檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展趨勢(shì)和應(yīng)對(duì)策略探析

[摘 要] 隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們生活中很多事物都實(shí)現(xiàn)了信息化。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，加快了信息化的發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)面臨巨大的挑戰(zhàn)，以計(jì)算機(jī)為依托的檔案管理也不斷實(shí)現(xiàn)了信息化。電子檔案管理摒棄了傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)的弊端，近幾年的檔案管理工作逐漸取得了一些進(jìn)步，但是如今的檔案管理中仍存在一些問(wèn)題。主要梳理了當(dāng)前電子檔案管理中存在的一些問(wèn)題，同時(shí)對(duì)于檔案管理信息化未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了分析，并提出一些提高檔案計(jì)算機(jī)管理高效執(zhí)行的應(yīng)對(duì)策略。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案計(jì)算機(jī)管理；發(fā)展趨勢(shì)；策略

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）21-0148-02

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)加快了信息化時(shí)代的步伐，信息技術(shù)得到迅猛的發(fā)展，辦公自動(dòng)化也得到了迅速提高。各行各業(yè)在進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)存儲(chǔ)的時(shí)候，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)形式暴露出很多弊端。跟隨時(shí)代前進(jìn)的步伐，當(dāng)今時(shí)代的信息化發(fā)展趨勢(shì)就要求檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化辦公。檔案信息管理的電子化實(shí)現(xiàn)摒棄了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的一些弊端，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了文檔錄入的高校辦公，同時(shí)也有助于推動(dòng)我國(guó)在各行各業(yè)電子信息化的發(fā)展。本文主要梳理了當(dāng)前電子檔案管理中存在的一些問(wèn)題，并且進(jìn)一步分析了信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)為了順應(yīng)時(shí)代的需求，提出一些應(yīng)對(duì)策略來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效執(zhí)行。

一、電子檔案管理的現(xiàn)存狀況

（一）軟硬件受限

電子檔案的管理是依托計(jì)算機(jī)等各個(gè)電子設(shè)備，在平時(shí)的檔案管理中如果無(wú)法保證基礎(chǔ)設(shè)施的供應(yīng)以滿足存儲(chǔ)的需求，那么檔案的存儲(chǔ)也就無(wú)法得到高效執(zhí)行的保障。在當(dāng)今管理中，某些部門存在經(jīng)費(fèi)有限的問(wèn)題，這就制約了設(shè)備數(shù)量的擴(kuò)增，從而影響電子設(shè)備數(shù)量的有限利用，無(wú)法使檔案的管理得到有效施展。同時(shí)現(xiàn)如今需要存儲(chǔ)的文件多種多樣，每一個(gè)人存儲(chǔ)文件的形式也不同，當(dāng)他人需要調(diào)閱的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)格式不兼容或者受限的問(wèn)題。因此在檔案的存儲(chǔ)與管理方面需要有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，方便以后不同部門的調(diào)閱。軟硬件雙方面的限制使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化變得舉步維艱，同時(shí)也不利于整個(gè)時(shí)代信息化實(shí)現(xiàn)的進(jìn)程。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全性不高

網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一直是計(jì)算機(jī)管理方面要重視的一個(gè)環(huán)節(jié)，有些部門存儲(chǔ)的是一些機(jī)密文件，一旦丟失就會(huì)嚴(yán)重?fù)p害到自身的利益。然而，部分地方對(duì)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)比較薄弱，沒(méi)有很好的防范措施。有些病毒或者人為的肆意入侵增加了檔案管理和信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)這種泄密人們又不能很好地察覺(jué)，采取的補(bǔ)救措施往往也是無(wú)濟(jì)于事。這就導(dǎo)致信息的流失與保密管理背道而馳。這種警惕意識(shí)薄弱、安全意識(shí)較差存在的弊端阻礙著社會(huì)和諧發(fā)展的要求，同時(shí)制約著信息化的進(jìn)步。

（三）專業(yè)信息管理人員的匱乏

檔案管理者是直接與計(jì)算機(jī)接觸的人，作為一名信息管理者需要有專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代，各行各業(yè)都需要用到計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。然而對(duì)于檔案管理方面，人們?nèi)菀资韬鲆患虑椋J(rèn)為懂得計(jì)算機(jī)操作就可以應(yīng)對(duì)管理事件，這就導(dǎo)致一些非計(jì)算機(jī)專業(yè)的人從事檔案管理，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)相關(guān)人才在部門中的比例很低。專業(yè)化的管理人才的缺失會(huì)導(dǎo)致有些工作無(wú)法進(jìn)行。比如有些機(jī)密性高的信息管理，檔案管理方面專業(yè)人才缺失，很容易導(dǎo)致機(jī)密性文件的缺失，這就要求管理人員掌握專業(yè)的安全管理的知識(shí)，才能夠應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，進(jìn)一步強(qiáng)化文件存儲(chǔ)的安全性。

