新形勢下的秘書工作

【摘要】：新形勢下，秘書人員不僅應(yīng)具有傳統(tǒng)意義上秘書應(yīng)具有的基本素質(zhì)，還要具有熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的技能，不僅要具有能夠使用現(xiàn)代手段獲取信息并及時進行信息整理和傳達的能力，還要具備基本的外語溝通能力。另外，隨著全球化進程的加快，秘書涉外工作也會越來越多，對秘書工作的要求也將越來越高。新形勢下的秘書人員是而且應(yīng)該是一個全才、通才，能夠適應(yīng)來自社會各方面的挑戰(zhàn)和考驗。孔子曰：“工欲善其事，必先利其器?！币虼?，作為一名秘書如何提高自身素質(zhì)，進一步提高工作水平和工作效率，做好新形勢下的秘書工作，這是一個值得探討的問題。

【關(guān)鍵詞】：新形勢；全球化；秘書工作；能力

引言

全球化的發(fā)展給秘書工作帶來了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)。高度職業(yè)化、復(fù)合型、高層次的專業(yè)秘書人才，是新形勢下最能勝任各企事業(yè)單位工作要求的秘書人員。新形勢的變化，對秘書工作提出了更高的要求，如何適應(yīng)新形勢的變化開展秘書工作是關(guān)鍵問題。

一、樹立四種意識，為工作開展做好思想準(zhǔn)備

（一）學(xué)習(xí)意識

秘書人員不僅要熟練掌握辦公室文秘基本知識，如辦公辦會、辦公禮儀等，更重要的是樹立主動學(xué)習(xí)的意識，養(yǎng)成隨時隨地學(xué)習(xí)的習(xí)慣，處處留心做個有心人。與同行在一起交流時，應(yīng)當(dāng)有意識地與他們分享工作中的經(jīng)驗，商討有待改進的不足之處。到外單位開會時，應(yīng)當(dāng)思考自己組織活動時應(yīng)該怎樣安排，別人有什么做法值得借鑒。不僅如此，還要學(xué)習(xí)站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，不斷提升自己的眼界和格局。

（二）效率意識

秘書人員要牢固樹立效率意識，不斷提高工作效率。

1、加強信息管理。充分利用現(xiàn)代信息管理工具，做好通訊錄的整理工作，適時做好大事記工作，如領(lǐng)導(dǎo)參加重大會議的時間、地點，單位職工人事變動事宜等，以便臨時查用和年底匯總。

2、加強分類管理。一是將辦公資料分類，二是將待辦事項分類，三是將辦結(jié)的工作分類。做到緊急事項立即辦，重點事項重點辦，日常事項規(guī)范辦。

3、加強時間的管理。綜合利用整片時間，合理利用零散時間。不僅如此，要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”，為領(lǐng)導(dǎo)擋去不必要的應(yīng)酬和接待；當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)按輕重緩急、分門別類的處理好各項事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)約寶貴時間。

（三）總結(jié)意識

秘書人員應(yīng)善于總結(jié)，使總結(jié)成為一種習(xí)慣，有總結(jié)才會有進步。比如一場綜合性的會議結(jié)束之后，可以思考會務(wù)接待中，哪些細節(jié)會讓與會人員感到賓至如歸，哪些方面還存在缺憾，有待改進?？梢钥偨Y(jié)會議交流中，哪些做法體現(xiàn)了本單位的工作特色，哪些地方展示了本部門的精神風(fēng)貌等。這些都應(yīng)該及時總結(jié)，認真分析。

（四）責(zé)任意識

秘書人員應(yīng)當(dāng)樹立強烈的責(zé)任意識，堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴要求，認真負責(zé)、一絲不茍，嚴謹細致，出色地完成本職工作，實現(xiàn)自我價值。對重要的事情要一抓到底而不能放手不管，對看似尋常的小事不可馬虎。

