新時(shí)期關(guān)于做好醫(yī)院文書檔案管理的思考

陳哲

摘 要：文書檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，記錄了醫(yī)院各個(gè)發(fā)展時(shí)期的重要信息。加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理對醫(yī)院發(fā)展有著非常重要的意義。本文從醫(yī)院文書檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行分析，指出當(dāng)前存在的問題，并提出改進(jìn)建議，以期進(jìn)一步提高醫(yī)院文書檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；管理

醫(yī)院文書檔案主要由公文轉(zhuǎn)化而來，擔(dān)負(fù)著各級公文分類、轉(zhuǎn)遞歸檔以及意義重大事件、重要活動原始資料記載、收集等工作，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院管理歷程的見證和有效憑證[1]。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化，傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理早已無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要。因此，新形勢下必須加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理，推動醫(yī)院檔案管理的全面現(xiàn)代化，使其在管理上有所創(chuàng)新與突破，更好地促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院重大事件與各種公文資料的匯總，在醫(yī)院發(fā)展與管理中發(fā)揮著積極的作用[2]。新形勢下醫(yī)院文書檔案管理工作具有三大特點(diǎn)：一是規(guī)范性，文書檔案中公文占大部分，因此，在管理過程中必須對公文分類、傳閱及保管等流程作出嚴(yán)格的規(guī)定，從而實(shí)現(xiàn)對公文管理的規(guī)范化。二是服務(wù)性，醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門作出決策的有效依據(jù)，帶有服務(wù)性的特點(diǎn)。這要求檔案管理人員必須優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率，更好地為大家提供檔案服務(wù)。三是保密性，由于文書檔案涉及到醫(yī)院內(nèi)部很多重要信息，因此，必須做好文書檔案的保密工作，防止信息泄露而影響醫(yī)院形象的事件發(fā)生。

2 當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案意識淡薄，利用率較低

醫(yī)院文書檔案不僅僅是醫(yī)院檔案管理的組成部分，也直接關(guān)系到群眾的健康與醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。由于這方面的宣傳不到位，從領(lǐng)導(dǎo)到職工不少人都認(rèn)為文書檔案沒用，缺乏文書檔案管理意識，沒用認(rèn)識到文書檔案管理在醫(yī)院管理中的意義與重要性。由于不重視對檔案的利用，文書檔案資料的利用率非常低。

（二）缺少健全的文書檔案管理制度

近年來，隨著上級檔案部門持續(xù)開展的檔案規(guī)范化檢查，各家醫(yī)院都制定了比較完善的檔案管理制度，但具體到文書檔案管理方面的制度尚不完善，同時(shí)制度的更新也不及時(shí)。因此，需要文書檔案管理人員建立統(tǒng)一的管理制度，相關(guān)檢查考核措施也有待改進(jìn)與完善。

（三）文書工作與檔案工作缺乏有效銜接

文書工作與檔案工作雖有所差異，但二者是密不可分的。很多醫(yī)院的文書檔案管理工作都是將文書工作與檔案工作分開進(jìn)行，導(dǎo)致二者工作內(nèi)容脫離，銜接不上[3]。同時(shí)，還會造成文書人員的檔案意識淡薄，不能及時(shí)收集檔案。在開展文書工作時(shí)，工作人員也未按照要求對文書進(jìn)行規(guī)范裝訂，文書紙張?zhí)幚聿灰?guī)范等，進(jìn)而影響檔案管理工作的進(jìn)行。

3 當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理的對策

（一）提高醫(yī)院全體人員的文書檔案管理意識

從醫(yī)院管理層面分析，加強(qiáng)文書檔案管理首先要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，充分認(rèn)識到檔案工作的意義，才能讓檔案人員、醫(yī)護(hù)人員增強(qiáng)文書檔案管理意識。如有必要，還應(yīng)將這項(xiàng)工作提升到醫(yī)院重要決策及議事日程上，將其作為工作考核的一部分。文書檔案管理員必須重視職業(yè)素養(yǎng)的提升，熟練掌握檔案信息化管理技術(shù)，提高醫(yī)院文書檔案管理的信息化水平，為醫(yī)院的發(fā)展提供文書檔案服務(wù)。因此，文書檔案員必須增強(qiáng)服務(wù)意識，嚴(yán)格按規(guī)定收集、整理、保管醫(yī)院文書檔案資料，并對檔案資料進(jìn)行匯編與分類，讓醫(yī)療服務(wù)有據(jù)可依，有章可循。

