基于大數(shù)據(jù)的檔案管理模式創(chuàng)新分析

【摘要】：大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)檔案館工作提出更高的要求，管理人員應(yīng)該要做好相應(yīng)的管理服務(wù)工作，增強(qiáng)自身的服務(wù)能力，以達(dá)到用戶檔案管理的目標(biāo)。管理過程中相關(guān)人員需要做好大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存工作，確保電子檔案的完善性；要提升檔案大數(shù)據(jù)的云服務(wù)能力，為用戶提供更加便捷的服務(wù)形式，并建設(shè)檔案智能檢索系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案管理部門的整體服務(wù)能力。除此之外，該部門還要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)檔案館，加強(qiáng)對(duì)用戶需求數(shù)據(jù)的分析，讓檔案管理服務(wù)更具針對(duì)性，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理工作的有序發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；挑戰(zhàn)；應(yīng)對(duì)策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著經(jīng)濟(jì)文化社會(huì)的進(jìn)步，信息化進(jìn)程不斷加快，全國(guó)各地企事業(yè)單位檔案管理工作必然面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，應(yīng)從國(guó)家角度出發(fā)，制定統(tǒng)一制度標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不同行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)和信息管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范；各企業(yè)單位在遵循相關(guān)規(guī)范的條件下，應(yīng)該全面了解自身實(shí)際，制定自有的檔案管理規(guī)范，從而將大數(shù)據(jù)大背景下的檔案管理工作推進(jìn)一個(gè)新高度。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代影響檔案管理工作

在長(zhǎng)期的發(fā)展過程中，我國(guó)的檔案管理工作一直未被重視，隨著信息化進(jìn)程的加快，大數(shù)據(jù)時(shí)代到來，檔案管理工作愈發(fā)相關(guān)人員提出重視，這同時(shí)也為我國(guó)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作任務(wù)愈發(fā)繁重，在進(jìn)行數(shù)據(jù)整合和資源收集的過程中，需要對(duì)信息流中的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和記錄，運(yùn)用傳統(tǒng)的工作手段無法適應(yīng)新形勢(shì)下提出的準(zhǔn)確性和高效性要求。

因此，企事業(yè)單位需要運(yùn)用新的思維方式建立檔案管理體系，選擇更加準(zhǔn)確的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和信息收集；建立更加完善的電子信息管理方式能夠?yàn)闄n案管理工作挖掘新的方式，傳統(tǒng)的任務(wù)管理手段漸漸被社會(huì)的進(jìn)步淘汰，通過專業(yè)化的電子技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作不僅能夠提升工作效率，還能夠豐富檔案內(nèi)容，通過建立一套完善的電子檔案管理體系，能夠?qū)崿F(xiàn)快速查詢、修改等一系列功能，從而更好地檔案使用人員服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出新要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案管理工作來說既是個(gè)機(jī)遇也是個(gè)挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理手段受到巨大沖擊，加之我國(guó)的檔案管理工作發(fā)展起步較晚，龐大的數(shù)據(jù)使檔案管理工作量大幅度上升。傳統(tǒng)的檔案管理方式以紙質(zhì)媒介為依托，在數(shù)據(jù)量大幅度上升后，檔案管理工作者難以完成任務(wù)，傳統(tǒng)手段的弊端顯露無遺，采用現(xiàn)代化的檔案管理方式迫在眉睫。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作通常運(yùn)用電子化手段來進(jìn)行，這樣一來，信息安全保密方式在技術(shù)方面需要更加專業(yè)化，若缺乏有效的信息安全保密措施，就有可能出現(xiàn)電子數(shù)據(jù)泄露、重要信息缺失等問題，進(jìn)而對(duì)各企事業(yè)單位造成財(cái)產(chǎn)損失和人身傷害。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代如何進(jìn)行檔案管理工作

面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息管理工作，必須細(xì)化到各個(gè)環(huán)節(jié)中去，相關(guān)機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)以積極的態(tài)度推進(jìn)工作，從而保證檔案管理工作上升到新高度。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作模式優(yōu)化可以從多方面人手，首先應(yīng)該提升檔案管理機(jī)構(gòu)相關(guān)人員大數(shù)據(jù)時(shí)代電子化、信息化意識(shí)，大部分企事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，多方面工作手段難以跟上社會(huì)的發(fā)展步伐，隨著檔案管理在企事業(yè)單位中發(fā)揮越來越重要的作用，對(duì)于大數(shù)據(jù)的專業(yè)化分析能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位工作提供準(zhǔn)確的依據(jù)，因此，相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立相應(yīng)工作小組對(duì)檔案管理工作提出重視，充分運(yùn)用電子網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理；檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該運(yùn)用輔助檔案管理方式，建立專業(yè)化的數(shù)據(jù)檔案館，以便處理大量的電子文件，樹立檔案管理與信息技術(shù)緊密聯(lián)系的意識(shí)，檔案管理工作的優(yōu)化不斷推進(jìn)管理方式的革新；在進(jìn)行檔案具體管理環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)接收和信息收集時(shí)，需要對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，保證電子信息管理手段的有效落實(shí)；建立專業(yè)化檔案信息收集管理平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)一體化的數(shù)據(jù)處理、信息儲(chǔ)存，采用專業(yè)化的檔案管理技術(shù)，從而保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確挖掘；在全新的信息時(shí)代，運(yùn)用全新的檔案管理技術(shù)，就需要更加專業(yè)的安全保密技術(shù)提供保障；進(jìn)行及時(shí)歸檔和管理規(guī)范時(shí)，應(yīng)該結(jié)合企事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)用更加合適的專業(yè)化管理技術(shù)和管理流程；建立完善的檔案管理信息平臺(tái)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的一體化，有利于為社會(huì)人員提供更加科學(xué)化、專業(yè)化的信息服務(wù)，有利于運(yùn)用智能的方式進(jìn)行信息查詢和修改，有利于提升檔案管理工作效率，能夠滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化檔案管理工作的基本要求。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的應(yīng)用

