就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新研究

[摘 要] 學(xué)生檔案管理是當(dāng)前高等院校的一項(xiàng)重要工作。從高校學(xué)生檔案的就業(yè)功能出發(fā)，對(duì)當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)分析，并探討基于就業(yè)服務(wù)層面的學(xué)生檔案創(chuàng)新管理對(duì)策，以期提升管理質(zhì)量和效率。

[關(guān) 鍵 詞] 就業(yè)；高校；檔案管理

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）21-0142-02

高校學(xué)生檔案是真實(shí)、客觀、系統(tǒng)反映學(xué)生成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)生活、能力水平、身心發(fā)展、社會(huì)實(shí)踐等情況的重要信息憑證，在學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用。當(dāng)前，以市場(chǎng)為導(dǎo)向的就業(yè)機(jī)制背景下，許多用人單位在選聘高校畢業(yè)生時(shí)通常把學(xué)生檔案作為重要參考因素。在就業(yè)形勢(shì)日益嚴(yán)峻的今天，高校學(xué)生檔案重要性越發(fā)凸顯，要求學(xué)校重視并積極創(chuàng)新管理，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)生良好就業(yè)。

一、高校學(xué)生檔案的基本概括

（一）基本構(gòu)成

高校學(xué)生檔案是我國(guó)人事檔案管理的重要組成部分，就是大學(xué)生在高等院校學(xué)習(xí)、生活及參與各類社會(huì)實(shí)踐等情況的真實(shí)、客觀、歷史的記錄，是反映高校學(xué)生家庭、社會(huì)關(guān)系最為主要的原始性材料，同時(shí)是高校學(xué)生未來(lái)就業(yè)、任職、考核等不可或缺的依據(jù)，是大學(xué)生從校園走向社會(huì)的一個(gè)人生履歷。當(dāng)前，因各高校對(duì)學(xué)生檔案創(chuàng)建要求和標(biāo)準(zhǔn)有所不同，所以檔案內(nèi)容也會(huì)有差異，但總體包括以下方面：（1）學(xué)生的基本情況：性別、出生年月、籍貫等；（2）入學(xué)材料；（3）學(xué)習(xí)情況：成績(jī)單、獎(jiǎng)懲情況等；（4）思想政治表現(xiàn)：入黨、入團(tuán)資料；（5）身心健康情況：軍訓(xùn)考核、體檢表等；（6）技能水平：資格證書、賽事活動(dòng)表現(xiàn)等；（7）社會(huì)實(shí)踐情況；（8）信用評(píng)測(cè)情況；（9）畢業(yè)基本材料。

（二）學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能

1.身份功能

高校學(xué)生檔案不但包括學(xué)生在大學(xué)期間的學(xué)習(xí)、政治思想、品德、身心健康、專業(yè)技能等內(nèi)容，還包括特長(zhǎng)、誠(chéng)信、社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容。不僅反映大學(xué)生高校期間的成長(zhǎng)經(jīng)歷，同時(shí)反映高校培養(yǎng)專業(yè)學(xué)生的系統(tǒng)過(guò)程，這是國(guó)家及社會(huì)全方位了解、選拔、考核人才的一個(gè)重要依據(jù)。用人單位通過(guò)查閱學(xué)生檔案，可更迅速、全面地了解學(xué)生基本情況，進(jìn)而能對(duì)高校畢業(yè)生有基本認(rèn)識(shí)。

2.發(fā)展功能

高校學(xué)生檔案信息的權(quán)威性，使其成為大學(xué)畢業(yè)生和社會(huì)用人單位間雙向選擇的重要橋梁。在實(shí)際招聘中，有些政府單位或企業(yè)在選聘人才時(shí)，通常會(huì)先聽取學(xué)校對(duì)畢業(yè)生的基本介紹，而后通過(guò)查閱學(xué)生的檔案，了解學(xué)生專業(yè)學(xué)習(xí)和綜合素質(zhì)情況，最后確定面試人選。實(shí)踐表明，全方位、高質(zhì)量的高校學(xué)生檔案對(duì)用人單位有很強(qiáng)吸引力，同時(shí)使學(xué)生擁有更多的就業(yè)選擇和發(fā)展機(jī)會(huì)。

