檔案管理工作現(xiàn)狀與改進思路

張旭兆

摘要：信息化背景下，檔案管理工作的環(huán)境、條件都發(fā)生了顯著的變化，當前，積極提升檔案管理的規(guī)范化、信息化、科學化水平勢在必行。鑒于此，本文將對檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，并提出相應的改進思路，以供參考。

關鍵詞：檔案管理 現(xiàn)狀 改進

檔案資源對企事業(yè)單位的各項經(jīng)營管理工作有著重要的參考價值，做好檔案管理工作，對于充分發(fā)揮檔案資源價值和促進企事業(yè)單位的可持續(xù)、健康發(fā)展有著重要的意義。但目前，受管理理念、管理條件和人員隊伍素質(zhì)等因素的制約，檔案管理工作成效仍參差不齊，深入分析檔案管理工作中的現(xiàn)有問題并予以有效解決勢在必行。

一、 檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）管理理念陳舊

檔案是企事業(yè)單位運作的真實記錄，它記載著企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，是企事業(yè)單位管理的重要環(huán)節(jié)。目前，很多檔案管理人員服務意識薄弱，未能認清檔案管理工作的重要性，沒有利用現(xiàn)代化技術對檔案實行科學管理，管理方式仍舊是傳統(tǒng)保存方式，很多檔案沒有統(tǒng)一的存放位置，對檔案管理的人力物力投入小，檔案材料無序，檔案遺失現(xiàn)象頻發(fā)，嚴重影響了檔案的使用效率。

（二）專業(yè)化程度參差不齊

對于企事業(yè)單位而言，除了做好產(chǎn)品、服務，在管理的方方面面都做到專業(yè)，是企業(yè)長久發(fā)展的基礎和保障。然而，很多企事業(yè)單位的檔案管理意識不足，檔案管理遠達不到專業(yè)化。首先表現(xiàn)在檔案管理內(nèi)容不專業(yè)。一些企事業(yè)單位檔案資料填寫不規(guī)范，格式混亂，收集的資料單一，不全面。在緊急需要時，才發(fā)現(xiàn)沒有，錯失掌握信息的最佳時機。其次，檔案管理人員不專業(yè)。很多企事業(yè)單位并沒有專業(yè)的檔案管理人員，通常是某一工作人員兼職存檔。而檔案資料大，工作繁瑣，兼職人員往往更關注自己的本職工作，這就導致資料收集不全，歸檔不及時，分類混亂等問題。檔案管理的非專業(yè)化，也是導致企事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量低的重要原因。

（三）管理制度不健全

俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，制度化管理要求一個企事業(yè)單位制定明確規(guī)章制度，并以此來規(guī)范協(xié)調(diào)組織內(nèi)每一個成員的行為，使之齊頭共進。然而，很多企事業(yè)單位的檔案管理制度并不完善，沒有形成完整的流程，操作隨意，缺乏專人審核記錄。一些企事業(yè)單位其檔案管理混亂，借閱隨意。對于年代久遠檔案，無人補充更新，導致資料陳舊。

（四）信息化水平偏低

在計算機飛速發(fā)展的時代，信息化管理已經(jīng)是企業(yè)管理的重要方式之一。企事業(yè)單位檔案管理作為企業(yè)管理內(nèi)容之一，其工作繁瑣，但為了降低經(jīng)營成本，企事業(yè)單位往往不會配備專業(yè)的檔案管理人員，這就使得企事業(yè)單位檔案管理效率長久得不到提高。對此，借助現(xiàn)代化信息手段，實現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理效率，迫在眉睫。據(jù)調(diào)查，我國很多企事業(yè)單位的檔案管理仍以紙質(zhì)檔案為主，檔案利用效率低，更有檔案遺失、破損現(xiàn)象屢見不鮮。而一些重要的科研檔案，一旦遺失和損壞，給企事業(yè)單位帶去的損失不可估量。一些企事業(yè)單位，雖然意識到檔案管理信息化的重要性，并配備了先進的計算機等信息化設備，但是管理人員素質(zhì)不高等因素，操作更不上，設備得不到良好的維護，軟件更新和升級緩慢，一些先進功能利用不上，種種問題直接限制了檔案管理信息化建設效果。

二、檔案管理工作改進思路

（一）更新管理理念

首先，檔案管理人員應充分認識到檔案資源對單位經(jīng)營發(fā)展的重要意義，認識到檔案管理工作的服務職能，并在此基礎上樹立主動搜集資料、主動開發(fā)資源、主動提供服務的理念；其次，應提升對檔案管理工作的信息化、規(guī)范化建設的重視程度，積極為改善檔案室環(huán)境條件、引進信息化檔案管理設備等尋求資金支持。

（二）提升專業(yè)化水平

首先，應從源頭入手，使檔案人員指導檔案提供者規(guī)范填寫、收集檔案信息，杜絕檔案信息不真實、不統(tǒng)一、不規(guī)范的情況；其次，應提高檔案整理的系統(tǒng)性，對檔案的收集、鑒定、歸檔、保管、整理、檢索和提供利用等每個工作環(huán)節(jié)提出明確的質(zhì)量要求；除此之外，應積極開展檔案人員專業(yè)培訓教育，不斷開展理論知識教育及技能訓練活動，以不斷提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，此外還可組織檔案人員外出交流、參觀、學習，以不斷學習其他單位經(jīng)驗。

（三）完善規(guī)章制度

完善檔案管理規(guī)章制度是檔案管理標準化建設的重要組成部分，對于快速、有效推進醫(yī)院檔案信息化建設有著重要的意義。目前，應首先明確各個檔案管理崗位的責任、權限，及其在檔案管理創(chuàng)新、檔案管理信息化建設中的義務；其次，應就各項核心業(yè)務建立標準化的操作步驟；最后，應就就電子、紙質(zhì)文檔的格式、內(nèi)容、完整性、保存方式等性制定明確的要求，使各項檔案管理工作有章可循。

（四）強化信息化建設

首先，應夯實檔案管理信息化物質(zhì)基礎，積極引進各類信息化設備，并強化機房巡查及設備的維護管理，為信息化檔案管理打下堅實的硬件基礎。此外還應經(jīng)常檢查計算機軟件、自動化處理程序的運行情況，及時進行更新，并強化網(wǎng)絡安全管理，保障信息數(shù)據(jù)安全；其次，應盡快完善電子檔案歸檔工作，除了將新生成的檔案信息按規(guī)定格式保存，還應將現(xiàn)有的重要紙質(zhì)檔案及時錄入計算機轉(zhuǎn)化為電子檔案，以確保電子檔案完整性，便于查找調(diào)用。

三、結語

綜上所述，目前檔案管理工作的成效仍然受檔案意識落后、專業(yè)化水平參差不齊、管理制度不健全、信息化水平偏低等因素的影響。因此，應從現(xiàn)有問題入手，對檔案管理工作的理念、業(yè)務操作、規(guī)章制度建設、信息化建設進行全面優(yōu)化與創(chuàng)新，以切實提升檔案管理工作成效，充分發(fā)揮檔案工作的服務職能。

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（作者單位：太原市婦幼保健院）