如何看待新形勢(shì)下的秘書工作

【摘要】：秘書工作自古就有，發(fā)展到今天，越來越展現(xiàn)出他的綜合性，實(shí)踐性和開放性。隨著數(shù)字時(shí)代、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，企業(yè)機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)單位等工作也趨于復(fù)雜化、競(jìng)爭(zhēng)化，秘書工作對(duì)個(gè)人素質(zhì)的要求越來越高。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和服務(wù)人員，要適應(yīng)時(shí)代的變化，隨著時(shí)代變化需要提高自身能力，鍛煉個(gè)人素質(zhì)，為領(lǐng)導(dǎo)著想，處理好與領(lǐng)導(dǎo)和同事間的關(guān)系，做好自身秘書工作?，F(xiàn)在的問題有很多，秘書工作范圍不明確、秘書人員角色意識(shí)模糊、盲從領(lǐng)導(dǎo)指示等等。秘書人員要時(shí)刻謹(jǐn)記自己的任務(wù)，擺正自己的位置，具備優(yōu)良的品質(zhì)和政治素養(yǎng)，提高協(xié)調(diào)能力和組織管理經(jīng)驗(yàn)等等。秘書人員還應(yīng)該樹立全局意識(shí)，作風(fēng)端正，富有強(qiáng)烈的責(zé)任感，一絲不茍，才能更好的做好秘書工作。

【關(guān)鍵詞】：秘書工作；秘書人員；素質(zhì)；領(lǐng)導(dǎo)；服務(wù)

引言

當(dāng)今時(shí)代，秘書工作工作壓力大，工作繁雜，對(duì)秘書的工作能力要求越來越高。秘書工作是辦公室工作的的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是一個(gè)單位履行行政職能的重中之重。對(duì)于每一個(gè)從事秘書工作的人來說，如何做好秘書工作都是一個(gè)值得深思的問題。

一、新形勢(shì)下秘書工作的新特點(diǎn)

秘書是各級(jí)各類社會(huì)組織中輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)者或私人辦文、辦會(huì)、辦事的參謀和助手，是職務(wù)名稱之一。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，秘書工作有了許多新的變化。

首先是秘書工作的職能范圍更加廣闊?，F(xiàn)代公司企業(yè)機(jī)構(gòu)，行政機(jī)關(guān)等工作事務(wù)向全球擴(kuò)展，領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)新形勢(shì)下的秘書更是予以厚望，交付了許多重要事務(wù)的處理以及一部分的決策權(quán)。秘書工作的職能范圍變的廣闊，秘書人員的綜合能力素質(zhì)要求也隨之提升。比如，在領(lǐng)導(dǎo)緊急需要出行時(shí)，司機(jī)缺位，秘書就要頂?shù)角邦^，暫代司機(jī)職務(wù)；再比如，領(lǐng)導(dǎo)因事務(wù)脫不開身，可能會(huì)讓秘書代替自己去參加重要的會(huì)議。秘書的存在，會(huì)極高的提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，節(jié)省了很多精力。

其次是秘書工作對(duì)秘書人員的計(jì)算機(jī)能力要求提高。第三次科技革命以互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生使用作為標(biāo)志，在這個(gè)大浪潮下，計(jì)算機(jī)，打印機(jī)等機(jī)器在工作事務(wù)中已經(jīng)成為必不可少的存在。秘書人員要會(huì)用電腦的excel表格做數(shù)據(jù)匯總，用word文檔寫會(huì)議記錄等等。打字速度，軟件操作等等都是新時(shí)期對(duì)秘書人員的新要求。在黑客盛行的時(shí)代，秘書人員也需要掌握高超的電腦技術(shù)，保護(hù)電腦中的公司機(jī)密等等。由此可見，一個(gè)工作能力強(qiáng)的秘書需要掌握的技術(shù)是十分繁多的。

再次是秘書工作的專業(yè)化程度加強(qiáng)?，F(xiàn)在秘書的存在實(shí)際上非常普遍的，不像以前只有政府官員，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)等才有秘書，而且秘書的種類，秘書的服務(wù)對(duì)象也日趨增多。秘書從工作性質(zhì)劃分，可分為機(jī)要秘書、信訪秘書、外文秘書和會(huì)議秘書。從秘書的來源與服務(wù)對(duì)象來分，分為公務(wù)秘書與私人秘書。據(jù) 《美國(guó)秘書行政管理》一書介紹，美國(guó)秘書分為社會(huì)秘書、法律秘書、醫(yī)藥秘書、公共關(guān)系秘書、學(xué)校秘書五大類。隨著社會(huì)的發(fā)展， 秘書的專業(yè)化程度也越來越強(qiáng)了。

二、新形勢(shì)下秘書工作存在的問題

當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，日新月異的變化發(fā)生了，但是隨之而來的更是有大量的問題。對(duì)于秘書工作，在我看來問題主要有4個(gè)。

第一是秘書人員盲從領(lǐng)導(dǎo)的指示和任務(wù)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)指令時(shí)，盲目聽從執(zhí)行，在領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤決策時(shí)造成的后果影響可能難以彌補(bǔ)，將會(huì)有損領(lǐng)導(dǎo)的威信。出于怕受到領(lǐng)導(dǎo)責(zé)罵或者是不敢挑戰(zhàn)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威等原因，大多秘書人員都不會(huì)提醒領(lǐng)導(dǎo)，更甚至為博得領(lǐng)導(dǎo)歡心而阿諛奉承，火上澆油。