（二）制度先行，健全文書檔案管理制度

醫(yī)院要參照國家檔案局的規(guī)定，并結(jié)合自身實(shí)際，形成一套較為完善的文書檔案管理制度。其中，要明確文書檔案的收集范圍、保管時(shí)間，并明確界定收集范圍，讓文書檔案管理工作有章可循、有法可依，逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、合理化[4]。一是健全文書檔案的立卷歸檔制度。制定符合自身實(shí)際的文件資料歸檔范圍和保管期限表，確保歸檔文件資料齊全完整。按照時(shí)間結(jié)合事由規(guī)律整理歸檔文件，使檔案之間保持有機(jī)聯(lián)系，便于日后的查找利用。二是健全檔案的鑒定銷毀制度。針對超出保管期限，確無保存價(jià)值的檔案，由檔案員編制銷毀計(jì)劃與清冊，并上報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審核，待通過后報(bào)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批，同意后方可銷毀。銷毀需到指定地點(diǎn)，過程中需由兩位監(jiān)銷人員進(jìn)行監(jiān)督，并簽字確認(rèn)，在目錄中注銷被銷毀檔案。三是完善檔案借閱利用制度，查借檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，做好利用效果反饋記錄，檔案資料一般在閱覽室內(nèi)查閱。確因工作需要借出使用，必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借出時(shí)間不得超過七天。外單位來利用檔案資料者，必須持有單位介紹信、有效身份證件。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能查借。 同時(shí)，查閱檔案人員要遵守保密規(guī)定，保證被查檔案的安全與完整。嚴(yán)禁在檔案上面批注或涂畫，否則視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。

（三）加強(qiáng)文書工作與檔案工作間的有效銜接

文書工作與檔案工作二者之間有著必要的聯(lián)系，也會互相影響。因此，若想提高檔案管理的效率與工作質(zhì)量，必須重視文書管理工作，提高文書管理的專業(yè)化，進(jìn)而確保文書檔案質(zhì)量。文書工作必須對文件進(jìn)行規(guī)范化處理，做好文書的立卷歸檔工作，對文書進(jìn)行合理分類。醫(yī)院應(yīng)建立與之適應(yīng)的文書管理模式，并加強(qiáng)對文書管理人員的日常管理與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)能力。這樣才能杜絕文書歸檔時(shí)出現(xiàn)各種疏漏與不必要的錯(cuò)誤，防止文件被損毀，實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案工作的有效銜接。值得注意的是，在起草文書的時(shí)候不可使用鉛筆、圓珠筆等書寫工具，避免字跡模糊，影響文書的保存與使用[5]。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

由于醫(yī)院對檔案管理投入的資金非常有限，成為制約醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的瓶頸。而完善的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理的基礎(chǔ)。因此，醫(yī)院必須加大資金投入，逐步完善檔案管理的軟硬件設(shè)施。硬件方面要設(shè)立符合規(guī)定的檔案辦公室、閱覽室、檔案庫房。軟件方面應(yīng)積極引進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)，發(fā)揮醫(yī)院網(wǎng)、檔案網(wǎng)的平臺作用，逐步提高文書檔案管理的信息化水平。還要加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，通過權(quán)限設(shè)置、防火墻等途徑來確保電子文檔的安全性。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高文書檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著醫(yī)院文書檔案管理水平的高低。因此，醫(yī)院必須重視對檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，組織檔案人員定期參加檔案部門組織的各類業(yè)務(wù)和理論培訓(xùn)，與兄弟單位開展業(yè)務(wù)交流與觀摩活動，促進(jìn)業(yè)務(wù)能力的提升。此外，還要重視對檔案管理員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，使其能熟練應(yīng)用文書檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化管理水平。

總之，醫(yī)院文書檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，需要醫(yī)院上下全體人員的配合與支持。通過加大資金投入，完善檔案管理的軟硬件設(shè)施。同時(shí)，健全文書檔案管理的機(jī)制，確保醫(yī)院各科室的密切配合，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、合理化與高效化，使醫(yī)院文書檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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