淺談職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

[摘 要] 根據(jù)社會發(fā)展的戰(zhàn)略決策在不斷的變化情況下，各行各業(yè)都需要補(bǔ)充越來越多的新鮮人才，這個(gè)時(shí)候職業(yè)學(xué)校的出現(xiàn)就為市場的需求提供了一定的幫助。我們都知道學(xué)校的檔案管理是學(xué)校運(yùn)行的基礎(chǔ)，但是當(dāng)學(xué)校師生越來越多，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足學(xué)校的高效運(yùn)行時(shí)，就要尋求一種新的解決方案。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速增長，社會進(jìn)入現(xiàn)代化、信息化、工業(yè)化的新時(shí)代，現(xiàn)代化建設(shè)、信息化工作都會滲入人們的工作生活當(dāng)中去。這個(gè)時(shí)候需要嘗試一種新的檔案管理模式那就是信息化檔案的管理，簡單來講就是將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為具有現(xiàn)代化氣息的信息化檔案管理，使管理起來更加便捷，操作起來更加簡單。

[關(guān) 鍵 詞] 職業(yè)學(xué)校；檔案管理；信息化

[中圖分類號] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）33-0270-01

一、職業(yè)學(xué)校檔案管理的重要性

職業(yè)學(xué)校的興起代表了一個(gè)時(shí)代所具有的特征，發(fā)展職業(yè)教育在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、勞動就業(yè)等方面具有重要意義。因?yàn)閺男轮袊闪⒊跗诘浆F(xiàn)在的社會主義初級階段，我國對技術(shù)人才的需求是源源不斷的，這就要求職業(yè)學(xué)校擔(dān)負(fù)起他們的責(zé)任，努力為國家、為社會培養(yǎng)創(chuàng)新人才。這個(gè)時(shí)候?qū)W校的檔案管理就顯得尤為重要，因?yàn)闄n案的管理折射出教育教學(xué)的方式方法，記錄著學(xué)校的歷史和文化，也承載著學(xué)校未來發(fā)展的希望，是整個(gè)學(xué)校運(yùn)行下去的基本載體。學(xué)校的檔案記錄著學(xué)校的一切行為，是學(xué)校建立的憑據(jù)，是學(xué)校一切實(shí)行的體制的基本準(zhǔn)則，學(xué)校檔案包含了一個(gè)學(xué)校的文化底蘊(yùn)和歷史使命。

二、職業(yè)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

就目前而言，學(xué)校檔案管理方式比較傳統(tǒng)，大多采用紙質(zhì)檔案記錄。盡管互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展高速，信息化時(shí)代的來臨已經(jīng)是勢不可擋，但是大多職業(yè)學(xué)校因?yàn)榻?jīng)費(fèi)問題來源不夠穩(wěn)定、校內(nèi)專業(yè)設(shè)備不齊全、專業(yè)人員不夠去填滿各個(gè)職位，所以面對學(xué)校檔案管理問題很多都是采用比較隨意的處理方式。比如因?yàn)槿耸植粔?，就會讓一些并沒有學(xué)過相關(guān)方面的人去負(fù)責(zé)整理這一塊，當(dāng)他管理這些檔案時(shí)不能充分地發(fā)揮這些檔案的價(jià)值，所以說沒有專業(yè)的人員去管理檔案對學(xué)校的發(fā)展也是一種局限。

因?yàn)楝F(xiàn)在的職業(yè)學(xué)校對學(xué)校的檔案管理都不怎么重視，學(xué)校關(guān)注的都是專業(yè)問題、實(shí)驗(yàn)設(shè)備問題、招生問題，對這些方面就進(jìn)行了大量的投入，而對檔案管理問題就比較忽略。同時(shí)管理檔案人員流動性比較大，導(dǎo)致檔案管理交接有問題，造成檔案的混亂和增加人員的工作負(fù)擔(dān)。因?yàn)闆]有學(xué)過專業(yè)性知識所以每個(gè)人整理檔案、存放檔案的方式都不同，這樣造成的差異會使檔案管理方面存在漏洞。

三、如何進(jìn)行信息化檔案管理

首先我們應(yīng)該做的是對檔案管理的現(xiàn)狀就行分析，解決當(dāng)前的幾大問題。學(xué)校經(jīng)費(fèi)不足導(dǎo)致管理人員不夠?qū)I(yè)化是一個(gè)問題，學(xué)校的經(jīng)費(fèi)都是由政府統(tǒng)一投入，但是因?yàn)槁殬I(yè)學(xué)校的數(shù)目較多，所以投入比較分散，每個(gè)學(xué)校所得到的經(jīng)費(fèi)更是不足，在這樣的情況下，我們學(xué)校就要通過其他手段獲取資源，比如說與企業(yè)簽訂合同，讓企業(yè)為學(xué)校注資，然后給企業(yè)培養(yǎng)人才。這樣也是一項(xiàng)保障，因?yàn)槁殬I(yè)教育的開辦僅僅靠政府的支持并不能完全解決問題，必須靠社會的力量成長起來。當(dāng)經(jīng)費(fèi)問題解決后，我們就要對檔案管理人員的任職進(jìn)行正式的培訓(xùn)，不僅僅是擁有傳統(tǒng)的檔案管理方式的理念，也要對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有一定的了解和操作技能。因?yàn)橹挥袑鹘y(tǒng)檔案管理模式與信息化方式結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效運(yùn)行。管理人員在經(jīng)過培訓(xùn)后也要不斷進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，因?yàn)闀r(shí)代在變化，科技在發(fā)展，我們只有不斷地學(xué)習(xí)，才能為管理工作注入新的活力，才能適應(yīng)新的變化。

當(dāng)檔案管理人員專業(yè)化時(shí)，檔案的具體管理就變得簡單起來，加上現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用為我們提供了很多的便捷。首先制作出一個(gè)完善的管理體制，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)制作一個(gè)檔案存儲系統(tǒng)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都錄入電腦管理系統(tǒng)里面去，云計(jì)算會進(jìn)行分析，然后整理分類，我們在需要使用的時(shí)候只用搜索就能得到我們想要的數(shù)據(jù)內(nèi)容，這樣就實(shí)現(xiàn)了對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高效利用，也為我們提供了方便、快捷。同時(shí)也要加大對硬件設(shè)施的投入，檔案管理信息化建設(shè)離不開計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，所以只有雙方面都得到投入，學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)才能真正地

運(yùn)行。

我們應(yīng)該知道學(xué)校檔案對學(xué)校意味著什么，所以檔案管理系統(tǒng)必須具有非常穩(wěn)定的安全系數(shù)，而且對檔案管理人員也要進(jìn)行十分規(guī)范的管理?？梢詫n案管理人員的出入、進(jìn)出檔案管理部門的人員等多個(gè)方面安裝門禁系統(tǒng)，記錄每一個(gè)人的行為，提高每一個(gè)工作人員的責(zé)任意識，這樣才能使檔案管理真正嚴(yán)密起來。

對職業(yè)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)管理體制的簡單化，也能充分發(fā)揮學(xué)校檔案的作用。這是時(shí)代發(fā)展對我們的要求，信息化時(shí)代的來臨就伴隨著改革與創(chuàng)新，傳統(tǒng)模式的使用必然遭到淘汰。我們要發(fā)展進(jìn)步就必須跟隨時(shí)代的腳步，使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，并且不斷提高自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)更好的服務(wù)。

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