揚(yáng)長(zhǎng)避短，管理好檔案這塊“活化石”

[摘 要] 黨校檔案在促進(jìn)黨校各項(xiàng)工作健康發(fā)展方面有不可替代的作用。井然有序、科學(xué)合理、確保安全地管理黨校檔案早已經(jīng)成為黨校檔案管理的必然要求。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為黨校檔案管理工作帶來(lái)了勃勃生機(jī)。將在借鑒相關(guān)理論研究成果的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身工作實(shí)際，淺顯論述信息化背景下黨校檔案管理與建設(shè)工作。

[關(guān) 鍵 詞] 信息化；黨校；檔案；管理；建設(shè)

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）29-0237-01

有人將檔案比作“活化石”，這樣的比喻一點(diǎn)兒也不為過(guò)。對(duì)黨校而言，檔案是指以聲像、表格以及文字等不同的載體詳細(xì)記錄黨校的日常教學(xué)、科研、行政事務(wù)以及其他管理活動(dòng)的資料。因?yàn)檫@些檔案資料對(duì)黨校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的參考價(jià)值，所以對(duì)這些檔案資料必須要采取有效的措施進(jìn)行科學(xué)合理的管理與建設(shè)?，F(xiàn)如今，信息技術(shù)的飛速發(fā)展為各行各業(yè)的蓬勃發(fā)展帶來(lái)全新的機(jī)遇。黨校檔案管理與建設(shè)也不例外，信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用使黨校檔案的管理更加科學(xué)合理、方便快捷。下面筆者將在借鑒相關(guān)理論研究成果的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身多年的工作實(shí)際，淺顯論述信息化背景下黨校檔案的管理與建設(shè)工作。

一、創(chuàng)造檔案信息化管理?xiàng)l件

良好的信息化管理?xiàng)l件是對(duì)黨校各種各樣的檔案進(jìn)行信息化管理的前提保障。如果沒(méi)有信息化的管理?xiàng)l件，黨校檔案信息化管理始終是一句空話。對(duì)黨校檔案的信息化管理需要各種各樣的軟硬件管理?xiàng)l件。只有為檔案信息化管理創(chuàng)造了良好的條件，才能為檔案信息化管理掃清各種障礙。基于此，在黨校檔案信息化管理過(guò)程中，檔案管理者要通過(guò)各種有效的途徑，積極主動(dòng)地創(chuàng)造實(shí)施檔案信息化管理的各種條件。

例如，筆者所在的黨校為了為檔案信息化管理創(chuàng)造條件，購(gòu)置了一系列檔案信息化管理所需的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施設(shè)備等。此外，近年來(lái)，隨著黨校檔案信息化管理步伐的加快，黨校檔案管理人員的檔案管理理論知識(shí)陳舊，思想觀念落后也成為制約黨校檔案信息化管理長(zhǎng)足發(fā)展的“拖油瓶”。因此，為了為檔案信息化管理創(chuàng)造條件，還必須要定期或不定期地對(duì)黨校檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

在檔案管理工作者的不懈努力下，在黨校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，創(chuàng)造了良好的檔案信息化管理的條件，為在信息化背景下順利實(shí)施黨校檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

二、完善檔案信息化管理規(guī)范

無(wú)規(guī)矩，不成方圓，檔案管理亦然。沒(méi)有明確合理的檔案管理規(guī)范，檔案管理工作自然也會(huì)猶如一團(tuán)亂麻。反之，如果檔案管理規(guī)范系統(tǒng)完整，檔案管理工作必然也會(huì)井然有序。鑒于此，在信息化背景下，管理與建設(shè)黨校檔案的過(guò)程中，檔案管理者必須要在立足黨校各種軟硬件條件實(shí)際狀況的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化管理檔案的特點(diǎn)，詳細(xì)周密地完善檔案信息化管理的各種規(guī)范，以確保黨校檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。

筆者所在的黨校本著符合國(guó)家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策，優(yōu)先采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，具有綜合性、可操作性以及具有導(dǎo)向性等原則，逐步完善了檔案信息化管理規(guī)范。該規(guī)范涵蓋檔案信息化建設(shè)的各個(gè)方面，主要包括管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)三個(gè)層面。

在信息化背景下，檔案管理者立足檔案管理實(shí)際狀況，本著歸類清晰、查閱方便等原則完善了檔案管理規(guī)范，借此推動(dòng)黨校檔案管理工作邁上了新臺(tái)階。

三、確保檔案信息化管理安全

安全是檔案管理工作的關(guān)鍵所在。毋庸置疑，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為檔案管理與建設(shè)帶來(lái)的空前絕后的便捷。不可否認(rèn)，在信息化背景下管理與建設(shè)檔案也存在諸多安全隱患，如各種網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊計(jì)算機(jī)、竊取計(jì)算機(jī)重要內(nèi)容的事例屢見(jiàn)不鮮；許多因管理者操作不當(dāng)，造成計(jì)算機(jī)中重要檔案資料丟失的事例也時(shí)有發(fā)生。鑒于此，在信息化背景下，檔案管理者必須要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理存在的安全隱患，并采取一些有效的措施積極應(yīng)對(duì)檔案信息化管理中的安全隱患。

例如，為了確保檔案信息化管理的安全，在計(jì)算機(jī)中安裝正版的殺毒軟件和防火墻是必不可少的。在整理歸類各種檔案資料的時(shí)候，檔案管理者必須要根據(jù)檔案資料內(nèi)容的重要程度對(duì)檔案資料進(jìn)行分類。除此之外，還要建立健全一整套信息化檔案管理規(guī)章制度，以防止由于制度的疏漏而造成一些重要的檔案資料丟失。

檔案管理者在清晰認(rèn)識(shí)信息化背景下黨校檔案管理安全隱患的基礎(chǔ)上，積極主動(dòng)地采取各種行之有效的措施將各種隱患防患于未然，確保了黨校檔案管理與建設(shè)工作的安全。

綜上所述，在信息化背景下管理與建設(shè)黨校檔案的過(guò)程中，檔案管理者要想方設(shè)法為利用信息化手段方便快捷地管理各種各樣的黨校檔案創(chuàng)造條件；檔案管理者要千方百計(jì)地為利用信息化手段科學(xué)合理地管理形形色色的黨校檔案制定規(guī)范；檔案管理者要多措并舉為利用信息化手段絕對(duì)安全地管理林林總總的黨校檔案奠定基礎(chǔ)。

作為黨校檔案管理者，一定要充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的各種優(yōu)勢(shì)，克服信息技術(shù)在檔案管理中的各種弊端，富有成效地管理黨校檔案這塊“活化石”，切實(shí)發(fā)揮檔案在促進(jìn)黨校發(fā)展方面重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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