如何有效構(gòu)建檔案的安全保障體系探討

作為檔案管理的一個重要系統(tǒng)，檔案安全保障體系建設(shè)起來較復(fù)雜，所涉及的內(nèi)容非常多，如檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、技術(shù)分析、管理方法、相關(guān)的法律法規(guī)等，且各方面相互促進(jìn)，這樣才有利于檔案保障體系的建設(shè)，同時有利于檔案管理人員整理、分析、歸檔各個工作人員的檔案信息，進(jìn)一步保障檔案數(shù)據(jù)信息保管的真實(shí)、完整。因此，在檔案管理過程中，做好檔案安全保障體系的構(gòu)建工作顯得非常關(guān)鍵。

1.有效構(gòu)建檔案安全預(yù)警機(jī)制

檔案管理過程中，有效構(gòu)建檔案安全保障體系，最重要的目的是查缺補(bǔ)漏，具有的構(gòu)建措施主要為：

第一，相關(guān)管理人員需嚴(yán)格檢查并備案，在檔案部門日常工作中，做好檔案安全管理工作十分關(guān)鍵，因此，需將檔案安全納入重點(diǎn)工作檢查區(qū)域，并做好定時查看及報告。例如，管理人員每日查看且記錄下庫房檔案的溫度、濕度，并查看其存放是否安全，每日記錄2次檔案安全運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，每個月做一個全面檢查，一旦發(fā)現(xiàn)任何問題，需立即報告相關(guān)部門，以便整改。同時仔細(xì)復(fù)查檔案安全整改的情況，發(fā)現(xiàn)任何新問題，需將其記錄備案，以保障檔案設(shè)備、檔案信息資料、庫房等安全。

第二，檔案安全保障體系構(gòu)建過程中，維護(hù)檔案安全是其中一個重要環(huán)節(jié)，且此項任務(wù)需長時間堅持，在構(gòu)建期間，常常會出現(xiàn)很多新問題，因此，檔案管理人員應(yīng)對檔案安全實(shí)施調(diào)查分析，從而積累較多的資料，從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以便在構(gòu)建過程中提出自己的建議及意見，以供領(lǐng)導(dǎo)參考。在分析預(yù)測報告時，所分析的檔案數(shù)據(jù)必須是真實(shí)的，同時利用先進(jìn)管理技術(shù)，將切實(shí)有效的構(gòu)建措施作為基礎(chǔ)，以取得領(lǐng)導(dǎo)的信任，從而為決策起到一定的參考作用。具體來說，檔案安全預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建人員，需定時調(diào)查檔案內(nèi)部、外部構(gòu)建情況，內(nèi)部主要包括：檔案安全設(shè)施建設(shè)、檔案管理情況、構(gòu)建中存在的隱患等；檔案建設(shè)外部包括：上級檔案管理部門的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)要求、其他單位檔案建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、相關(guān)行業(yè)（供電、氣象、網(wǎng)絡(luò)）所發(fā)布的數(shù)據(jù)信息等，之后展開客觀分析，科學(xué)預(yù)測、準(zhǔn)確評判、合理建議、定時報告。

2.有效構(gòu)建檔案安全應(yīng)急預(yù)案

檔案安全應(yīng)急預(yù)案指的是檔案部門一旦遭遇相關(guān)因素（自然或是人為）引發(fā)突發(fā)事件的過程中，可立刻進(jìn)行施救，以將檔案資料損傷降到最低，避免發(fā)生突發(fā)事故而事先制定的應(yīng)急策略，它可以較好地保證檔案資源信息、實(shí)體完整、安全。并且檔案安全管理部門在構(gòu)建安全保障體系的過程中，還需按照檔案安全進(jìn)行分析預(yù)測，定期組織管理人員研究，以制定有效地檔案安全應(yīng)急預(yù)案，以保障檔案安全報站體系的構(gòu)建更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。此外，檔案安全保障機(jī)制建設(shè)部門還應(yīng)嚴(yán)加查處，做好檔案安全保障體系的整改工作，例如，針對檔案安全法規(guī)制度違反人員，一旦核實(shí)，需嚴(yán)加懲處；對于涉及到重大的安全事故退避、掩蓋人員，檔案部門需根據(jù)個人的情節(jié)輕重進(jìn)行處理；對于檔案構(gòu)建工作存在問題但未立即上報人員，造成檔案安全管理發(fā)生較大損傷的人員，應(yīng)根據(jù)法律、法規(guī)追究相應(yīng)的責(zé)任。