二、提高秘書素質(zhì)，適應(yīng)新形勢的要求

（一）加強學(xué)習(xí)經(jīng)濟理論知識，掌握管理學(xué)知識

隨著全球化進程的加快，世界各國的跨國公司越來越多的進入中國市場，我國與其他國家的交往也日益密切。雖然在企事業(yè)單位，秘書沒有直接的決策權(quán)、指揮權(quán)，但他們?yōu)闆Q策者當(dāng)好參謀可以在企事業(yè)單位各種大型活動中顯示其管理才能。秘書人員應(yīng)在企事業(yè)單位運轉(zhuǎn)中不失時機地參與企事業(yè)單位的管理活動，參與研究新的經(jīng)濟理論，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。

（二）加強學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)

在中國入世后，與世界各國的經(jīng)濟貿(mào)易往來中不可避免的遇到各種各樣的矛盾或糾紛，這就要求新形勢下的秘書人員要熟悉各種規(guī)則，維護所在單位的利益。秘書人員若不適應(yīng)形勢，研習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，就無法真正起到參謀的作用，也就無法參與實際運作。

（三）強化外語聽說能力，增強對外溝通能力

秘書工作者特別是基層秘書工作者對外溝通能力都比較弱，英語已經(jīng)成為國際往來的語言工具，全球化的發(fā)展對我國各行各業(yè)的英語水平要求大大提高。各級各類秘書都要掌握英語，有條件的更要精通英語。一方面，為了更快提高現(xiàn)代化辦公效率，秘書工作者必須盡量縮短母語與英語轉(zhuǎn)換的時間，以加快信息處理的速度。另一方面，不同行業(yè)的企業(yè)秘書還要精通本行業(yè)的專業(yè)英語，個別部門還要掌握小語種。同時，了解各國文化差異也是中外溝通順利進行的必要手段。

三、樹立新觀念，做好新形勢下的秘書工作

（一）樹立“主動參與”的觀念

秘書工作的核心是緊跟國家和企事業(yè)單位的政策，以政策為導(dǎo)向，可以變被動為主動，多站在參謀者的角度替領(lǐng)導(dǎo)者思考問題，這就要求秘書工作者要敢于“主動”，增強參與意識。

（二）樹立“有為有位”的觀念

秘書工作只有在不斷實踐中才能提高工作水平，不能因自己的“無位”而不敢“有為”。秘書工作者要想出成績，就需要從辦小事、辦實事做起，小事日積月累也就成了大事，領(lǐng)導(dǎo)的信任和同行的信服將在這個過程中漸漸積累。但“有為”絕不是亂作為，要清楚自己的位置和角色，為自己的進步打下堅實的基礎(chǔ)，自己也才能從“無位”到“有位”。

（三）樹立“創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)”的觀念

近年來，秘書工作方面增加了信息搜集、督查、機要工作等新內(nèi)容，這些新內(nèi)容要求秘書工作者要抓住核心與本質(zhì)，注重創(chuàng)新。不能局限于原有的工作模式，不能固守陳舊的思維方式，要根據(jù)新形勢下的政策和規(guī)章探索出提高工作質(zhì)量和效率的方法和途徑，破除因循守舊的思想觀念，使秘書工作更好的服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和單位。

結(jié)語

新形勢的發(fā)展，對秘書工作提出了更高的要求。秘書工作者既要做好思想準(zhǔn)備，樹立學(xué)習(xí)意識、效率意識、總結(jié)意識、責(zé)任意識，又要提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)經(jīng)濟理論、管理知識，學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，強化外語聽說能力，適應(yīng)新形勢的要求，還要樹立“主動參與”、“有為有位”、“創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)的新觀念”，做好新形勢下的秘書工作。新形勢的變化與發(fā)展，對秘書工作者來說，既是機遇，又是挑戰(zhàn)，只有勇于抓住機遇，提高自身素質(zhì)，主動適應(yīng)社會變化發(fā)展的秘書人員才能真正應(yīng)對時代的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)自己的人生價值。

參考文獻：

[1]方國雄.秘書學(xué)[M].北京：高等教育出版社，2001.

[2]楊群歡，吳新華.新時期秘書職業(yè)能力調(diào)查與高職文秘人才培養(yǎng)對策[J].黑龍江高教研究，2005（11）.

[3]周燕.談新形勢下文秘專業(yè)人才人文素質(zhì)的培養(yǎng)[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報，2011（2）.

[4]沈建紅.民營企業(yè)對文秘專業(yè)人才的需求[J].教育與職業(yè)，2005（16）.