1.實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存。大數(shù)據(jù)時(shí)代下能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的云儲(chǔ)存，這樣才能確保電子檔案信息的完整性，以減少電子檔案管理問題。在進(jìn)行檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存工作時(shí)，需要將其建立在完善的信息化設(shè)施基礎(chǔ)之上，從而提升信息數(shù)據(jù)的處理能力，更好滿足用戶的檔案服務(wù)需求。比如要做好電子檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)、電子檔案軟件服務(wù)、電子檔案硬件服務(wù)建設(shè)，將檔案中的文字、照片、檔案查詢數(shù)據(jù)存入到云系統(tǒng)之中，從而幫助管理人員分析出用戶的檔案服務(wù)需求，制定出針對(duì)性更強(qiáng)的服務(wù)方案。實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存，國(guó)家與地方政府還要建立系統(tǒng)一的云系統(tǒng)，比如地方政府要結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案館的情況來建立相應(yīng)的云檔案存儲(chǔ)管理中心，然后通過網(wǎng)絡(luò)光纖將這些數(shù)據(jù)與國(guó)家云檔案管理中心相連接，實(shí)現(xiàn)檔案館檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與備份，最大限度降低檔案數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云存儲(chǔ)，就要做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務(wù)工作，這樣才能滿足更多用戶的檔案服務(wù)需求，從而提升電子檔案的利用率。比如在國(guó)家與地方政府建立的檔案“云”平臺(tái)上，檔案服務(wù)人員要借助大數(shù)據(jù)來分析不同用戶的行為，并找到適合本檔案館的服務(wù)方式，提升檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的有效性，以滿足用戶的查詢需求。除此之外，每個(gè)檔案館還可以建立自己的檔案信息網(wǎng)，讓用戶通過網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)相應(yīng)賬戶來查詢自身檔案信息，如果用戶發(fā)現(xiàn)檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，可以及時(shí)與檔案館聯(lián)系，經(jīng)過核實(shí)后來進(jìn)行信息的修改，對(duì)于不太重要的信息，如聯(lián)系方式、通訊地址的改變，檔案館則可以讓用戶自行修改，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性，提升檔案服務(wù)的水平。

3.建設(shè)相應(yīng)的數(shù)字檔案館。“大數(shù)據(jù)”與“數(shù)字化”緊密相連，在進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用時(shí)，檔案館應(yīng)該要做好自身數(shù)字化建設(shè)，形成數(shù)字化檔案館，為用戶提供更加便利的檔案服務(wù)，從而達(dá)到檔案管理工作目標(biāo)。在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，需要不斷完善人民群眾的檔案資源體系，并對(duì)不同電子檔案進(jìn)行類型劃分，將復(fù)雜結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)通過數(shù)字系統(tǒng)來整理，以提升檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)水平，滿足當(dāng)?shù)貦n案服務(wù)需求。此外，建設(shè)過程中相關(guān)人員還要遵循“存量數(shù)字化”的原則來做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，工作人員要從檔案管理整體狀況出發(fā)，按照一定的規(guī)則、要求來實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，以提升檔案的利用率，同時(shí)也能夠保護(hù)好檔案館中一些重要檔案信息，減小查閱對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的破壞。

4.加強(qiáng)用戶需求數(shù)據(jù)分析。大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的最終目標(biāo)是更好滿足用戶的需求，因此在管理過程中相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)用戶查詢行為的數(shù)據(jù)分析，利用這些數(shù)據(jù)來制定符合他們要求的檔案管理服務(wù)，以提升用戶的滿意度，拓展檔案館的發(fā)展空間。尤其是近些年來隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息越來越豐富，許多群眾更愿意通過互聯(lián)網(wǎng)來獲取相關(guān)資料，這在一定程度上會(huì)影響檔案館的服務(wù)范圍。因此檔案館需要做好用戶需求分析，要加強(qiáng)檔案數(shù)字化發(fā)展，并積極聯(lián)合其他檔案館來實(shí)現(xiàn)資源的共享，提升檔案查詢、檔案服務(wù)的便捷性。

5.提升大數(shù)據(jù)檔案智能檢索能力。大數(shù)據(jù)時(shí)代下要想提升檔案館的整體服務(wù)能力，就要做好智能化檢索設(shè)計(jì)工作，將館內(nèi)不同檔案分類化管理，從而提升用戶檢索效率，縮短檢索時(shí)間，以提升自身的檢索服務(wù)能力。此外，技術(shù)人員也要做好可視化分析工作，將更多檔案數(shù)據(jù)直觀的展現(xiàn)給用戶，使其能夠查詢到自己所需的檔案信息。比如可以建立相應(yīng)的模型，并將數(shù)據(jù)放入到相應(yīng)模型之中，并對(duì)未來檢索數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測(cè)，挖掘出更多的算法，從而提升檢索的檔案檢索的精確度，以達(dá)到智能化檢索要求。

結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理相關(guān)部門應(yīng)該探究更加科學(xué)、高效的資源收集和整理方式，構(gòu)建更加科學(xué)完善的檔案管理系統(tǒng)，采用更加高效的信息采集方式，這樣不僅可以擴(kuò)大大數(shù)據(jù)資源普及到基層人民的范圍，還能夠建立更加完善的檔案安全保密系統(tǒng)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案保密程度，強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)職能，從而更好地普惠人民，保證檔案管理工作高效進(jìn)行。

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