3.有效構(gòu)建健全的檔案安全監(jiān)管機(jī)制

要想做好檔案安全保障體系構(gòu)建工作，首先要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，具體包括下述幾方面：第一，充分明確且規(guī)定檔案安全保障體系jQ+RDXHylctvMilsTQNj9g==的構(gòu)建工作，構(gòu)建相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，主要領(lǐng)導(dǎo)作為首要負(fù)責(zé)人，管理部門負(fù)責(zé)人作為直接負(fù)責(zé)人，工作人員屬于具體的責(zé)任人，每一個層級需充分明確責(zé)任，以便于操作；第二，仔細(xì)落實(shí)各個檔案安全保障體系建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，嚴(yán)格記錄下領(lǐng)導(dǎo)的查庫制度執(zhí)行狀況，確保檔案管理過程中需要的財力、人力、物力等充足，同時做好檔案安全構(gòu)建保密工作，以確保工作得以順利展開；第三，確保檔案安全管理的責(zé)任機(jī)制得到較好地執(zhí)行，并積極落實(shí)檔案安全保障體系構(gòu)建工作，定時組織工作人員核查檔案數(shù)量、檔案霉變情況、基礎(chǔ)設(shè)備的落實(shí)情況等，仔細(xì)做好檔案的核查以及維護(hù)工作，以進(jìn)一步保證檔案室內(nèi)的設(shè)施，如檔案柜門、門窗、電源等完全完好。

4.有效促進(jìn)檔案安全保障體系一體化管理

作為檔案管理安全保障體系構(gòu)建的一個重要環(huán)節(jié)，前端檔案安全管理控制非常關(guān)鍵，具體表現(xiàn)為：

第一，加強(qiáng)對檔案文檔的一體化管理。檔案主要源自文書，要想構(gòu)建檔案安全保障體系，就需從源頭出發(fā)，把檔案的安全工作融入到整個文書處理環(huán)節(jié)，并對其進(jìn)行全面化、科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理；

第二，做好檔案資料的收集、整理、分析工作，以保證檔案完整、信息真實(shí)、規(guī)范等，且各個部門需根據(jù)《檔案法》的具體要求來構(gòu)建檔案文書安全保障體系，嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案歸檔材料保管完整。例如，針對一些專業(yè)性的檔案，管理人員需充分明確有關(guān)專業(yè)人員主要負(fù)責(zé)收集積累相關(guān)的文件材料，定時上報給檔案部門進(jìn)行立卷歸檔，值得注意的是，管理人員還需收集、整理及分析一些民生檔案，嚴(yán)格監(jiān)管和民眾利益關(guān)系密切的檔案監(jiān)管，保證和民生相關(guān)的檔案信息資料完整，最終促進(jìn)民生領(lǐng)域的檔案安全構(gòu)建工作更加規(guī)范化。

第三，做好檔案的修復(fù)工作，保障檔案資料信息安全、完整，例如，對于易裂、易碎檔案，需信心放置避免破損；定時查找且修復(fù)已經(jīng)破損的檔案，避免惡化；及時補(bǔ)救容易褪色或者是當(dāng)文書字跡已經(jīng)擴(kuò)散的檔案，若檔案已經(jīng)褪色需重新復(fù)制一份保存，從而保證所儲存的檔案信息完整。

綜上闡述，檔案管理部門要想構(gòu)建檔案安全保障體系，需做好檔案管理、檔案建設(shè)的各方面工作，除做好以上各項工作外，還需在技術(shù)方面不斷更新，在管理制度方面不斷健全，同時做好管理人員專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，時時刻刻從檔案資料的數(shù)據(jù)信息安全方面加強(qiáng)建設(shè)，從而構(gòu)建一個安全、有效、科學(xué)的檔案保障體系，保證各種檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)所保存的數(shù)據(jù)完整、真實(shí)、安全，這對今后開展檔案管理工作具有重要參考意義。