提升管理檔案水平，服務(wù)人才工作

周榮梅

摘 要：事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位管理機(jī)關(guān)依法對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行登記、監(jiān)督、管理過(guò)程中形成的具有重要參考價(jià)值的資料，它擔(dān)負(fù)著為事業(yè)單位管理提供服務(wù)、為事業(yè)單位分類改革提供參考、為社會(huì)查詢提供法律憑證等使命。筆者就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，并提出了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的新思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

事業(yè)單位的檔案管理是對(duì)由本單位有關(guān)的檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供各種檔案利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案在事業(yè)單位的最直接的體現(xiàn)。事業(yè)單位的檔案管理工作直接影響著國(guó)家對(duì)于檔案的利用率以及社會(huì)的發(fā)展，要不斷創(chuàng)新與完善事業(yè)單位檔案管理水平，做好檔案管理工作，對(duì)于我國(guó)的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展都有著十分重要的作用。在實(shí)際的檔案管理工作中仍然存在著一些問(wèn)題，需要?jiǎng)?chuàng)新管理制度，提高檔案管理人員的素質(zhì)，創(chuàng)新管理制度，不斷提高我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理水平。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作不夠重視

由于事業(yè)單位的檔案管理無(wú)法為事業(yè)單位帶來(lái)明顯的利益，而檔案管理工作的開(kāi)展，有特別的繁瑣，耗時(shí)耗力，針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理制度，國(guó)家制定了一系列的規(guī)章制度，事業(yè)單位的檔案管理必須要嚴(yán)格遵守國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，但是我國(guó)的一些事業(yè)單位學(xué)習(xí)國(guó)家法律的力度不夠，認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，并沒(méi)有意識(shí)到事業(yè)單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財(cái)富。領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)檔案管理工作的不重視，就會(huì)使得整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實(shí)不到位。

2.事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)比較薄弱

在管理上，大部分事業(yè)單位檔案管理人員沒(méi)有專業(yè)的檔案保管知識(shí)，這就導(dǎo)致管理層次上的薄弱，導(dǎo)致管理手段和水平跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐。其中對(duì)于檔案的重要性和檔案材料的收集整理等方面都做不到全面的考慮，所以業(yè)務(wù)也就相對(duì)不熟練。知識(shí)的匱乏導(dǎo)致材料收集意識(shí)較為淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

3.事業(yè)單位檔案室管理設(shè)施落后

事業(yè)單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財(cái)富，但是因?yàn)殚L(zhǎng)期對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設(shè)施十分落后。有些事業(yè)單位的檔案室十分簡(jiǎn)陋，工作人員的辦公環(huán)境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒(méi)有分開(kāi)，一些檔案室內(nèi)甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

4.檔案人員素質(zhì)有待提高

對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的專業(yè)性、政策性較強(qiáng)，只有一支專業(yè)水平高、職業(yè)道德良好的檔案管理隊(duì)伍，才能確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。但是在我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業(yè)技能不夠硬，職業(yè)道德素質(zhì)不達(dá)標(biāo)而造成的重要檔案資料丟失、遺漏，甚至泄密等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。特別是近幾年來(lái)，隨著事業(yè)單位人事制度的改革與調(diào)整，使得相當(dāng)一部分沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)和檔案管理技能培訓(xùn)的人員就職了檔案管理崗位，由于其對(duì)檔案管理的重要性、歸檔的要求、檔案信息資料的收集和查找等業(yè)務(wù)不了解，對(duì)檔案管理的具體操作流程不熟悉，對(duì)檔案資料的搜集意識(shí)淡薄等，造成了檔案管理工作無(wú)法正常開(kāi)展，嚴(yán)重降低了事業(yè)單位的檔案管理水平。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新辦法