3.保障功能

高校學(xué)生檔案的科學(xué)管理及利用有助于保障大學(xué)生就業(yè)的合法權(quán)益。當(dāng)前社會(huì)上有些用人單位選聘時(shí)不需調(diào)取檔案、不落戶口，許多高校畢業(yè)生不重視人事檔案重要性。但隨著人事制度改革深入，人事管理日益規(guī)范化。高校畢業(yè)生就業(yè)后相關(guān)落戶、辦理社保、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)等均需要用到人事檔案，對(duì)大學(xué)畢業(yè)后繼續(xù)升學(xué)、報(bào)考公務(wù)員同樣要用到人事檔案。因此，高校有責(zé)任強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)培養(yǎng)，并做好高校學(xué)生就業(yè)后檔案投遞管理，保障學(xué)生合法權(quán)益。

二、當(dāng)前我國(guó)高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題分析

（一）管理機(jī)制有待完善

學(xué)生檔案管理是高校一項(xiàng)重要的日常工作，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)高校在管理學(xué)生檔案上歸口不統(tǒng)一，檔案部門、人事部門、就業(yè)中心、學(xué)生處及各分院（系）都設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)。從當(dāng)前高校開展的學(xué)生檔案管理看，大多數(shù)院校過(guò)于注重教學(xué)及其他檔案管理，未能充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理重要性，從而出現(xiàn)未配置專職檔案管理人員或人員不足的情況，以至于不能進(jìn)行有效的檢查、指導(dǎo)。其次，尚未把學(xué)生檔案管理優(yōu)劣和院校檔案部門績(jī)效掛靠，管理制度不完善，造成學(xué)生檔案在創(chuàng)建、收集、整理等方面出現(xiàn)諸多問(wèn)題，比如材料用紙規(guī)格不統(tǒng)一、書寫不規(guī)范、評(píng)價(jià)內(nèi)容一致、材料缺失等。學(xué)生檔案管理機(jī)制不完善，直接影響到檔案質(zhì)量，既不能給予用人單位有價(jià)值的參考，同時(shí)降低了畢業(yè)生檔案服務(wù)效用。

（二）管理方式較為落后

現(xiàn)階段，我國(guó)高校在管理學(xué)生檔案上有兩種方式：（1）集中管理，即院校學(xué)生處或就業(yè)中心進(jìn)行統(tǒng)一化、集中化管理；（2）分散管理，是指高校的二級(jí)學(xué)院（系）、專業(yè)辦公室進(jìn)行管理。不論是采用何種方式，目前許多院校都是在學(xué)生畢業(yè)時(shí)才會(huì)對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理，但就業(yè)活動(dòng)通常在畢業(yè)前半年就開始了。如今，校園招聘會(huì)已廣泛開展，用人單位直接到學(xué)校選聘學(xué)生，學(xué)生也可選擇心儀的崗位。在雙向選擇的過(guò)程中，用人單位尤其是國(guó)企、事業(yè)單位極為重視學(xué)生檔案，通常在筆試、面試后會(huì)查看畢業(yè)生的檔案信息。若畢業(yè)生所在高校待到學(xué)生畢業(yè)時(shí)才集中歸檔、管理學(xué)生檔案時(shí)，往往會(huì)導(dǎo)致用人單位不能第一時(shí)間查閱學(xué)生的完整檔案，比如成績(jī)單在教務(wù)處、日常德育成績(jī)?cè)趯W(xué)生處、證書在學(xué)生手中等，歸檔材料相對(duì)分散，影響檔案就業(yè)功能和作用的發(fā)揮。

