淺議如何做好實(shí)物檔案的收集與管理

夏曉寧

摘 要：在檔案管理工作中，除了紙質(zhì)檔案之外，實(shí)物檔案也是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，其對于歷史信息的記錄作用也是非常明顯的，對于實(shí)物檔案來說，我國的相關(guān)部門也已經(jīng)提高了重視程度，尤其是對其收集工作和整理工作。但是目前來看，我國的實(shí)物檔案管理工作中仍然暴露出了很多問題，這些都給我國的實(shí)際檔案工作的開展造成了影響。本文首先探討了當(dāng)前我國實(shí)物檔案管理工作的現(xiàn)狀，之后結(jié)合實(shí)際情況，提出了一些可行的對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；收集；管理

人們在生活和生產(chǎn)中經(jīng)常會形成各種具有實(shí)際證明價值的物品，其中有很多實(shí)物都有非常重要的保存價值，對于國家的發(fā)展歷程而言，都是非常好的鑒證，并且具有很大的保存價值。但是當(dāng)前我國社會發(fā)展速度不斷加快，在這種情況下，信息越來越多，值得記錄的內(nèi)容也越來越多。如何選擇最為值得收藏保管的實(shí)物檔案就成為了一個擺在檔案工作者面前的重要課題。很多實(shí)物檔案具有非常寶貴的價值，對于個人或集體的信息獨(dú)有很重要的記錄作用。實(shí)物檔案往往具有較強(qiáng)的珍貴性和知識性，研究價值很大，所以實(shí)物檔案的收集工作和管理工作都是非常重要的內(nèi)容。

1 檔案管理工作中存在的問題

在當(dāng)前階段的檔案管理工作中，很多相關(guān)的檔案管理部門對于實(shí)物檔案管理工作都已經(jīng)提出了一些具體的方法和要求，但是在貫徹執(zhí)行的過程中效果往往難以達(dá)到應(yīng)有的這效果。主要原因還是在實(shí)物檔案收集過程中暴露出了很多問題。首先是實(shí)物檔案收集工作進(jìn)行得不夠仔細(xì)，存在著非常嚴(yán)重的檔案流失問題，同時在檔案收集之后，其管理工作中也存在著很多不足，沒有按照相關(guān)的工作要求來開展。在這種情況下，收集工作存在嚴(yán)重的不足，管理工作又有很多疏漏，這種情況下，實(shí)物檔案的價值就會大大折扣，失去了檔案管理工作的意義。

（一）歸檔意識問題

其實(shí)實(shí)物檔案一直以來都是我國檔案管理工作中的一個薄弱環(huán)節(jié)，無論是其收集效率還是收集的范圍都存在著明顯的不足，其實(shí)這個問題是有多方面原因的，首先很多人對于實(shí)物檔案并不了解，歸檔意識相當(dāng)薄弱，這也就造成了很多有價值的檔案歸檔不及時的問題，同時已經(jīng)歸檔的檔案經(jīng)常由于保存不當(dāng)而受到損壞，這無論是對于檔案的收集工作還是管理工作都造成了非常嚴(yán)重的阻礙。并且在檔案管理人員中，實(shí)物檔案相關(guān)管理規(guī)定制定并不完善，也給檔案管理工作帶來了一定的苦難，信息渠道較為不通暢，直接造成了實(shí)物檔案歸檔的延時性，而且還造成了實(shí)物檔案收集范圍的不齊全，完整性難以得到有效地保障。

（二）實(shí)物檔案的價值體現(xiàn)不足

在很多時候，實(shí)物檔案的管理收集過程中，由于人們對于實(shí)物檔案的存在意義并不能得到很好的了解，最后就會導(dǎo)致實(shí)物檔案的管理利用效果不明顯，而且在進(jìn)行實(shí)物檔案管理工作的過程中，對于實(shí)物檔案進(jìn)行管理的部門較為集中，造成了很多部門以及員工甚至不了解實(shí)物檔案部門的存在，最后交會導(dǎo)致實(shí)物檔案的利用率相較于其他的檔案較低，不能充分的發(fā)揮出其存在的應(yīng)用價值。

