信息時(shí)代背景下的電子檔案管理

電子檔案管理工作是各個(gè)單位管理工作中的主要內(nèi)容，隨著社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息時(shí)代的到來，各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)都取得了快速的進(jìn)步，給檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的要求。電子檔案逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它具有方便、易保存等優(yōu)點(diǎn)。在信息時(shí)代的大背景下，加強(qiáng)電子檔案的管理是非常的必要的，因此我們在電子檔案管理過程中應(yīng)積極采取有效的措施，借助于相關(guān)的信息管理技術(shù)，提升電子檔案的管理效率。

信息時(shí)代背景下，對電子檔案的管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是非常必要的，我們應(yīng)該根據(jù)信息時(shí)代的新形勢、新特點(diǎn)，對電子檔案信息進(jìn)行科學(xué)加工與處理，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性進(jìn)行電子檔案的管理工作，有效掌握全部信息，節(jié)省人力和物力，大大提高工作效率，提升檔案管理工作的水平。

一、信息時(shí)代背景下電子檔案管理的優(yōu)勢

電子檔案具有安全性、標(biāo)準(zhǔn)化、開發(fā)性的優(yōu)勢，由于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，電子計(jì)算機(jī)的廣泛使用，給檔案管理帶來了翻天覆地的變化。傳統(tǒng)檔案信息化效率低、準(zhǔn)確性差，傳統(tǒng)檔案無法在網(wǎng)上交流，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能符合當(dāng)前發(fā)展的需要。大量電子文件逐漸產(chǎn)生，我國各種組織機(jī)構(gòu)的文件逐漸向電子方式改變，傳統(tǒng)的檔案館也將成為虛擬的檔案館。主要通過計(jì)算機(jī)來完成檔案信息的傳遞和保存，通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檢索和利用。電子檔案信息管理的到來，促使檔案信息的全面數(shù)字化，使其更加標(biāo)準(zhǔn)、有效。信息時(shí)代背景下，國家越來越重視信息資源的開發(fā)，以及電子檔案信息的利用。以信息技術(shù)為依托，電子平臺進(jìn)行全面的實(shí)施和推廣，使得“電子檔案信息開放利用原則”在思想、理論上達(dá)到了一致。電子檔案信息利用領(lǐng)域所具備的開放性越來越明顯。

二、信息時(shí)代背景下電子檔案管理中存在的主要問題

當(dāng)前正處在信息化時(shí)代的背景下，我國檔案信息化沒有實(shí)現(xiàn)完全的開發(fā)與利用，與發(fā)達(dá)國家相比，還存在較大的差距。從整體上看開發(fā)程度還有待提升，其過程還還存在一些缺陷，比如在檔案信息的采集過程中，信息質(zhì)量不高，存在重復(fù)的情況，檔案數(shù)據(jù)庫的信息資源能力很難充分的發(fā)揮，實(shí)際檔案管理工作中工作效率有待提升。由于資金的限制，在檔案管理工作中無法投入充足的資金，導(dǎo)致電子檔案信息化設(shè)施不完善，缺少良好的硬件設(shè)施，無法保證檔案信息化管理工作順利開展，導(dǎo)致電子檔案信息的利用率很難提升。

保證檔案信息的安全是目前信息時(shí)代背景下檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，可是一些檔案的管理人員在實(shí)際的管理工作中安全意識不強(qiáng)，在信息時(shí)代卻不能熟練的掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，不具備檔案信息化管理能力，無形中產(chǎn)生了電子檔案管理的安全隱患，造成嚴(yán)重的損失。另外，我國的檔案信息化管理起步較晚，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，增加了電子檔案信息查閱的難度，直接影響了電子檔案管理工作效率。

三、信息時(shí)代背景下電子檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新觀念。檔案工作的創(chuàng)新要通過創(chuàng)新思想觀念來引導(dǎo)，避免檔案管理工作的墨守成規(guī)，一定要運(yùn)用創(chuàng)新的思想觀念，突破工作環(huán)境的封閉性。與時(shí)俱進(jìn)，打開工作新局面，解放思想，針對傳統(tǒng)的檔案管理勇于大膽嘗試。在實(shí)踐中不斷地探索，使其適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。

（二）創(chuàng)新服務(wù)手段。對于檔案管理部門而言，要加強(qiáng)電子文件的自動(dòng)上傳與收集，重視在單機(jī)上所形成的電子文件。改善傳統(tǒng)的管理模式，建立能夠自動(dòng)上傳統(tǒng)電子文件的工作程序，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)獲取豐富的知識信息，利用網(wǎng)頁和計(jì)算機(jī)程序，創(chuàng)新電子檔案服務(wù)模式和服務(wù)手段。利用現(xiàn)代的檔案服務(wù)方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工式，建立相應(yīng)的數(shù)字檔案室，強(qiáng)化信息交流，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上快速傳遞。

（三）提升檔案管理人員的信息化安全意識，加強(qiáng)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，建立安全、可靠的檔案信息共享平臺，完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，防止有用數(shù)據(jù)信息的丟失，進(jìn)一步保證檔案信息的安全。開展電子檔案管理信息化資源的開發(fā)、利用，對各種信息化資源進(jìn)行科學(xué)的整理，增強(qiáng)檔案信息的高效利用。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息時(shí)代背景下，應(yīng)該在繼承傳統(tǒng)檔案管理工作精華的基礎(chǔ)上，改革與創(chuàng)新各檔案管理部門工作。信息網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)前檔案管理的大勢所趨，檔案管理工作的創(chuàng)新，要在實(shí)際的工作中不斷的探索，從思想觀念上進(jìn)行創(chuàng)新和改革，解放思想，大膽嘗試。從服務(wù)對象上去深入挖掘，為廣大用戶充分利用信息網(wǎng)絡(luò)化平臺提供更快捷、更有效的信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)群眾的根本功能。通過創(chuàng)新管理，應(yīng)用信息技術(shù)發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理工作，有效的降低了檔案管理工作中的成本，充分體現(xiàn)了檔案信息的價(jià)值。（作者單位為哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司）