淺析如何做好水電站工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

摘 要：經(jīng)濟(jì)的不斷躍進(jìn)助推了我國(guó)水電工程項(xiàng)目的建設(shè)與完善，并且為我國(guó)水利工程的發(fā)展提供了重要的支持。水電工程項(xiàng)目作為我國(guó)現(xiàn)階段較為重要的環(huán)保開發(fā)資源，在我國(guó)各大省份都有所建設(shè)?；谒姽こ添?xiàng)目涉及到的運(yùn)營(yíng)成本相對(duì)較高，并且建設(shè)水平參差不齊，導(dǎo)致在對(duì)水電項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生較多的管理工作，因此對(duì)檔案管理工作的開展難度較大。本文對(duì)水電站工程建設(shè)檔案管理工作進(jìn)行深入探究，分析檔案管理的重要性，并針對(duì)其存在問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：水電站工程；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）18-0018-02

引 言

基于“綠水青山就是金山銀山”的環(huán)保理念被根植于祖國(guó)人們的心中，我國(guó)開始越發(fā)關(guān)注生態(tài)與能源的問(wèn)題，水電站恰好可以實(shí)現(xiàn)對(duì)新能源的利用與開發(fā)，因此水電站在我國(guó)能源利用方面的地位逐漸上升。在此基礎(chǔ)上，水電站的管理工作就顯得尤為重要，而與水電站建設(shè)相關(guān)的檔案管理，不僅關(guān)乎水電站項(xiàng)目建設(shè)的整體質(zhì)量，并且關(guān)系著水電站項(xiàng)目的后續(xù)維護(hù)問(wèn)題，因此意義重大。水電站工程建設(shè)的管理人員，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管，確保水電項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性與完整性。

1 水電站工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

1.1 檔案管理可以反映工程項(xiàng)目驗(yàn)收工作

在現(xiàn)階段水電站的工程建設(shè)項(xiàng)目中，經(jīng)常會(huì)涉及較多的工程檔案資料，例如工程建設(shè)前期階段、中期建設(shè)階段以及后期施工階段等施工過(guò)程或者施工單位出現(xiàn)的任何情況都應(yīng)完整的被記錄進(jìn)檔案之中。假若出現(xiàn)檔案記載不全面甚至缺少檔案記載的情況，則會(huì)嚴(yán)重影響水電站工程的驗(yàn)收工作，使水電站驗(yàn)收工作的進(jìn)程無(wú)法正常進(jìn)行，并且無(wú)法按照規(guī)定時(shí)間進(jìn)行驗(yàn)收。如果再花費(fèi)大量時(shí)間重新對(duì)檔案進(jìn)行整理，則會(huì)導(dǎo)致一些重要的文件資料丟失，并且嚴(yán)重浪費(fèi)人力、物力等。

1.2 檔案管理完整性影響工程項(xiàng)目質(zhì)量好壞

由于當(dāng)前一些建設(shè)施工部門的管理者缺少對(duì)檔案資料的重視與關(guān)注，致使一些關(guān)鍵性的檔案文件沒有記錄完整甚至缺失。這樣一來(lái)，在實(shí)際的工程項(xiàng)目評(píng)估階段，極易影響工程的實(shí)際評(píng)估精準(zhǔn)度，甚至?xí)绊懯┕と藛T的工作態(tài)度，導(dǎo)致施工人員妄圖走捷徑，偷工減料、急功近利等。如果水電站工程建設(shè)部門缺少對(duì)檔案資料的整理與搜集，會(huì)影響到工程項(xiàng)目質(zhì)量的檢查，造成的嚴(yán)重后果不容小覷。