（三）實(shí)物檔案的保管條件不能滿足需求

在實(shí)物檔案的保管過程中，由于對于庫房容量需求較大，所以就導(dǎo)致其在管理的過程中，由于企業(yè)占地的問題，保存中出現(xiàn)庫房容量嚴(yán)重不符合需求的問題。而且實(shí)物的體積、大小以及尺寸形狀等各不相同，在保管上也帶來了一定難度，如果堆放的話，不可避免的會造成一定程度的碰撞與損壞。

2 做好實(shí)物檔案收集與管理工作的有效對策

（一）明確實(shí)物檔案的收集范圍

實(shí)物檔案的收集一定要注意檔案的質(zhì)量和數(shù)量。在對這些實(shí)物檔案進(jìn)行收集的時候，我們一定要準(zhǔn)確的鑒別這些實(shí)物檔案的各自價值和保存意義，要突出其中具有代表性的實(shí)物檔案，使收藏的檔案能夠準(zhǔn)確有效的反映單位的發(fā)展過程以及取得的成就和榮譽(yù)。

（二）

我們必須要健全相關(guān)的檔案管理工作制度，檔案管理工作人員要具有非常強(qiáng)烈的榮譽(yù)感和責(zé)任感，要及時對實(shí)物檔案進(jìn)行收集和保管工作，對于不愿意配合工作的部門要耐心講解實(shí)物檔案的管理規(guī)定以及重要意義，對于一些拒不配合的要對主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約談和勸誡。從而保證實(shí)物檔案的有效管理和及時收集，防止檔案管理中的損壞和遺失。

（三）提高檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)

在檔案的管理工作中，檔案管理工作人員是活動的主體，是進(jìn)行檔案管理和確保檔案管理有效進(jìn)行的主體，所以，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量。作為一名合格的檔案管理工作者，我們必須要具有過硬的業(yè)務(wù)水平以及強(qiáng)烈的責(zé)任心，同時還要不斷的學(xué)習(xí)和檔案相關(guān)的歷史文化知識.

（四）設(shè)立專門的實(shí)物檔案室

在進(jìn)行檔案管理工作的時候，我們必須要具有與檔案管理相配配的檔案管理?xiàng)l件，要對于一些形態(tài)各異和大小不同的檔案建立與之相適應(yīng)的檔案保管裝置，有條件的可以建立專門的展覽室和展廳，對于一些榮譽(yù)類的實(shí)物檔案進(jìn)行充分的宣傳。使全體員工在了解單位光榮歷史的同時形成強(qiáng)烈的責(zé)任感和榮譽(yù)感，增強(qiáng)凝聚力。

（五）明確檔案信息開發(fā)利用

隨著實(shí)物檔案建設(shè)的速度加快，舉辦檔案展覽成為很多檔案部門的手段，在對實(shí)物檔案的展覽過程中，不僅可以增強(qiáng)實(shí)物檔案的重要作用，而且可以有效發(fā)揮實(shí)物檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案的不同職能，并且能夠滿足參觀者的需求，可以使得實(shí)物檔案的檔案信息進(jìn)行充分的利用。

3 結(jié)語

結(jié)合上文所談，在進(jìn)行實(shí)物檔案的收集工作的過程中，首先應(yīng)該嚴(yán)格把控實(shí)物檔案的質(zhì)量，提高檔案信息的質(zhì)量，這樣才能在最大程度上提高檔案管理工作的價值。如果沒有有效控制檔案收集工作的質(zhì)量，那么就難免會占據(jù)有限的檔案存儲空間，不利于檔案管理工作有效性的提高。在收集工作結(jié)束之后，就要對其進(jìn)行妥善保管，并且提高利用率。作為檔案管理工作人員來說，應(yīng)該在工作中注重經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)， 不斷提高自己的工作水平。當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展非常迅速，但實(shí)物檔案仍然有其存在的價值，但我們應(yīng)該創(chuàng)新工作理念，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。

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