高職院校后勤服務工作信息化能力提升初探

張定國 薄建軍 謝宏光

[摘 要] 本文從提升其后勤服務保障工作信息化能力的意義，信息化系統(tǒng)搭建平臺的具體思想，高職院校后勤保障信息化實現(xiàn)途徑等方面對提升高職院校后勤信息化進行了探索性分析。指出應通過自上而下的分析與搭建，最終實現(xiàn)高職院校后勤保障工作信息化，全面提升服務保障工作的質(zhì)量與效率。

[關鍵詞] 高職院校；后勤；服務保障；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 140

[中圖分類號] G474 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0239- 01

隨著信息技術的發(fā)展，信息化對日常各項工作帶來革命性的變革。高職院校后勤服務保障工作面臨的服務內(nèi)容面較廣、時間長、涉及人員較多。因此，進行全面的后勤信息化管理已經(jīng)是高校后勤發(fā)展的必由之路。

1 信息化建設對于高職院校后勤工作的意義

1.1 保障后勤服務工作的長期性

高職院校后勤服務保障往往沒有節(jié)假日、黑白天區(qū)別，需要長期監(jiān)控與保證。利用信息化技術，可以實現(xiàn)減少崗位職數(shù)的前提下實現(xiàn)長期值守與監(jiān)控。例如利用水管節(jié)門監(jiān)控，可以同時監(jiān)控全校各個節(jié)門用水情況，對于異常情況可以與手機等無線終端連接，提供實時報警，及時排除隱患。

1.2 節(jié)約后勤服務工作運營成本

利用信息化技術，可以大量減少高職院校后勤服務保障工作的人力與物力。例如對于高職院校，后勤系統(tǒng)往往管理著醫(yī)務、運輸、維修、宿舍、資產(chǎn)等諸多服務內(nèi)容，各團隊數(shù)據(jù)采集與統(tǒng)計分析非常消耗人力物力，運用信息化管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)各板塊數(shù)據(jù)信息實時采集與反饋。

1.3 提升后勤服務工作質(zhì)量

高職院校后勤服務工作承擔著“服務育人、管理育人、環(huán)境育人”等重要職能。通過后勤信息化建設，可以更加便利的實現(xiàn)不同學校、不同校區(qū)信息共享，相互學習先進工作理念與方法，提升后勤服務水平。

2 高職院校后勤信息化建設整體架構方法探索

2.1 自上而下的整體構建思想

高校后勤管理信息化建設過程中應 “自上而下，統(tǒng)一規(guī)劃”。只有這樣，高校后勤管理信息化才能有效避免因規(guī)劃不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)或系統(tǒng)接口不一致的問題，給后續(xù)工作帶來了潛在風險甚至造成較大的損失。

在自上而下的規(guī)劃注重幾個關鍵點：高職院校后勤承擔的職能是什么，其服務保障標準是什么，其服務保障的時效性要求如何，其日常工作信息采集點在哪里等問題，弄清楚它們才能建立起實用的后勤信息系統(tǒng)。例如網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)、物業(yè)監(jiān)安全控系統(tǒng)等。

2.2 不同業(yè)務板塊信息化系統(tǒng)搭建

具體到某一個專業(yè)后勤服務團隊，則需要緊密集合其服務工作內(nèi)容，利用信息化管理技術與設備來改進其工作質(zhì)量與效率。主要考慮的內(nèi)容有：如何提高工作效率，節(jié)省人力與物力；如何使得自身工作數(shù)據(jù)方便的傳達到?jīng)Q策層，方便管理。

3 高職院校后勤信息化建設實現(xiàn)途徑

3.1 設備硬件現(xiàn)途徑

（1）購買專業(yè)設備。對于在后勤信息化建設過程中所需要的自動化設備實現(xiàn)途徑，由于社會分工越來越精細，絕大多數(shù)主要是依靠購買。在購買設備的同時，需要設備生產(chǎn)廠家供大量的技術說明書與安裝仔細，同時對后勤工作人員進行培訓，方便日后操作。

（2）設備租賃。對于短期使用的設備以及價格較為昂貴的設備，可以采用向?qū)I(yè)公司租賃的形式進行。例如考試用的信號屏蔽器，由于使用頻率較低，可以利用較小的代價進行租賃。再例如要搭建一套大型網(wǎng)絡系統(tǒng)，在管理資料不涉密的前提下，可以租賃別的單位服務器等。

（3）組建。對于簡單的系統(tǒng)，可以自己利用購買零部件進行搭建。例如庫房監(jiān)控系統(tǒng)，可以利用后勤技術優(yōu)勢，購買攝像頭安裝在庫房，同時自己進行數(shù)據(jù)傳輸線的布線，介入電腦進行監(jiān)控。對于復雜的系統(tǒng)，一般不建議采用自我搭建的方式完成，因為自我搭建往往會導致各種部件安裝的不規(guī)范，搭建出系統(tǒng)的效果不理想。

3.2 軟件實現(xiàn)途徑

信息化建設過程中，對軟件的實現(xiàn)最重要的是軟件是否滿足使用要求和軟件后期操作使用的方便性。在軟件實現(xiàn)過程中，主要有三種途徑：第一，購買成熟的商業(yè)軟件。它主要是針對非常專業(yè)的管理后勤管理軟件，例如資產(chǎn)管理軟件，財務管理軟件等專業(yè)技術要求高的軟件。第二，從網(wǎng)絡上下載成熟的免費軟件，這主要是一些相對成熟的已經(jīng)公開代碼的軟件，例如數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理軟件、實時通訊軟件等。第三，結合后勤管理工作實際情況，聘請專業(yè)人員編寫軟件。例如，天然氣價格走勢分析軟件，派車軟件，部門人員信息數(shù)據(jù)庫等。

3.3 人員實現(xiàn)途徑

后勤信息化實現(xiàn)途徑中，較難做好的是人員的實現(xiàn)。在人員實現(xiàn)途徑中主要分三個方面：①對于相對簡單的設備，進行后勤人員的培訓，并結合說明說編制相應的操作手冊與規(guī)范存檔。②對于最為復雜的系統(tǒng)，則應聘請專門的技術人員充實到后勤管理服務隊伍中來，此時應綜合利用他的技術才能，設置合適崗位，使其能力發(fā)揮最大化。③對于有的復雜系統(tǒng)，在專業(yè)技術公司托管更為合理的前提下，選擇專業(yè)技術公司進行托管。