2 水電站項(xiàng)目管理中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題

2.1 項(xiàng)目檔案管理制度不完善，缺乏執(zhí)行力度

基于水電站管理者缺少對(duì)檔案管理工作的重視，導(dǎo)致水電站缺少統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度與規(guī)章。然而檔案所牽涉的資料文件范疇較廣，參建部門雖然數(shù)量多，但是缺少統(tǒng)一性，這樣就會(huì)造成檔案管理因缺少統(tǒng)一的制度規(guī)章，并且執(zhí)行力度不夠，檔案不完整甚至丟失較多的亂象。舉例而言，一些建設(shè)部門在項(xiàng)目建設(shè)之前就缺少檔案管理相關(guān)的工作計(jì)劃，在實(shí)際的項(xiàng)目管理過(guò)程中也從未設(shè)置檔案管理崗位，導(dǎo)致在后期需要項(xiàng)目檔案資料時(shí)，便極力花費(fèi)大量的精力與時(shí)間去尋找，不僅甚至?xí)霈F(xiàn)建設(shè)部門在提供文件時(shí)缺少配合度與支持。以上種種消極因素都會(huì)導(dǎo)致檔案的真實(shí)性與完整性受到嚴(yán)重影響。

2.2 項(xiàng)目檔案管理人員缺乏且素質(zhì)不高

當(dāng)下的水電項(xiàng)目建設(shè)部門，為了進(jìn)一步節(jié)省資金成本，避免多余開支，通常不設(shè)置專門對(duì)檔案管理的人員，或者設(shè)置檔案管理人員不足等。一般來(lái)說(shuō)，只是建設(shè)部門的管理者對(duì)檔案進(jìn)行粗略管理，或者聘用兼職人員整理，導(dǎo)致水電項(xiàng)目相關(guān)部門的管理者對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)與管理知識(shí)不足，綜合素質(zhì)不夠，無(wú)法正確的劃分檔案文件的類種，進(jìn)而導(dǎo)致檔案亂存亂放，不利于后期的建設(shè)工作。除此之外，如果建設(shè)部門聘用業(yè)余的兼職人員，由于兼職人員的流動(dòng)性較大，無(wú)法與檔案管理的長(zhǎng)期性特點(diǎn)相契合，導(dǎo)致在交接水電站項(xiàng)目建設(shè)檔案工作時(shí)，無(wú)法保證檔案的數(shù)量與質(zhì)量，并且通常這些兼職人員對(duì)水電建設(shè)工作的實(shí)情了解不夠全面，在整編以及收集檔案的過(guò)程中，經(jīng)常發(fā)揮“主觀能動(dòng)性”整理檔案文件，導(dǎo)致檔案的真實(shí)性有待考究。

2.3 項(xiàng)目檔案的缺少完整性及真實(shí)性

由于水電站工程項(xiàng)目的實(shí)際施工期限較長(zhǎng)，所牽涉的施工人員與施工單位相對(duì)較多，在一定程度上增加了檔案管理的難度，并且嚴(yán)重影響檔案管理的真實(shí)性與完整性。在實(shí)際施工中，一些施工單位過(guò)于關(guān)注施工質(zhì)量與資金成本，缺少對(duì)檔案管理進(jìn)度的重視，經(jīng)常出現(xiàn)檔案整理、收集與施工進(jìn)度不相契合的現(xiàn)象發(fā)生，由此導(dǎo)致檔案的真實(shí)性較低。同時(shí)，由于施工期限較長(zhǎng)，設(shè)計(jì)檔案較多，導(dǎo)致檔案的完整性受到嚴(yán)重影響。

3 完善水電站工程項(xiàng)目檔案管理的具體舉措

3.1 完善檔案管理制度，加強(qiáng)執(zhí)行力度

水電站工程建設(shè)部門，要根據(jù)我國(guó)檔案管理所制定的法律法規(guī)，合理制定出與水電站檔案管理相符合的制度規(guī)章等。例如，應(yīng)明確規(guī)定檔案記載的內(nèi)容形式以及實(shí)際要求，建設(shè)部門應(yīng)積極支持檔案管理人員，對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真收集、全面整理、仔細(xì)歸檔等。在交接檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理制度執(zhí)行，確保對(duì)接無(wú)誤后順利交接。

