淺談高校辦公室工作之“嚴(yán)、細(xì)、實(shí)”

[摘 要] 高校辦公室作為學(xué)校的綜合部門，是一面旗幟、一個(gè)標(biāo)桿，從“嚴(yán)、細(xì)、實(shí)”這三個(gè)維度分析了新時(shí)期對(duì)辦公室工作的作風(fēng)要求。

[關(guān) 鍵 詞] 高職院校；作風(fēng)；嚴(yán)；細(xì)；實(shí)

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）33-0178-02

高校辦公室是一所學(xué)校的綜合部門，在學(xué)校中處于承上啟下、組織協(xié)調(diào)、溝通各方的特殊位置，辦公室日常工作總體上繁、雜、忙，要確保在紛繁的事務(wù)中圓滿高效地完成各項(xiàng)工作，就必須貫穿于嚴(yán)、立足于細(xì)、著眼于實(shí)，將嚴(yán)、細(xì)、實(shí)的工作作風(fēng)貫穿始終。

一、貫穿于嚴(yán)是辦公室工作的內(nèi)在要求

辦公室工作多且繁雜，涉及辦文、辦會(huì)、辦事，服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、科研、教師、學(xué)生，用嚴(yán)格的制度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待人、處理事是“零差錯(cuò)”的內(nèi)在要求。

辦公室工作的“嚴(yán)”主要表現(xiàn)在：（1）嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。規(guī)章制度是用以規(guī)范行為的，在日常工作中必須在崗在位在狀態(tài)，時(shí)刻保持清晰的思路，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和順序處理各項(xiàng)事務(wù)，才能做到忙而不亂、有條不紊。絕不能因?yàn)閭€(gè)人偏好而隨心所欲，也不能因?yàn)樗饺私磺槎咚轿璞祝袚p制度的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。（2）用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度處理日常事務(wù)。辦公室工作面向領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門、教師和學(xué)生群體，很多看起來(lái)是簡(jiǎn)單的小事，卻都是緊密圍繞學(xué)校中心工作，關(guān)系學(xué)校的名譽(yù)或個(gè)人的切身利益的大事?！稗k公室無(wú)小事”的特殊性必然要求辦公室工作人員用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和扎實(shí)的工作作風(fēng)處理好日常事務(wù)，計(jì)劃要周祥，做事要謹(jǐn)慎，在工作中保持高度的警覺性，自查自糾。比如在辦文時(shí)，根據(jù)文件精神和具體要求將文件進(jìn)行輕重緩急的初步分類，自己拿不準(zhǔn)的不能自說自話、自作主張，要及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)征求意見，還要注意文件中的時(shí)間要求，要在時(shí)間截點(diǎn)之前催辦相關(guān)職能部門，切實(shí)發(fā)揮辦公室的監(jiān)督職能，做到不讓手頭的文件積壓，不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情延誤，不因個(gè)人的失誤讓學(xué)校的利益受損。（3）嚴(yán)明黨的政治紀(jì)律。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，承擔(dān)著參與政務(wù)、管理事務(wù)的職能，同時(shí)辦公室公文處理中也時(shí)常涉及機(jī)要文件的收發(fā)和管理，觸及學(xué)校的核心工作。這必然要求辦公室工作人員講政治、懂規(guī)矩，堅(jiān)定政治立場(chǎng)、嚴(yán)明政治紀(jì)律，提高政治覺悟，牢固樹立保密意識(shí)，對(duì)學(xué)校的內(nèi)部事務(wù)和秘密信息要守口如瓶。

二、立足于細(xì)是辦公室工作的保證

古今興盛皆在于實(shí)，天下大事必作于細(xì)。細(xì)節(jié)體現(xiàn)效率，細(xì)節(jié)體現(xiàn)質(zhì)量，細(xì)節(jié)決定成敗。辦文工作尤其要樹立重視細(xì)節(jié)的工作理念，增強(qiáng)把握細(xì)節(jié)的本領(lǐng)。辦公室工作中的一封信、一份文件、一個(gè)電話、一場(chǎng)會(huì)議都關(guān)乎政令的通暢和學(xué)校的大局，用“細(xì)節(jié)決定成敗”的自覺意識(shí)要求自己是做好辦公室工作的有力保證。

