檔案工作的規(guī)范化與標準化

于偉霞

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程。這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆騖的四階段劃分法，將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、 動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理，使文件運動的不同階段相對獨立。因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化，將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來，這種揉合是符合文件運動的特點的，這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、 中間性和過渡性的特點，都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件，只是其價值、 特點、存放地址不同。因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二 三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、 保管場所，其中依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、 保管場所，其中暫時保存階段文件尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗；有的可能沒有價值可以銷毀；有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀；有的具有永久保存價值將來還需要進館保存，因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應(yīng)運而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實踐范圍各說不一，但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié). 工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，加強文件管理的超前控制，保證了檔案的質(zhì)量，從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的，也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本方法。

我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)，構(gòu)成一個嚴密完整的組織體系。文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程。也存在著類似文件中心的管理中間性、過渡發(fā)性半現(xiàn)行文件的機關(guān)檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立廣，只要注意文件中心的適用范圍，可以成為我國檔案管理機構(gòu)的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。

檔案工作規(guī)范化，標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、 標準化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、 標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。

首先公文用紙質(zhì)質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位淮不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是 公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、 批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、 清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷 完整化，檢索利用便捷化。而 “以我為主” 的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。“以我為主” 的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、 標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法〉的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題： 一是要準確把握文件立卷歸檔的時效牲，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中 既要掌握重點，分清主次，把住全宗的人口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化，標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。