（四）信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)永久保存

現(xiàn)在的時(shí)代是一個(gè)信息轟炸的時(shí)代，任何行為都會(huì)產(chǎn)生信息數(shù)據(jù)然后被存儲(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)加強(qiáng)了人們的信息存儲(chǔ)管理意識(shí)。有些地方在信息管理上存在的問(wèn)題是：文檔信息不能實(shí)現(xiàn)永久保存，因?yàn)殡S著信息存儲(chǔ)數(shù)量的增多，計(jì)算機(jī)的容納有限，有些文件在管理上就會(huì)出現(xiàn)丟失，不能夠保障其良好的完整性。同時(shí)計(jì)算機(jī)很容易意外故障，比如正在錄信息的同時(shí)突然斷電，由于沒(méi)有及時(shí)保存文件信息就會(huì)導(dǎo)致信息的缺失，或者由于操作人員的疏忽造成計(jì)算機(jī)的格式化就會(huì)失去之前所有的檔案信息造成重大損失。

二、檔案計(jì)算機(jī)管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)今檔案管理存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的一些弊端，未來(lái)的檔案管理會(huì)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，相關(guān)多媒體信息的采集、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、信息的管理以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)和管理軟件都會(huì)逐漸實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，從而使檔案管理秩序有效地進(jìn)行。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)和最優(yōu)的特性，同時(shí)滿足經(jīng)濟(jì)有效地需求、簡(jiǎn)化相關(guān)運(yùn)作模式精簡(jiǎn)出能夠滿足全面需求所必要的高效能的環(huán)節(jié)。為了使標(biāo)準(zhǔn)的目的能夠達(dá)到整體功能的最佳效果，在檔案管理的同時(shí)要協(xié)調(diào)好使用對(duì)象以及存儲(chǔ)對(duì)象的關(guān)系，協(xié)調(diào)有效的方式建立平衡。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展趨勢(shì)為科學(xué)管理奠定基礎(chǔ)，有助于促進(jìn)檔案管理高效的運(yùn)行。

（二）注重專業(yè)人才的培養(yǎng)

根據(jù)前文所述可知，在以往的檔案管理中，對(duì)管理者的要求并不高。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的不斷普及，這對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。大量的信息數(shù)據(jù)需要運(yùn)用專業(yè)的知識(shí)手段進(jìn)行存儲(chǔ)整理，相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作必須達(dá)到熟練，不斷地構(gòu)建自身的知識(shí)體系以滿足信息化時(shí)代對(duì)復(fù)合型人才的要求。檔案管理者的選拔也不斷面向信息技術(shù)的人群，同時(shí)當(dāng)下檔案管理者人員也在不斷積極參加各種檔案信息管理的技能知識(shí)。每個(gè)人在勝任工作的同時(shí)也要提升自身的職業(yè)道德，遵守職業(yè)規(guī)矩從多方面嚴(yán)格要求自己。

（三）信息技術(shù)水平的提升

時(shí)代在不斷發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展最近幾年在中國(guó)突飛猛進(jìn)。在我們的生活周圍處處存在不同形式的信息技術(shù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)挑戰(zhàn)著人們的思維意識(shí)，人們正在積極參與應(yīng)對(duì)信息大爆炸的時(shí)代。同理檔案的信息化也要步入這樣一個(gè)隊(duì)列，在檔案管理方面更加科技現(xiàn)代化，在未來(lái)檔案的管理操作也更加智能化。在檔案管理方面，要正確樹立與之俱進(jìn)的意識(shí)，要不斷地順應(yīng)時(shí)代的方向來(lái)提升檔案管理的科技水平。并且我們要從加快檔案管理的目的出發(fā)，充分發(fā)揮信息化進(jìn)步對(duì)于信息管理所帶來(lái)的價(jià)值。

（四）網(wǎng)絡(luò)安全性提高

在任何一個(gè)信息行業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全都是被高度重視的，檔案管理的信息化也在不斷強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全的意識(shí)。有時(shí)候檔案的管理涉及機(jī)密性的文件，在進(jìn)行管理的同時(shí)更加注重對(duì)數(shù)據(jù)安全的管理。在安全方面正在展開積極有效的手段不斷地強(qiáng)化，相關(guān)人員也正不斷強(qiáng)化相關(guān)方面的培訓(xùn)，把網(wǎng)絡(luò)安全當(dāng)作關(guān)鍵性的問(wèn)題。現(xiàn)在相關(guān)的領(lǐng)域的專家正在不斷探索新的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，比如基于數(shù)據(jù)挖掘的入侵檢測(cè)技術(shù)、基于生物免疫的入侵檢測(cè)技術(shù)等。