（三）檔案利用相對(duì)滯后

通常高校畢業(yè)生只有在和用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議，并開具報(bào)到證后，才能將學(xué)生檔案寄出，而這些滯后信息無(wú)法及時(shí)給用人單位給予參考。伴隨就業(yè)觀念、求職方式的改變，大多數(shù)高校畢業(yè)生直接到企業(yè)或單位工作不需要檔案，以至于檔案和人分離。同時(shí)，由于檔案利用上較為滯后，一些著急找工作的學(xué)生在簡(jiǎn)歷、自薦材料上作假，無(wú)法真正反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等情況，不利于高校學(xué)生就業(yè)發(fā)展。

三、基于就業(yè)視角的高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，提升服務(wù)效率

1.要求強(qiáng)化院校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案意識(shí)

學(xué)生檔案的建立、形成往往會(huì)涉及多個(gè)部門，所以需要使每各部門負(fù)責(zé)人、管理人員都能充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的重要性，也就是學(xué)生檔案直接關(guān)系高校素質(zhì)教育發(fā)展和往社會(huì)輸送高校人才的事業(yè)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看還關(guān)系院校的發(fā)展和知名度提升，因而，必須重視學(xué)生檔案關(guān)聯(lián)。同時(shí)，要積極打造出一支素質(zhì)高、綜合能力較強(qiáng)的學(xué)生檔案兼職管理隊(duì)伍，管理人員不但要認(rèn)識(shí)并掌握高校學(xué)生檔案管理方式方法，還應(yīng)熟悉學(xué)生工作，同時(shí)要加強(qiáng)和各專業(yè)、班級(jí)輔導(dǎo)員的聯(lián)系、溝通，及時(shí)收集需歸檔的內(nèi)容、材料，以確保學(xué)生檔案的有效性和完整性。

2.要加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理宣傳

院校應(yīng)積極通過(guò)校園網(wǎng)站、學(xué)校微博微信、校報(bào)、校園廣播等方式進(jìn)行就業(yè)指導(dǎo)，將學(xué)生檔案管理作為重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行宣傳，使學(xué)生建立和提升檔案意識(shí)，關(guān)注關(guān)心自身檔案，及時(shí)協(xié)助管理人員管理好檔案。人事檔案是每個(gè)人重要的、必要的社會(huì)身份證明，同時(shí)人權(quán)重要表現(xiàn)，應(yīng)引導(dǎo)學(xué)生珍惜自身的人事檔案。

（二）創(chuàng)新管理方式，增強(qiáng)服務(wù)功能

1.提升學(xué)生檔案管理的超前性

在高校畢業(yè)生就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，應(yīng)充分考慮檔案在學(xué)生就業(yè)中的特殊效用，要積極轉(zhuǎn)變以往學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才集中管理的方式，在學(xué)生進(jìn)入高校后就要進(jìn)行建檔管理，不應(yīng)有臨時(shí)行為，以免出現(xiàn)錯(cuò)裝、檔案遞轉(zhuǎn)不及時(shí)等問(wèn)題，確保檔案能及時(shí)為用人單位提供參考。

2.規(guī)范學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)程序，創(chuàng)新和改進(jìn)管理體系

在收集學(xué)生檔案材料時(shí)，院校內(nèi)的學(xué)生檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)和學(xué)生檔案材料產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人溝通、聯(lián)系，以便第一時(shí)間掌握學(xué)生的檔案材料。對(duì)學(xué)生入黨、評(píng)優(yōu)處分等材料必須及時(shí)整理、歸檔。同時(shí)，要根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，及時(shí)調(diào)整和增加檔案內(nèi)容，除傳統(tǒng)檔案內(nèi)容之外，還應(yīng)涵蓋學(xué)生的信用、綜合能力、專業(yè)技能、心理素質(zhì)、身體健康、興趣愛好、專業(yè)特長(zhǎng)等，盡量讓學(xué)生檔案更為全面、客觀、準(zhǔn)確，并要確保檔案完整，規(guī)范高校學(xué)生檔案管理。