第二是秘書人員忙碌于搞庸俗的人際關(guān)系。秘書人員的主要工作就是領(lǐng)導(dǎo)的參謀、耳目，需要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、部門、領(lǐng)導(dǎo)與部門、上級(jí)與下級(jí)的關(guān)系。但是現(xiàn)在存在一種情況就是秘書人員沒有一顆端正的心，處理問題時(shí)從個(gè)人利益或小團(tuán)體利益出發(fā)，在看人時(shí)，搞遠(yuǎn)近親疏，在給領(lǐng)導(dǎo)出主意時(shí)泄私憤，圖報(bào)復(fù)，趁此奏本。協(xié)調(diào)關(guān)系并不等于去搞庸俗的人際關(guān)系，巴結(jié)領(lǐng)導(dǎo)和打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)去謀取私利。[1]

第三是秘書人員工作范圍不明確。新形勢(shì)下的秘書工作已經(jīng)不再像以前那樣只是事務(wù)性的工作，而且秘書工作的范圍隨著工作事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)需要等的繁雜變得更加廣闊。許多秘書人員思維仍然停留在以前的范圍內(nèi)，只做事務(wù)性工作，而忽視了領(lǐng)導(dǎo)的切實(shí)需要以及許多新形勢(shì)下增加的工作量

第四是秘書教育方面存在缺陷。秘書人員多為文科專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，如漢語言文學(xué)專業(yè)，政治學(xué)專業(yè)。在秘書工作所需要的法律、經(jīng)濟(jì)、醫(yī)學(xué)等方面存在很大的缺陷和不足，秘書人員在從事工作過程中肯定會(huì)遇到很大的困難，組織能力，管理經(jīng)驗(yàn)等都需要被提高加強(qiáng)。在這樣的情況下，秘書人員在入職前是很有必要進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)的。

新形勢(shì)下，秘書工作越來越需要新型人才，秘書人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，提高自身工作能力，爭(zhēng)做全能型秘書。

三、新形勢(shì)下如何做好秘書工作

第一，具備優(yōu)良的品質(zhì)與政治素養(yǎng)。這是作為一名合格的秘書的基本要求。只有具備了這一點(diǎn)秘書人員才能擺正自己的心態(tài)，全心全意為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。工作中要謹(jǐn)言慎行，不阿諛奉承領(lǐng)導(dǎo)。嚴(yán)守秘密，堅(jiān)守崗位。處理事務(wù)性工作之外的政務(wù)性工作需要的能力也要具備，提高政治素養(yǎng)，關(guān)注時(shí)政。

第二，加強(qiáng)自身的組織協(xié)調(diào)能力與管理經(jīng)驗(yàn)。這是屬于秘書工作范圍內(nèi)的，一個(gè)合格的秘書要為領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好上下級(jí)以及平級(jí)之間的關(guān)系，管理好職權(quán)范圍內(nèi)的人員，讓領(lǐng)導(dǎo)不為瑣事煩惱。要在了解本部門工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，熟練掌握辦事環(huán)節(jié)與程序，提升工作效率。對(duì)接觸的具體事務(wù)要認(rèn)真學(xué)習(xí)，觀察領(lǐng)導(dǎo)、他人在處理事務(wù)時(shí)的方式，總結(jié)學(xué)習(xí)，充實(shí)自身的閱歷與經(jīng)驗(yàn)。[2]

第三，提高自身的知識(shí)儲(chǔ)備和加強(qiáng)自身工作能力建設(shè)。秘書人員在入職前應(yīng)接受職業(yè)培訓(xùn)，而且在平常也要彌補(bǔ)自己知識(shí)的短板，在自己所不擅長(zhǎng)的領(lǐng)域要多加學(xué)習(xí)。加強(qiáng)自身工作能力建設(shè)是要與時(shí)俱進(jìn)的，如電腦技術(shù)，寫作能力等等。具有篤學(xué)不倦的精神，提升自我知識(shí)境界。

第四，要有敏銳的觀察力和洞察力。作為秘書，在領(lǐng)導(dǎo)詢問意見時(shí)，可以向領(lǐng)導(dǎo)舉薦合適培養(yǎng)的人選，要足夠了解手下的人員。在平時(shí)的工作中和生活中，要多加觀察，勤加思考，關(guān)注細(xì)節(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)提供幫助，分析潛在的利弊得失。

第五，要有良好的工作作風(fēng)。作為秘書，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨。身為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，一定要認(rèn)清自身的定位，處事公正，對(duì)于出現(xiàn)的矛盾要認(rèn)真化解。要保持踏實(shí)的工作狀態(tài)，具有大局觀，嚴(yán)格遵守組織紀(jì)律，不將個(gè)人情緒帶入工作中。切忌以高高在上的姿態(tài)去面對(duì)職工，一定要虛心聽取廣大職工的建議，從而為工作的開展提供有利的依據(jù)。[3]

結(jié)語

秘書人員要提高自身工作能力，適應(yīng)社會(huì)進(jìn)步的需要，協(xié)調(diào)好上下級(jí)之間的關(guān)系。在端正心態(tài)，提高知識(shí)儲(chǔ)備等方面要做好，同時(shí)要戒驕戒躁，為成為一位合格且優(yōu)秀的秘書而努力。新形勢(shì)下的秘書工作任重而道遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王立安.做好新形勢(shì)下的秘書工作要處理好六個(gè)方面的問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2008（05）.

[2][3]秦斌.新形勢(shì)下如何做好企業(yè)秘書工作[J].山西青年，2015（22）.