三、強(qiáng)化檔案管理計(jì)算機(jī)化的應(yīng)對(duì)策略

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理所用的設(shè)備是積極有效開展檔案管理的基礎(chǔ)，在硬件設(shè)施的配備方面，應(yīng)該強(qiáng)化相應(yīng)的硬件設(shè)施，提高辦事效率。檔案電子化的存儲(chǔ)是在計(jì)算機(jī)上，由于計(jì)算機(jī)設(shè)備會(huì)存在偶然性的宕機(jī)，那么管理的資料就都會(huì)找不到或者丟失，這時(shí)候進(jìn)行電子存檔的同時(shí)就要考慮文檔的多備份。這就需要多個(gè)服務(wù)器的支持，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該予以支持，多準(zhǔn)備幾個(gè)服務(wù)器進(jìn)行文檔的備份以防文檔的丟失。檔案的管理離不開軟件支持，有時(shí)候?qū)ξ臋n的管理需要軟件的實(shí)施便利、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，這就需要相關(guān)人員在軟件升級(jí)發(fā)方面不斷努力，從而高效的實(shí)現(xiàn)文檔的歸檔統(tǒng)一、保管安全以及使用的有序。

（二）不斷提升管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)及專業(yè)素養(yǎng)

從事任何一項(xiàng)工作首要的就是有職業(yè)道德，對(duì)所從事的工作要有責(zé)任心。因?yàn)閷?duì)于一些機(jī)要機(jī)關(guān)文件而言，保密工作是一項(xiàng)必要要求，如果職業(yè)道德低下很容易導(dǎo)致機(jī)密文件的泄露或者被惡意者偷窺。同時(shí)要不斷地強(qiáng)化所需要的計(jì)算機(jī)的專業(yè)知識(shí)，不僅要懂得使用軟件存儲(chǔ)文檔信息，還要學(xué)會(huì)對(duì)于一些突發(fā)事件比如宕機(jī)等事件能夠積極有效的展開工作，高效處理問(wèn)題，以提高工作效率。信息時(shí)代發(fā)展要求每一個(gè)管理人員懂得與時(shí)俱進(jìn)，相關(guān)單位要予以高度的重視，針對(duì)檔案的信息管理可以為他們提供機(jī)會(huì)進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。同時(shí)在進(jìn)行管理者人才招聘的同時(shí)要加大相關(guān)知識(shí)專業(yè)的人才的比例，不斷優(yōu)化單位或企業(yè)的人才結(jié)構(gòu)。

（三）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全是高校展開工作的前提，管理者應(yīng)當(dāng)建立合理的信息使用機(jī)制。比如在使用檔案管理軟件的時(shí)候，推出一名管理員專門負(fù)責(zé)使用者的權(quán)限設(shè)置，不同級(jí)別的人應(yīng)當(dāng)有不同的權(quán)限，這就防止人為的肆意篡改的現(xiàn)象。在一些調(diào)查研究中，我國(guó)面臨著嚴(yán)峻的網(wǎng)絡(luò)安全形勢(shì)，病毒漏洞數(shù)量激增，網(wǎng)絡(luò)攻擊也愈演愈烈。管理者在平時(shí)辦公的同時(shí)要做到定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)診斷，加大信息安全檢查力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、堵塞漏洞，從根本上消除安全隱患。在辦公管理的同時(shí)也應(yīng)制定相應(yīng)的相關(guān)的安全行為準(zhǔn)則，規(guī)范每個(gè)人的行為，實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理。另外要學(xué)會(huì)利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)與平臺(tái)，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)工具以保證網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化環(huán)境的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）積極有效的管理制度

提高檔案計(jì)算機(jī)管理的基本規(guī)范就是建立一套積極有效的管理制度，只有將檔案的管理制度實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化，才能夠促進(jìn)檔案管理在計(jì)算機(jī)上的有效推進(jìn)。在每一個(gè)企業(yè)單位或者部門，領(lǐng)導(dǎo)層都應(yīng)該高度重視建立一套符合實(shí)際的規(guī)章制度，有了相應(yīng)的制度支持，每個(gè)人才能更加富有責(zé)任感的展開工作。這樣也能夠推動(dòng)管理工作的順利實(shí)施，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，嚴(yán)格的執(zhí)行規(guī)章制度。同時(shí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要學(xué)會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，針對(duì)信息的發(fā)展適當(dāng)?shù)母鶕?jù)實(shí)際情況調(diào)整相關(guān)管理制度，從而有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)未來(lái)管理信息檔案工作的探索與構(gòu)建。

通過(guò)本文分析可知，當(dāng)今檔案計(jì)算機(jī)管理的實(shí)現(xiàn)推動(dòng)了管理者的辦事效率，然而正如本文前述可知，當(dāng)今的檔案管理在基礎(chǔ)設(shè)施、管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及網(wǎng)絡(luò)安全等各方面都存在一些弊端。同時(shí)針對(duì)這些出現(xiàn)的問(wèn)題，在文中提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略以便加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)管理的更好進(jìn)行。要想與時(shí)俱進(jìn)就必須有效地利用信息化為工作開展帶來(lái)的便利因素，不斷掌握先進(jìn)的信息管理技術(shù)，提出有效的管理放法，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的科學(xué)化，不斷推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]金永振.論檔案管理的信息化[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017（2）.

[2]劉海濤.淺談檔案管理的信息化發(fā)展趨勢(shì)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2014（31）.