淺談電子信息檔案管理的保密及其防范工作

王文明

[摘 要] 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對人們的生產(chǎn)和生活帶來了較大的影響。計(jì)算機(jī)的普及改變了傳統(tǒng)辦公方式，檔案信息化提升了企業(yè)管理效率，但同時也產(chǎn)生了一定的問題。文章主要針對電子信息檔案管理的保密及其防范工作展開分析。[關(guān)鍵詞] 電子信息檔案；保密工作；檔案安全

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 104

[中圖分類號] G276 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0182- 02

0 引 言

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，在促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)增長的同時，推動了現(xiàn)代檔案電子化的建設(shè)，從而適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。信息檔案的建設(shè)是以現(xiàn)有檔案為依據(jù)，在保證檔案內(nèi)容不變的基礎(chǔ)上，對檔案進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享。如何在有效使用檔案的同時保障檔案的安全性，是文章討論的重點(diǎn)。

1 電子檔案泄露的途徑

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)通過電子文檔進(jìn)行檔案儲存。檔案信息化雖然提升了辦公的效率，但是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，存在著泄密的隱患，這主要是由于互聯(lián)網(wǎng)的開發(fā)性造成的。如何避免電子檔案的泄露，是現(xiàn)階段電子檔案管理有待解決的問題。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，電子文件在使用、傳輸和管理過程中是能夠被竊取和篡改的，也就意味著電子檔案存在著較大的泄露風(fēng)險(xiǎn)。常見的泄露渠道有：①通過計(jì)算機(jī)各種端口進(jìn)行復(fù)制，例如USB、藍(lán)牙等；②通過網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行復(fù)制；③電腦病毒能夠完成對文檔的復(fù)制和破壞，例如生活中常見的木馬病毒。電子檔案的泄露對企業(yè)和單位的發(fā)展造成了嚴(yán)重影響，因此要做好電子檔案的保護(hù)工作。

2 電子信息檔案管理的保密和防范工作

2.1 提高檔案使用者對電子檔案保密工作的認(rèn)識

提高檔案使用者對電子檔案保密工作的認(rèn)識能夠讓其在利用檔案的時候自覺遵循檔案使用相關(guān)規(guī)定，同時了解自身的法律責(zé)任，從而自動對自身行為進(jìn)行約束。因此，需要加強(qiáng)電子檔案使用保密措施的宣傳力度，讓檔案使用者了解哪些行為是不可取的，通過對電子檔案使用規(guī)范的學(xué)習(xí)，能夠提升使用者的保密意識。此外，還可以通過增加法律知識宣傳，提升使用者的法制觀念，有效降低檔案泄露發(fā)生率。每個檔案使用者都需要了解檔案處理和使用的程序，了解電子檔案的防護(hù)和保密措施。加強(qiáng)企業(yè)職員的學(xué)習(xí)力度，組織各職員進(jìn)行《檔案法》《保密法》的學(xué)習(xí)。充分利用檔案管理部門人員的專業(yè)知識，開展電子檔案使用方法教學(xué)，提高職員對電子檔案保密措施的認(rèn)知，有助于減少錯誤操作造成的信息泄露。

2.2 提升檔案管理者的保密意識

電子檔案管理人員承擔(dān)著檔案資料管理的工作，同時又擔(dān)負(fù)著檔案資料保密和監(jiān)督的工作，在檔案保密工作中具有重要的地位，其對檔案的安全具有直接影響。因此要重視提升檔案管理者的保密意識，要持續(xù)開展檔案保密培訓(xùn)，時刻保持高度警惕，不能松懈，提升管理者的專業(yè)水平，對檔案保密工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，并將其貫徹到自身的行為和工作中，同時也要加強(qiáng)對自身的管理，避免腦海中的秘密泄露，將保障檔案安全作為自己應(yīng)盡的職責(zé)與義務(wù)。檔案管理部門更是要有效利用互聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)對電子檔案的保密，通過創(chuàng)新管理制度和方法提升電子檔案管理效率和質(zhì)量。檔案管理部門要對電子檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案有無缺損或誤差，嚴(yán)格遵循保密法的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，不得對外泄露檔案內(nèi)容。此外，企業(yè)要落實(shí)管理責(zé)任制，負(fù)責(zé)人要對信息泄露問題負(fù)全責(zé)，有助于提升管理人員對檔案保密工作的主動性和積極性，同時結(jié)合相關(guān)法律制度制定《電子檔案使用、借閱相關(guān)知識手冊》《電子檔案保密制度》分發(fā)給企業(yè)員工，將保密工作貫穿于企業(yè)運(yùn)營的全過程，做好檔案保管工作，確保電子檔案的安全性。

2.3 加強(qiáng)電子檔案的軟硬件建設(shè)

電子檔案主要是通過服務(wù)器、軟件和網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)儲存、查詢和共享的，因此需要加強(qiáng)電子當(dāng)納的軟、硬件設(shè)施的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理方式不能適應(yīng)現(xiàn)代電子檔案管理的需求，這主要是由于現(xiàn)代檔案用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，而計(jì)算機(jī)是由軟件和硬件構(gòu)成的，每個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險(xiǎn)，例如錄入錯誤、分級錯誤、誤刪操作、管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平較低、硬件設(shè)施過于陳舊、軟件運(yùn)行錯誤導(dǎo)致資料丟失、突然斷電以及機(jī)房建設(shè)不完善等因素都會導(dǎo)致電子檔案泄露。此外，電腦病毒、黑客攻擊等因素會通過各種方式破壞計(jì)算機(jī)的軟件和硬件防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致電子文檔的丟失或系統(tǒng)的癱瘓。因此要加強(qiáng)殺毒軟件的更新，關(guān)注防黑客技術(shù)的發(fā)展，避免造成企業(yè)出現(xiàn)較大的損失。

2.4 有效運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)防范技術(shù)

（1）備份技術(shù)。電子檔案的備份可以從硬件、軟件和人工備份出發(fā)，這種多層次的備份才能夠減少檔案丟失造成的影響。

（2）防火墻技術(shù)。當(dāng)今社會中的防火墻技術(shù)正朝著病毒預(yù)防、避免黑客入侵等方面努力。在電子檔案管理系統(tǒng)和機(jī)房安裝防火墻產(chǎn)品。從而控制訪問的安全，避免黑客的入侵。

3 結(jié) 語

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在保持、搜索、修改和查詢等方面具有較好的應(yīng)用效果；并且能夠通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，提升了檔案的利用率，有助于降低生產(chǎn)成本。但是電子檔案的保密工作一直是現(xiàn)代企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)。

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