shù)字化檔案信息管理的同時，也應(yīng)重視對紙質(zhì)檔案信息的保管以及數(shù)字化轉(zhuǎn)換再利用。[4]轉(zhuǎn)變檔案管理人員重藏輕用的思想，從服務(wù)意識角度加強對檔案管理人員要求，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

五、信息化時代背景下檔案管理人員如何進行檔案開發(fā)

高校檔案管理人員不應(yīng)只是做傳統(tǒng)的記錄與保存，應(yīng)積極對檔案信息進行精細化的分類開發(fā)，對接不同領(lǐng)域的需求。信息化時代下的檔案信息，多大程度上能進行資源共享，奠定了檔案信息可供開發(fā)的基礎(chǔ)。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮信息化技術(shù)特點，結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展特色，提煉出能反映學(xué)校特長與創(chuàng)新點的檔案信息。檔案信息應(yīng)面對教師、學(xué)生、職能部門進行信息共享，單一的檔案信息已不能滿足不同人群的需求，檔案管理人員應(yīng)掌握不同人群對信息的不同需求趨勢，結(jié)合多方面檔案信息，為學(xué)校決策、教師發(fā)展、學(xué)生學(xué)習(xí)等提供全面的檔案信息支持，開發(fā)適應(yīng)不同人群需求的檔案產(chǎn)品。[5]

六、信息化時代背景下檔案管理人員如何進行檔案利用

信息化時代為檔案管理工作提供了相應(yīng)的技術(shù)支持，檔案管理人員借助專業(yè)軟件系統(tǒng)對大量的檔案信息進行提取與重組，深度挖掘信息內(nèi)在的關(guān)聯(lián)，借助流行的微博、微信、公眾號等各種網(wǎng)絡(luò)媒體平臺，創(chuàng)造性的開展檔案信息的再利用。例如央視頻道的“歷史今天看”、“歷史上的今天”等節(jié)目，就是利用檔案信息重新挖掘歷史與現(xiàn)實的關(guān)聯(lián)。高校檔案管理人員應(yīng)充分挖掘檔案信息的服務(wù)功能，發(fā)現(xiàn)歷史的發(fā)展趨勢，作為指導(dǎo)未來高校改革工作的指導(dǎo)意見，實現(xiàn)對檔案信息的二次利用，提高其利用價值。

信息化時代背景下的檔案管理工作，勢必對高校管理工作效率及管理水平的提升起到一定作用。高校檔案管理人員應(yīng)綜合各方面信息，加快職能轉(zhuǎn)變，適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求，不斷完善高校信息化檔案管理制度，促進高校的改革與發(fā)展。

【參考文獻】

[1] 范曉燕，閆琳牛，艷莉. 高校檔案管理工作信息化建設(shè)探析[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2017（6）17-19.

[2] 曹興華. 集體記憶視角下高校檔案管理工作研究[J]. 蘭臺世界，2017（8）11-13.

[3] 梁偉杰. 信息化背景下高校人事檔案管理模式優(yōu)化策略的探討[J]. 欽州學(xué)院學(xué)報，2017（6）91-94.

[4] 黃曉娜. 新時期高校檔案數(shù)字化管理的意義[J]. 蘭臺世界，2017（8）45-47.

[5] 魏紅. 微媒體時代高校檔案管理工作的機遇、挑戰(zhàn)與創(chuàng)新[J]. 現(xiàn)代營銷，2017（7）223-224.

【作者簡介】

趙 亮（1983-）男，山東東營人，碩士研究生，館員，任職于山東體育學(xué)院人事處，研究方向：檔案管理.endprint