1.建立健全檔案管理制度

在新的時(shí)代背景下，事業(yè)單位必須要制定一套行之有效的檔案管理辦法。創(chuàng)新的檔案管理辦法要遵循事業(yè)單位檔案管理的原則，要嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)，并要結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，使得管理制度真正能夠發(fā)揮效用。例如，可以制定檔案管理的檢查制度、保密制度、歸檔制度、借閱制度等，檔案檢查制度是為了確保事業(yè)單位檔案的準(zhǔn)確、可靠，保密制度是為了保證事業(yè)單位檔案資料的安全性，歸檔制度能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理提供科學(xué)、合理的歸檔依據(jù)，借閱制度是明確檔案資料的借閱記錄。但無(wú)論何種事業(yè)單位檔案管理制度，都是為了提高檔案管理工作的管理水平，因此，各項(xiàng)制度的建立必須遵循科學(xué)、合理原則，能夠真正的對(duì)事業(yè)單位檔案資料起到保護(hù)、保管的作用，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

2.深化管理，提高人事檔案管理水平

檔案管理人員的素質(zhì)能力直接關(guān)系到檔案管理工作能否順利開(kāi)展，所以要努力提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。由于檔案管理是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的工作，對(duì)管理人員的要求也比較高，檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識(shí)和技能。事業(yè)單位要定期組織管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)。提高他們的檔案管理知識(shí)和技能，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)和能力。同時(shí)要具備較高的職業(yè)道德。樹(shù)立檔案管理意識(shí)，認(rèn)真、負(fù)責(zé)地開(kāi)展工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量。事業(yè)單位還要制定適合本單位的檔案管理工作質(zhì)量評(píng)估體系，并要積極落實(shí)執(zhí)行工作，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行。此外，事業(yè)單位的檔案管理制度還要實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲分明，在制度制定之后要注重執(zhí)行，保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性和公平性，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀，工作積極的員工要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，發(fā)揮其模范帶頭作用，對(duì)不能遵守規(guī)章制度的員工進(jìn)行懲罰，這樣的獎(jiǎng)懲制度可以很好地激發(fā)員工的工作熱情，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

3.加強(qiáng)檔案管理保密工作

在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，保密工作是我們必須要實(shí)行的一項(xiàng)工作，要求我們?cè)趲?kù)房建造和選址過(guò)程中必須要嚴(yán)格按照我國(guó)相關(guān)規(guī)定來(lái)進(jìn)行建造，做到辦公室和庫(kù)房分開(kāi)建造，閱覽室和庫(kù)房分開(kāi)建造，庫(kù)房門(mén)窗必須要進(jìn)行加固，這樣能夠在一定程度上防止盜竊行為的發(fā)生同時(shí)要明確檔案看管人員的保密意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以及泄露檔案的嚴(yán)重危害和后果。確保檔案管理工作順利開(kāi)展。

4.開(kāi)展信息化建設(shè)，提高檔案管理工作質(zhì)量

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)、生活中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化也逐漸成為管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)要注重管理工作的信息化，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與管理，學(xué)習(xí)和借鑒外國(guó)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化，確保檔案信息的保密。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化是我國(guó)檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，信息化的管理方式可以極大地提高管理效率和質(zhì)量，準(zhǔn)確反映檔案信息，并且使用更加便捷。首先，事業(yè)單位必須利用互聯(lián)網(wǎng)高速的信息傳遞功能，實(shí)現(xiàn)各級(jí)事業(yè)單位檔案信息的準(zhǔn)確與高效傳遞，保證信息的時(shí)效性；然后利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將事業(yè)單位的檔案信息錄入電腦，并對(duì)信息進(jìn)行技術(shù)處理，將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，將檔案資料數(shù)字化；最后充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，為社會(huì)各界提供高效的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率，提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，對(duì)于社會(huì)的服務(wù)功能的發(fā)揮有所影響，而且在很大程度上影響了我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。新的社會(huì)背景下，我國(guó)檔案管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合新時(shí)代的特點(diǎn)、任務(wù)和要求，進(jìn)行相應(yīng)的變革。事業(yè)單位檔案管理制度的創(chuàng)新可以在很大程度上提高事業(yè)單位整體的管理質(zhì)量，可以解決以往檔案管理中存在的問(wèn)題，科學(xué)有效的檔案管理辦法可以保證整個(gè)事業(yè)單位的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，因此事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人需要意識(shí)到檔案管理的重要性，支持并推行檔案管理的創(chuàng)新與改革，促進(jìn)事業(yè)單位以及社會(huì)的發(fā)展。

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