3.2 強(qiáng)化檔案管理人員建設(shè)，提升綜合素質(zhì)

水電站工程建設(shè)部門應(yīng)設(shè)置專業(yè)對(duì)檔案管理的崗位，并聘用專業(yè)的檔案管理人員，運(yùn)用合理的管理方式確保管理人員的穩(wěn)定性、專業(yè)性。建設(shè)部門要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，并且應(yīng)具備熟練的管理技能，如對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理以及歸檔保存等，要形成專業(yè)的管理模式。檔案管理人員在經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)后，不但應(yīng)具備檔案管理能力與意識(shí)，并且應(yīng)不斷更新檔案管理的方式方法，例如借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等載體，以電子形式存檔等。

3.3 檔案與施工進(jìn)度保持一致，保證檔案的真實(shí)性與完整性

在對(duì)水電站工程建設(shè)的實(shí)際施工前，參建部門應(yīng)合理制定檔案管理工作計(jì)劃，一方面保證檔案管理的規(guī)范性、真實(shí)性以及全面性，另一方面確保建設(shè)工作能夠順利開展，在需要檔案文件時(shí)能夠及時(shí)查詢到。在水電站項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際施工中，建設(shè)單位應(yīng)確保施工的進(jìn)度與檔案管理的收集、整理等同時(shí)進(jìn)行。這樣一來(lái)，就要求建設(shè)相關(guān)部門應(yīng)主動(dòng)與檔案管理人員合作，將施工中存在的各種情況及時(shí)上報(bào)給檔案管理部門，幫助檔案管理人員整理歸檔。與此同時(shí)，在實(shí)際施工過(guò)程中，項(xiàng)目監(jiān)理要及時(shí)了解工程建設(shè)的整體情況，保證各個(gè)部門提交的數(shù)據(jù)與資料的完整性與準(zhǔn)確性，進(jìn)而確保所記錄檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。水電站工程項(xiàng)目在一定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如一季度或者一年）要進(jìn)行銜接，在每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)結(jié)束以后，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行匯總整理以及編排，全面檢查檔案的數(shù)量以及質(zhì)量，確保檔案的完整性。

4 結(jié)束語(yǔ)

在水電站工程項(xiàng)目的建設(shè)中，項(xiàng)目檔案的管理具有不可或缺的重要作用。在對(duì)水電站項(xiàng)目建設(shè)檔案管理中，應(yīng)根據(jù)相關(guān)管理法律、法規(guī)與制度標(biāo)準(zhǔn)等嚴(yán)格執(zhí)行。高質(zhì)量的檔案管理水平是工程項(xiàng)目建設(shè)堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，然而現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理由于對(duì)檔案管理重視不夠、管理人員不專業(yè)等，已經(jīng)無(wú)法與社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求相適應(yīng)。故此若想進(jìn)一步強(qiáng)化水電站項(xiàng)目檔案的管理，就應(yīng)該增強(qiáng)管理人員的技術(shù)能力，提升管理水平，確保水電項(xiàng)目檔案的完整性與真實(shí)性。

參考文獻(xiàn)

[1]羅坤琴.淺析如何做好水電站工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：124.

[2]鄔新華.論如何做好水電站工程項(xiàng)目檔案管理[J].四川水泥，2016（09）：128.

[3]李慶梅，向志剛.金沙江白鶴灘水電站籌建工程監(jiān)理檔案管理的實(shí)踐與思考[J].水利水電技術(shù)，2015，46（S1）：27～29+34.

[4]字繼仙.論如何做好水電站工程項(xiàng)目檔案管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015，12（08）：195.

[5]余 弦.云南省現(xiàn)有三個(gè)全國(guó)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理示范工程比較研究[D].云南大學(xué)，2014.

收稿日期：2018-5-24

作者簡(jiǎn)介：張曉琴（1969-），女，助理工程師，大學(xué)?？?，主要從事文書兼檔案工作。