高職院檔案工作思考與建議

[摘 要] 圍繞檔案工作實(shí)際情況、管理中存在的不足、加強(qiáng)檔案管理的思考三個(gè)方面進(jìn)行工作探討。

[關(guān) 鍵 詞] 高職院；檔案工作；思考；建議

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）29-0238-01

筆者以教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》和省內(nèi)部分兄弟院校檔案工作的管理經(jīng)驗(yàn)為依托，對(duì)本校檔案工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了全面調(diào)研，闡述了本校檔案工作的基本情況，分析當(dāng)前存在的問題原因，提出發(fā)展對(duì)策與建議，為推進(jìn)本校檔案管理工作再上新臺(tái)階提供了理論參考。

一、檔案室基本情況

學(xué)校綜合檔案室于1978年6月1日成立，目前為本校中層副職級(jí)機(jī)構(gòu)，掛靠院長辦公室。現(xiàn)有檔案管理人員2人，其中專職1人，由于院長辦公室人員編制緊張，檔案室在實(shí)際運(yùn)行中2人均為兼職。檔案室館藏?cái)?shù)量8245卷，8493件，文書檔案1810卷（本），會(huì)計(jì)檔案6683卷（本），其中實(shí)物檔案收集極少，照片檔案、聲像檔案未做收集，從老校區(qū)圖書館帶來的陳舊書架1組（非檔案專用），館舍總面積110 m2，目前未做星級(jí)評(píng)定。

二、工作存在的不足

（一）對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

長期以來，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)、校企合作、科研工作、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育等工作投入巨大精力，成效顯著，存在忽略檔案工作、檔案工作地位不高、檔案工作制度不夠健全、歸檔門類不夠齊全、檔案管理不夠規(guī)范、工作缺乏連續(xù)性等現(xiàn)象。本單位部分人員及部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也存在一定誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理是基礎(chǔ)工作、常規(guī)工作，不能作為主要工作來抓，沒有學(xué)校中心工作容易出效果、出成績，忽略了檔案工作的重要性。

（二）檔案管理建章立制有待進(jìn)一步完善

本單位在之前一次檢查評(píng)估中，制定了一些基礎(chǔ)性的規(guī)章制度。但是，隨著學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展和上級(jí)對(duì)檔案管理要求的不斷提升，現(xiàn)有的規(guī)章制度已不能適應(yīng)當(dāng)前的管理要求，需要重新修訂和完善。并且，因?yàn)楫?dāng)前檔案室?guī)旆咳萘恳巡荒軡M足學(xué)校實(shí)際檔案管理收集的實(shí)際情況，所以，本單位有相當(dāng)大的一部分檔案材料散存在全校各部門及個(gè)人手中，以至于本校及各職能部門和教學(xué)系部檔案不齊全、不完整。

（三）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性要求高，若不配一定數(shù)量的專業(yè)的檔案人員和穩(wěn)定的專兼職檔案隊(duì)伍是很難把這項(xiàng)工作做好的。目前，現(xiàn)有的2名檔案人員均要承擔(dān)大量院長辦公室的其他工作，不能專心做檔案工作，這是現(xiàn)階段本校檔案管理的亟需解決的問題。

（四）檔案資料庫房不足、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備配套不足

現(xiàn)有檔案庫房2間，面積110 m2，館舍面積小，庫房嚴(yán)重不足，導(dǎo)致該歸檔的重要檔案仍散落在學(xué)校各個(gè)部門；部分檔案專用電器設(shè)備仍放在庫房使用，不符合安全規(guī)范，有明火隱患；按照《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》，檔案庫房、工作人員辦公室、閱檔室必須分開，目前無檔案人員辦公室和閱檔室；至今沒有實(shí)物檔案陳列空間。基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備配套不足，密集檔案柜缺口大，現(xiàn)僅有一組老校區(qū)圖書館搬來的陳舊密集檔案柜仍在使用；檔案管理中需配備檔案專用、高配置的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)設(shè)備，檔案專用打印機(jī)及復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、防磁柜、凈化消毒加濕除濕機(jī)等設(shè)備配套不齊。

三、加強(qiáng)檔案管理工作的思考與對(duì)策

（一）在思想上重視檔案工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的根本保障，在工作中要時(shí)常向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況以及檔案事業(yè)的發(fā)展形勢，把檔案工作明確列入發(fā)展規(guī)劃，加大檔案管理的投入和支持。積極建議領(lǐng)導(dǎo)從高校檔案在學(xué)校事業(yè)發(fā)展的視角，帶頭去做全校各部門和廣大教職工中宣傳檔案工作，糾正各部門和教職員工對(duì)學(xué)校檔案工作的偏見和誤解，增進(jìn)其對(duì)檔案工作的了解和支持，充分調(diào)動(dòng)全校各部門及教職員工提高保護(hù)檔案的積極性和自覺性。

（二）在機(jī)制上完善檔案制度

建立制度、落實(shí)制度是檔案工作步入科學(xué)化、規(guī)范化的有效手段。首先，建議檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理、集分結(jié)合的檔案管理機(jī)制。成立學(xué)校檔案工作委員會(huì)，作為學(xué)校檔案工作的最高行政管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校的檔案工作。其次，完善檔案工作制度，一是檔案管理制度規(guī)范，二是管理工作制度。

（三）在條件上加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

學(xué)校檔案庫房建設(shè)改造需按照要求配置空調(diào)、檔案柜、除濕機(jī)、防磁柜、消毒柜、防盜門窗等較為完善的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案庫房、辦公室、查閱室三者分開，使布局更加合理和規(guī)范，增強(qiáng)了檔案工作氛圍；還要積極考慮檔案信息化發(fā)展趨勢，不斷完善軟硬件設(shè)施配套建設(shè)，為學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更有利的條件。

（四）在保障上重視隊(duì)伍建設(shè)

建設(shè)一支相對(duì)穩(wěn)定的專兼職隊(duì)伍，是做好檔案工作組織保障。首先，保證專職檔案管理人員的基本數(shù)量，現(xiàn)有1人，還需要再增加1名。其次，通過激勵(lì)措施在校內(nèi)選拔一批兼職檔案管理隊(duì)伍，主要分布在各個(gè)機(jī)關(guān)部門和二級(jí)單位，建立相對(duì)穩(wěn)定的檔案工作網(wǎng)，形成檔案工作二級(jí)責(zé)任制，通過定期開展培訓(xùn)，提升這支隊(duì)伍的工作能力和管理水平。

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