3.充分利用先進(jìn)檔案管理技術(shù)

院校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際和技術(shù)條件，在檔案材料的收集、整理、編制、傳播及利用等方面，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)平臺(tái)，推進(jìn)信息化管理進(jìn)程。院校在學(xué)生入校時(shí)就創(chuàng)建學(xué)生電子檔案，定期由專人錄入學(xué)生在校的學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐等信息，形成檔案管理平臺(tái)，通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，如此不僅減輕管理人員的工作量和強(qiáng)度，還能提升檔案管理的效率。

4.強(qiáng)化學(xué)生檔案監(jiān)管工作

一方面，定期對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行檢查，并給予指導(dǎo)，以保證檔案材料的真實(shí)，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。另一方面，要把學(xué)生檔案管理納入業(yè)績(jī)考核，創(chuàng)建崗位責(zé)任制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確學(xué)生檔案管理人員的職責(zé)、工作內(nèi)容，對(duì)未能及時(shí)收集、處理、歸檔的行為進(jìn)行相應(yīng)處罰，對(duì)管理質(zhì)量?jī)?yōu)，學(xué)生檔案利用率高的管理院（系）、個(gè)人給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。如此有效調(diào)動(dòng)學(xué)生檔案管理人員的積極性，推進(jìn)學(xué)生檔案管理創(chuàng)新。

（三）開發(fā)檔案資源，強(qiáng)化就業(yè)優(yōu)勢(shì)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，人力資源開發(fā)是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容。高校學(xué)生檔案管理應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，逐步推進(jìn)檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)檔案隨人，為人才流動(dòng)給予信息支持，保證用人單位能用到有效的檔案。因而，需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)高校學(xué)生就業(yè)電子檔案庫(kù)，自材料采集、存儲(chǔ)、整理、檢索、利用等進(jìn)行，把每一年院校及全國(guó)高校畢業(yè)生的就業(yè)數(shù)據(jù)錄入，實(shí)現(xiàn)資源共享。這就要求就業(yè)指導(dǎo)教師能隨時(shí)和往屆畢業(yè)生進(jìn)行練習(xí)，依照學(xué)生就業(yè)情況及反饋意見，指導(dǎo)在校應(yīng)屆畢業(yè)生更好地解決就業(yè)中的問(wèn)題。同時(shí)，也可自用人單位反饋信息了解當(dāng)前社會(huì)最新的就業(yè)動(dòng)向和人才要求，對(duì)就業(yè)指導(dǎo)工作進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，推進(jìn)專業(yè)教學(xué)改革，創(chuàng)新人才培養(yǎng)方式和方法。此外，還可對(duì)就業(yè)市場(chǎng)的職業(yè)結(jié)構(gòu)、就業(yè)形勢(shì)變化等進(jìn)行合理有效的分析，讓學(xué)生更好地了解所面臨的就業(yè)形勢(shì)，轉(zhuǎn)變其就業(yè)觀念，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的就業(yè)。并且可把學(xué)生的就業(yè)檔案和就業(yè)跟蹤調(diào)查相聯(lián)系，讓檔案變“活”，成為重要的動(dòng)態(tài)信息獲取路徑，為院校剖析畢業(yè)生面對(duì)就業(yè)的心態(tài)，調(diào)整專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃，以便為在校大學(xué)生未來(lái)就業(yè)提供一定參考。

總之，高校學(xué)生檔案管理不但關(guān)系畢業(yè)生就業(yè)，還關(guān)系高校的建設(shè)和改革發(fā)展，應(yīng)不斷提升師生的檔案意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理方式，在此基礎(chǔ)上加大檔案資源開發(fā)力度，充分發(fā)揮檔案的就業(yè)服務(wù)功能，增強(qiáng)高校畢業(yè)生的就業(yè)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)良好的就業(yè)，提升院校社會(huì)影響力。

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