淺談提升高校教務(wù)員工作效率的策略

[摘 要] 教務(wù)管理是整個(gè)學(xué)校管理的核心和基礎(chǔ)，教務(wù)員作為高?；鶎咏虒W(xué)管理人員，在教學(xué)管理工作中起著承上啟下的重要作用。工作效率是檢驗(yàn)工作能力和工作成效的重要標(biāo)尺，同一項(xiàng)工作任務(wù)，因采用不同的工作方式，將呈現(xiàn)“事半功倍”和“事倍功半”兩種效率差別。作為基層教學(xué)管理人員，唯有提高工作效率，努力做到“事半功倍”，才能促進(jìn)整個(gè)教學(xué)管理工作順利、有序地開(kāi)展。

[關(guān) 鍵 詞] 教務(wù)員；工作效率；教務(wù)管理

[中圖分類(lèi)號(hào)] G715 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）21-0185-01

伴隨高校招生規(guī)模與教學(xué)質(zhì)量日益不斷的完善和提升，高校教學(xué)管理工作呈現(xiàn)縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，這就決定了教務(wù)員工作服務(wù)受眾繁雜，涉及面廣，且要全程參與教學(xué)管理所有工作，故而其工作內(nèi)容和狀態(tài)表現(xiàn)出既有規(guī)律性又有突發(fā)性的復(fù)雜、忙亂現(xiàn)象。因此，教務(wù)員必須高效率地完成各項(xiàng)工作，這對(duì)確保高校教學(xué)管理工作順利運(yùn)行具有重要意義。教務(wù)員工作效率的提升需要教務(wù)員本身、學(xué)校和學(xué)院三方面的共同努力才能得以實(shí)現(xiàn)。本文結(jié)合自身工作體會(huì)，淺析提升教務(wù)員工作效率的策略。

一、教務(wù)員自身方面

能否事半功倍地完成崗位工作，主要取決于執(zhí)行者自身的專(zhuān)業(yè)能力、素養(yǎng)和熟練程度。教務(wù)員自身需從以下幾方面提升工作效率。

（一）明確工作職責(zé)和崗位定位

教務(wù)員工作在二級(jí)學(xué)院教學(xué)院長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展，業(yè)務(wù)上受學(xué)院教學(xué)院長(zhǎng)和教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)。主要的工作職責(zé)大致包括：協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)做好教學(xué)計(jì)劃及運(yùn)行的實(shí)施，做好教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作，管理學(xué)籍、學(xué)歷，落實(shí)學(xué)校組織的考務(wù)及學(xué)生成績(jī)管理，教學(xué)檔案的收集和保存，協(xié)助完成教學(xué)改革、課程建設(shè)和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等項(xiàng)目的申報(bào)、過(guò)程檢查、結(jié)題和績(jī)效考核以及各個(gè)環(huán)節(jié)材料的收集、遞交、存檔等工作。這些工作可分為兩大類(lèi)：常規(guī)性工作和非常規(guī)性工作。對(duì)于常規(guī)性工作，教務(wù)員應(yīng)熟練掌握工作流程，明確思路，合理分配時(shí)間，可制定一份年工作計(jì)劃，提前做好準(zhǔn)備。而非常規(guī)性工作則無(wú)規(guī)律可循且通常帶有突發(fā)性和緊急性，這就需要教務(wù)員分清事情的輕重緩急，果斷處理[1]。

（二）簡(jiǎn)化工作流程，規(guī)范工作程序

每項(xiàng)工作開(kāi)展之初，教務(wù)員要十分清楚工作內(nèi)容和流程，對(duì)可以合并、刪減的步驟予以合并或刪減處理，以簡(jiǎn)化流程。另外，要安排并限定每個(gè)步驟的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，養(yǎng)成嚴(yán)格按照時(shí)間要求執(zhí)行工作的習(xí)慣。最后，要積極主動(dòng)地從工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，探索更方便、更簡(jiǎn)潔的工作方式。例如，對(duì)教務(wù)處下達(dá)的各種表格信息的收集、統(tǒng)計(jì)和匯總，教務(wù)員首先要清楚各個(gè)目錄的信息內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)的時(shí)間范圍、所填信息的格式要求等；其次，編制詳盡的填表說(shuō)明以供參考，可大大降低溝通的時(shí)間成本，又可避免信息的反復(fù)修改。

