人事人才檔案管理中的問題分析與對策

人事檔案是反映個人情況的材料，因其具有現(xiàn)實性，真實性，動態(tài)性，保密性和專指性，而對個人發(fā)展格外重要。它是人才被發(fā)現(xiàn)，被招納的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)，人才制度制定等方面及具有極其重要的作用。但當下許多用人單位對人才檔案重視程度不夠，管理機制尚不成熟。同時，許多在職人員對本人的檔案也沒有足夠的重視，使得人才檔案的適用范圍不能適應發(fā)展的需要。正因如此，本文按照人事制度改革及適應市場發(fā)展的需要，提出了人事人才檔案管理中的問題及對策。

一、前言

人事檔案是用人單位主要的信息來源，它是對人才信息記載的媒介，也是對人才考查的重要指標。一份完整的人事檔案，應該包括個人身份，學歷資歷等各方面的證據(jù)，同時也與個人的工資待遇，勞動保障等各方面掛鉤。但如今，我國人事檔案管理仍停留在傳統(tǒng)模式，不能充分適應時代發(fā)展的需要。

二、事業(yè)單位人事人才檔案管理的現(xiàn)狀

我國事業(yè)單位普遍存在的問題是管理機制較為傳統(tǒng)封閉，使得材料使用范圍較為局限，不同部門之間無法共享人才信息，從而導致管理與社會發(fā)展不相適應。但隨著檔案信息化數(shù)字化建設的不斷完善，我們正在逐步突破傳統(tǒng)模式，運用新興技術(shù)手段進一步實現(xiàn)檔案的實時傳輸和點對點的精確傳輸。

三、事業(yè)單位人事人才檔案管理中存在的問題

（一）人事人才檔案內(nèi)容質(zhì)量不高

內(nèi)容質(zhì)量不高具體體現(xiàn)在檔案材料范圍局限，內(nèi)容滯后。部分企事業(yè)單位只看重領導班子及中高層管理者的人事檔案，而很少收集普通職工的檔案，造成檔案比重失調(diào)的問題。此外，收集的檔案中缺少鑒定考核等方面可以綜合反映本人工作情況的資料，大多只有身份和履歷的證明，使得用人單位不能全面了解人才情況，為招人用人帶來了很多麻煩。在內(nèi)容方面，人事檔案有一定的滯后性。人事檔案具有很強的動態(tài)性，每人每天都在追求著新的發(fā)展，而用人單位對人才檔案卻不能做到及時更新，使得檔案無法準確反映人員的近期發(fā)展，對人才有一定的埋沒。如果能對人員檔案做到及時更新，定時更新，定能將人才資源利用達到最大化。

（二）管理斷檔，人檔分離

我國現(xiàn)在對人事檔案的管理方法為“檔隨人走”，然而，“檔隨人走”的管理方法，使檔案無法得到足夠的安全保障，嚴重的更會造成檔案的破壞。由于“檔隨人走”，人事檔案會隨人員變動從一家單位遷到另一單位。然而，不同的企事業(yè)單位對檔案的管理模式不盡相同，重視程度普遍存在差異，這樣就會造成檔案受到的待遇不同。例如，黨政機關(guān)及大規(guī)模的企事業(yè)單位對檔案的重視程度往往較高，但中小型企業(yè)及私營企業(yè)往往重視程度不夠甚至忽視檔案管理的重要性。此外，“檔隨人走”引生出的“多頭管理”也是亟待解決的一個重要問題，它成為了人事檔案的管理利用等諸多方面的一個障礙?！岸囝^管理”主要表現(xiàn)為有的檔案由部門經(jīng)理管理，有的由人才公司管理，或是有的是本人管理，這就會給國家對人才檔案的整理造成很大的困擾。再者，不同管理者有著不同的管理模式，這就會使檔案出現(xiàn)標準不統(tǒng)一的情況。同時，各管理部門的分工職責尚不明確，從而使檔案內(nèi)容得不到及時的更新，再次導致了檔案的滯后性。類似“檔案丟失”“人檔分離”“無頭檔案”等詞匯的出現(xiàn)，從各個方面體現(xiàn)了我國目前檔案管理機制還存在著很大的空缺。想要解決這一問題，就要從根本上改變管理機制，從而實現(xiàn)檔案的合理化管理。此外，大多人事檔案無法隨人員變動一起從原公司遷出，造成了“人走檔留”的現(xiàn)象。這也是人事檔案面對的一個重要問題。

（三）標準規(guī)范制定尚不明確

國家檔案局于1991年4月頒布的《干部檔案工作條例》早已不適應當代人才管理的需要。近三十年來，中國在各個方面都發(fā)生了天翻地覆的變化。正因如此，各省市，各單位都在逐步構(gòu)建自己的人才人事管理體制以追求局部統(tǒng)一。然而，局部統(tǒng)一并不能實現(xiàn)人事檔案合理化管理的需要。由于國家尚未出臺統(tǒng)一的政策標準，導致了各省市及各公司的標準存在了較大的差異。只有當國家出臺并推廣統(tǒng)一標準，人才市場才能逐步走向我們的理想化目標，而這段檔案改革之路對于市場來說，仍是一個較大的挑戰(zhàn)。