辦公室工作的“細(xì)”主要表現(xiàn)在：（1）想得細(xì)。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，辦公室工作千頭萬(wàn)緒，如果不事先在頭腦中構(gòu)建一張運(yùn)行圖就埋頭苦干，往往南轅北轍、漏洞百出、事倍功半。想得細(xì)需需要一顆責(zé)任心。凡是屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的事、領(lǐng)導(dǎo)交辦的事、同事托付的事就一定要盡心盡責(zé)做到讓自己滿意、讓他人滿意，不留遺憾。想得細(xì)還需要用心。用心觀察、用心思考，設(shè)身處地為他人著想，盡可能地將事情的全過程在腦海中預(yù)先推演一遍，做到?jīng)]有遺漏、不留死角。比如，在會(huì)議室管理上，及時(shí)與學(xué)校有關(guān)部門對(duì)接，避免遇到兩個(gè)部門在申請(qǐng)時(shí)“撞車”的尷尬；提前至少一天準(zhǔn)備好所需的一切資源和材料，并且小會(huì)提前半個(gè)小時(shí)開會(huì)議室，大會(huì)提前一個(gè)小時(shí)開會(huì)議室進(jìn)行開窗通風(fēng)，夏天和冬天要提前開空調(diào)，雨天準(zhǔn)備好備用傘和防滑墊等。雖然這都是看似很平凡的事，但是把平凡的事情做好了就是不平凡，參加會(huì)議的人可以從這些小細(xì)節(jié)上體會(huì)到工作人員的用心。（2）做得細(xì)。辦公室工作繁雜忙亂，在做事的過程中要善于按照主次、輕重、緩急分類處理，主要工作重點(diǎn)辦、急事急辦、特事特辦，小事不漏辦。比如，接待以細(xì)致周全見質(zhì)量，最能體現(xiàn)出“細(xì)”的功夫。首先，制訂接待方案要細(xì)心。對(duì)議程的每個(gè)環(huán)節(jié)，涉及的每個(gè)人員都要作明確的安排，確保各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)相扣、有條不紊，確保工作人員能既明確分工又形成密切配合的工作合力。其次，事先的安排要深入細(xì)致。針對(duì)不同的天氣、不同的喜好、不同的需要安排好食物、住宿和出行；應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的措施要周全，如出現(xiàn)臨時(shí)改變行程，突然停電，或者出現(xiàn)了不可抗力的其他情況，要多想幾個(gè)“萬(wàn)一”，準(zhǔn)備幾套預(yù)案，以備不時(shí)之需，保證臨變不驚、處變不亂。再次，全程跟蹤服務(wù)要細(xì)致。人員的出場(chǎng)順序、頒獎(jiǎng)順序、舞臺(tái)效果以及其他具體要求都要一絲不茍、細(xì)致認(rèn)真的落到實(shí)處。最后，事后收尾工作要細(xì)膩。協(xié)助相關(guān)人員做好物品清理、文件回收歸檔、新聞報(bào)道和工作總結(jié)自查，做到會(huì)散事清，不留遺漏。不過，辦公室工作人員在細(xì)處落實(shí)工作時(shí)決不能一廂情愿地按照自己的主觀判斷任意行事，還需要主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格和思維方式，主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，按時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)度，以便及時(shí)調(diào)整工作方案，有的放矢地完成工作任務(wù)。

三、著眼于實(shí)是辦公室工作的法寶

俗語(yǔ)說：“空談?wù)`國(guó)，實(shí)干興邦”，高職院校作為一個(gè)集體，同樣也適用這個(gè)道理，而辦公室肩負(fù)著決策參考、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、督查督辦、服務(wù)師生的重要職能，上級(jí)部門的指示和文件精神能否上情下達(dá)、落地生根，學(xué)校各部門和師生的建議和愿景能否下情上報(bào)、必有回響，這必然要求“求實(shí)務(wù)實(shí)”這個(gè)法寶。

辦公室工作的“實(shí)”主要表現(xiàn)在：（1）實(shí)事求是。實(shí)事求是是毛澤東在新民主主義革命時(shí)期倡導(dǎo)的思想路線，堅(jiān)持這條思想路線，中國(guó)革命轉(zhuǎn)危為安，取得勝利。實(shí)事求是是毛澤東思想的靈魂，是中國(guó)革命在關(guān)鍵時(shí)刻轉(zhuǎn)危為安的法寶，也是辦公室工作的指導(dǎo)思想。辦公室工作人員想問題、辦事情，要一切從實(shí)際出發(fā)，摸清實(shí)情，為發(fā)現(xiàn)問題和解決問題打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；在日常辦文辦會(huì)辦事時(shí)，要老實(shí)做人，踏實(shí)辦事，以事實(shí)為依據(jù)，不憑空捏造，不無(wú)中生有，不道聽途說；做人做事不能搞“兩面派”，不能說一套做一套，要有擔(dān)當(dāng)，不因害怕受到批評(píng)而弄虛作假說假話，匯報(bào)工作不夸大其詞也不避重就輕，如實(shí)反映情況，還原真相；總結(jié)經(jīng)驗(yàn)不虛美不隱惡，不搞“假、大、空”，切實(shí)做到說話讓人相信，辦事讓人放心。只有樹立實(shí)事求是的工作作風(fēng)，才能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可信、可靠、可行的決策。（2）務(wù)實(shí)高效。毛澤東同志曾說：“什么東西只有抓得很緊，毫不放松，才能抓住。抓而不緊，等于不抓?！鞭k公室作為中樞部門，是一面旗幟、一個(gè)標(biāo)桿，在學(xué)校各部門及師生中有著示范導(dǎo)向作用，因此辦公室人員在工作中務(wù)必要做到蹄疾步穩(wěn)，腳踏實(shí)地，不虛夸不浮華，坐得住冷板凳，也沉得下心，力戒形式主義，以高質(zhì)量、高水平的工作給全校師生做好表率。要做到務(wù)實(shí)高效還必須建立并落實(shí)責(zé)任追究制度，將責(zé)任具體分解到人頭，是否落實(shí)必須有人過問，不論結(jié)果好壞也必須有考核，做到層層負(fù)責(zé)任，人人有壓力，工作不過夜，力保工作成效。

綜上所述，辦公室工作看起來(lái)平凡無(wú)奇，但作為學(xué)校主要職能部門，辦公室工作人員的一舉一動(dòng)，一言一行，一文一會(huì)，甚至一字一句稍有差錯(cuò)，都會(huì)給學(xué)校造成不同的影響和損失，俗語(yǔ)說：“千里之堤，潰于蟻穴?！?%的差錯(cuò)都可能導(dǎo)致100%的失敗，因此，在實(shí)踐中“嚴(yán)、細(xì)、實(shí)”的工作作風(fēng)就顯得更為重要且必要，這應(yīng)當(dāng)成為辦公室所有人員的工作追求和職業(yè)操守，內(nèi)化于心，外化于行。

參考文獻(xiàn)：

[1]賀清生.辦文工作要提高把握細(xì)節(jié)的能力[J].秘書工作，2008（10）.

[2]楊雪梅.淺析高校辦公室管理工作[J].中國(guó)校外教育，2015（12）.