（三）信息化管理

加強(qiáng)自身信息化辦公能力，靈活運(yùn)行計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)高效、規(guī)范地完成各項(xiàng)工作。依托校內(nèi)局域網(wǎng)絡(luò)，建立內(nèi)部交流平臺(tái)與學(xué)校各部門(mén)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)聯(lián)系，做到實(shí)時(shí)掌握各項(xiàng)信息。運(yùn)用Office辦公軟件，可高效率地完成各項(xiàng)信息的編輯、統(tǒng)計(jì)、運(yùn)算和分析。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)通訊手段，可及時(shí)將各類(lèi)信息傳達(dá)給每位教師。對(duì)不宜在網(wǎng)站公開(kāi)的各類(lèi)信息和需階段性上報(bào)的表格信息，本人通過(guò)建立公共網(wǎng)易郵箱，向?qū)W院內(nèi)部教職工提供了便捷的文檔下載平臺(tái)，避免了信息的重復(fù)性轉(zhuǎn)發(fā)，同時(shí)提高了工作效率。

二、學(xué)校方面

教務(wù)員是教學(xué)管理隊(duì)伍的基層管理人員，屬教輔崗位，在二級(jí)學(xué)院基層工作，與同級(jí)職稱(chēng)的其他行政崗位相比，薪資、福利待遇以及職位晉升空間都很低，付出和回報(bào)的不均衡使教務(wù)員工作滿意度下降，從而導(dǎo)致職業(yè)倦怠，影響工作效率[2]。

學(xué)校職能部門(mén)應(yīng)制定完善的教務(wù)管理人員評(píng)價(jià)和激勵(lì)制度。從教務(wù)員的選拔、培訓(xùn)、職稱(chēng)評(píng)聘和晉升，到教務(wù)員隊(duì)伍的建設(shè)和長(zhǎng)期規(guī)劃等均需制定相應(yīng)的制度。以良好的制度為平臺(tái)，吸引更多更優(yōu)秀的人才加入教務(wù)員隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)教務(wù)員隊(duì)伍可持續(xù)的良性發(fā)展。

三、學(xué)院方面

我校教務(wù)員配置比例按生師比為1∶500配置，而隨著招生人數(shù)和規(guī)模的不斷擴(kuò)張，教務(wù)員編制仍在1到2人之間。對(duì)于教務(wù)員數(shù)量大于等于2人的學(xué)院，由于職責(zé)分工模糊，導(dǎo)致教務(wù)員成了二級(jí)學(xué)院的大管家，甚至有些教務(wù)員會(huì)被指派辦理一些教務(wù)管理職責(zé)以外的事情。另外，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事情，以及教務(wù)處臨時(shí)下達(dá)的業(yè)務(wù)工作，這些情況的存在，嚴(yán)重致使教務(wù)員不堪重負(fù)[3]。

由于教務(wù)員的人事關(guān)系在二級(jí)學(xué)院，業(yè)務(wù)在教務(wù)處，因此其業(yè)務(wù)工作應(yīng)由教務(wù)處統(tǒng)一規(guī)定，其他工作則由二級(jí)學(xué)院與教務(wù)處聯(lián)合商定，以確保工作崗位之間工作量的相互平衡。二級(jí)學(xué)院對(duì)教務(wù)員的具體工作分工應(yīng)盡量明確化，以避免教務(wù)員工作重復(fù)或相互推諉等情況的發(fā)生，進(jìn)而造成工作拖拉、效率低下。

綜上所述，高校教務(wù)員工作效率的提高需要學(xué)校政策的改善和激勵(lì)，需要二級(jí)學(xué)院對(duì)具體工作劃分的明確化，需要教務(wù)員隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化建設(shè)，更重要的是需要教務(wù)員自身能力和業(yè)務(wù)水平的提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]王羽.淺談高校教務(wù)員如何做好教務(wù)工作[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013，11（7）：175.

[2]徐艷.高校教務(wù)員職業(yè)倦怠成因及對(duì)策分析[J].廣東技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)），2013（6）：113-117.

[3]李靜波.關(guān)于高校二級(jí)學(xué)院本科教學(xué)秘書(shū)工作機(jī)制研究[J].教育現(xiàn)代化，2017（9）：59-61.