（四）信息化程度和共享程度低

目前我國對人才檔案管理缺乏系統(tǒng)的培訓，大多數(shù)管理人員對該方向深入的研究顯得有些力不從心。此外，人事檔案的管理模式為各司其職，管理較為封閉，即使在同一公司內(nèi)，檔案也不能完全共享。這就造成了人才利用率不高，資源共享度不夠。而且由于人事檔案管理尚未明確化系統(tǒng)化，造成數(shù)據(jù)通用性低下，勞動重復率增加等弊端。

（五）檔案安全性無法保證

近年來，人事檔案信息化管理彰顯了我國檔案信息化改革的腳步，我國已經(jīng)在局域網(wǎng)，運行網(wǎng)等多個領域取得了長足的進步。然而，在計算機內(nèi)部網(wǎng)絡錄入的檔案也同樣存在著安全隱患。

1、物理安全問題

火災，水災，地震等災害，斷電，溫度不適等因素都極有可能造成系統(tǒng)癱瘓以致檔案消失或泄露。

2、網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)安全問題

黑客的存在，病毒的攻擊都會給內(nèi)部網(wǎng)絡造成威脅。目前我國仍缺乏信息化產(chǎn)業(yè)的懂行者，缺乏一只適應時代發(fā)展的專業(yè)化隊伍。國家應著重培養(yǎng)一批適應時代發(fā)展需要，具有較高思想素質(zhì)，兼?zhèn)鋵I(yè)水準的人才，企業(yè)在招聘時也應有選擇性的招收精明的決策者，以加速檔案改革的進程。

四、人才檔案管理問題的具體解決方法

（一）提高檔案的質(zhì)量

1、提高檔案管理人員的質(zhì)量

檔案質(zhì)量不高的主要原因是部分部門領導主管并未對人才檔案引起足夠的重視，使得檔案質(zhì)量參差不齊。此外，檔案管理人員的水平有限，沒有完全跟上時代發(fā)展的腳步。管理人員必須及時更新自己的觀念，對國家最新的人才培養(yǎng)，招收計劃等各方面政策有一個系統(tǒng)全面的了解。公司應著重招聘具有決策力，知識面廣泛，同時具有創(chuàng)新意識的檔案管理人員，以突破傳統(tǒng)的管理模式，同時在關(guān)鍵時刻做出正確的決斷。

2、提高檔案內(nèi)容的質(zhì)量

新時代的人事檔案應避免出現(xiàn)“千人一面”的情況。用人單位應要求求職本人在檔案中附上除能體現(xiàn)個人身份，學歷之外的，能證明個性能力和各方面素質(zhì)的材料，例如登記表，科研活動資料等。

（二）促進信息化管理模式

單位人事管理應注重人機結(jié)合的管理模式與傳統(tǒng)模式的融合，即在推動信息化進程的過程中，加強對紙質(zhì)檔案的保護。注意防火防潮，通風換氣等。而同時也應招聘技術(shù)人員對內(nèi)部網(wǎng)絡實行監(jiān)控保護，防止因為物理安全問題或網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)安全問題對檔案產(chǎn)生威脅，使得檔案丟失或者泄露，從而產(chǎn)生難以解決的危害。

（三）統(tǒng)一管理體制

國家應盡早出臺人事檔案的標準，以統(tǒng)一人事檔案管理。同時，各公司部門之間應增強人事檔案的應用性，避免管理封閉化，增強人事檔案的流通性與開放性。同時，在人事調(diào)動的過程中，我們也應盡早探索出一條正確的道路，避免出現(xiàn)管理斷檔，檔案丟失，空頭檔案增加的狀況。

（四）加強對人事檔案知識的培訓

人事檔案沒有受到充分重視的主要原因之一是檔案所有人并沒有對自己的檔案引起足夠的重視。部分單位從領導到員工都沒有認識到人事檔案的重要性，那么檔案內(nèi)容的更新以及檔案的安全性都無法達到標準。培訓應使本人了解到哪些材料應該收集到檔案中，哪些材料應該分到同一類。不僅可以減少檔案管理人員的工作，更會對檔案管理增加一層保障。

五、結(jié)論

總而言之，人事檔案是人才被發(fā)現(xiàn)，被利用的主要信息來源。只有從國家到個人，都對檔案起到足夠的重視，才能使檔案管理走向正確的道路。 隨著我國人才市場的日益擴張，解決人事檔案問題顯得刻不容緩。只有建立系統(tǒng)的管理模式，才能讓人事檔案達到利用最大化，更好的為社會服務。（作者單位為遼寧凌海市勞動就業(yè)管理局）