信息化時(shí)代下檔案管理工作的安全維護(hù)與管理

朱桂林

【摘 要】隨著社會(huì)發(fā)展的不斷加快，科學(xué)技術(shù)水平也得到了不斷的額提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛使用使得檔案管理工作也在不斷的創(chuàng)新、改進(jìn)?；谛畔⒒尘爸?，檔案管理工作具有更高的效率、更為嚴(yán)格的要求，與此同時(shí)也對(duì)安全維護(hù)和管理提出了新的要求。所以，如何在信息化條件之下更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的展開(kāi)就成為了值得思考的重要問(wèn)題。本文首先對(duì)信息時(shí)代的特征進(jìn)行了介紹，接著主要對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作進(jìn)行了闡述，最后從多個(gè)方面給出了檔案安全維護(hù)的相關(guān)措施，希望可以切實(shí)我國(guó)檔案管理工作的安全性，深入推動(dòng)檔案管理工作更好、更快的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；安全；措施

檔案指的就是記錄組織所有運(yùn)營(yíng)過(guò)程之中的全部事物產(chǎn)生的相關(guān)資料，而檔案管理指的就是檔案室直接管理檔案信息和檔案實(shí)體，并且提供相應(yīng)的利用服務(wù)的所有業(yè)務(wù)工作的一個(gè)總體稱(chēng)呼。根據(jù)檔案的載體形態(tài)、內(nèi)容以及類(lèi)型的特點(diǎn)，與單位的性質(zhì)相結(jié)合，統(tǒng)一分類(lèi)檔案，可以對(duì)綜合管理和系統(tǒng)整理產(chǎn)生促進(jìn)作用，并合理整合資料，實(shí)現(xiàn)對(duì)組織發(fā)展過(guò)程之中發(fā)生的重要事件進(jìn)行再現(xiàn)。如今，我國(guó)正處于信息化時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)都廣泛的應(yīng)用了信息技術(shù)，檔案管理也不例外，即節(jié)省了辦公用品、節(jié)省了人力、物力、財(cái)力、時(shí)間，保證了工作正確率，也隨之產(chǎn)生了各種各樣的電子文件，如何實(shí)現(xiàn)信息化時(shí)代之下檔案管理工作安全維護(hù)以及管理方面的加強(qiáng)成為了值得思考的重要問(wèn)題。本文首先對(duì)信息時(shí)代的特征進(jìn)行了介紹，接著主要對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作進(jìn)行了闡述，最后從多個(gè)方面給出了檔案安全維護(hù)的相關(guān)措施，希望可以切實(shí)我國(guó)檔案管理工作的安全性，深入推動(dòng)檔案管理工作更好、更快的發(fā)展。

一、信息時(shí)代的特征

（一）信息傳播的速度很快

現(xiàn)在我國(guó)正處于信息化時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)都廣泛的普及和應(yīng)用了信息技術(shù)，各種各樣的電子文件也隨之產(chǎn)生。為了實(shí)現(xiàn)工作效率的提高，避免出現(xiàn)資源的浪費(fèi)，各個(gè)單位都積極跟隨時(shí)代的腳步，發(fā)展電子政務(wù)辦公系統(tǒng)，所以，無(wú)紙化辦公是一個(gè)必然的趨勢(shì)。信息傳播速度如此之快也給檔案管理工作的深入展開(kāi)提出了更為嚴(yán)格的要求。

（二）儲(chǔ)存信息的方式多種多樣

隨著信息化時(shí)代進(jìn)程的深入推進(jìn)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也發(fā)生了很大的變化，產(chǎn)生了圖像、視頻、音頻、網(wǎng)頁(yè)、表格、文檔等大量數(shù)據(jù)，這些電子檔案數(shù)據(jù)以后是檔案室重要的信息資源。多種多樣的信息存儲(chǔ)方式方便了查閱者的查閱，因此，檔案管理工作應(yīng)該考慮多樣化的信息儲(chǔ)存形式，并相應(yīng)的提高檔案管理工作具有的服務(wù)性質(zhì)。

二、信息化時(shí)代下的檔案管理

（一）促進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在信息化時(shí)代之下進(jìn)行檔案管理工作的建設(shè)，既可以對(duì)檔案的管理水平進(jìn)行提高，也是檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理工作在信息化時(shí)代之下缺乏數(shù)字化的資源是不可行的?；谛畔⒒瘯r(shí)代，檔案的利用、保管、分類(lèi)、收集都需要依靠電腦程序和網(wǎng)絡(luò)展開(kāi)，這就表示，檔案管理若是想要更好的達(dá)成工作任務(wù)，那么首先就需要做好基礎(chǔ)設(shè)施信息化建設(shè)。然而，現(xiàn)階段，部分單位并沒(méi)有重視檔案管理的信息化建設(shè)。盡管每一年上至國(guó)家下至地級(jí)檔案局都會(huì)借助于紅頭文件傳達(dá)檔案管理工作的相關(guān)要點(diǎn)，并嚴(yán)格要求各個(gè)單位積極落實(shí)，但是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有引起足夠的重視，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)缺乏大量的資金支持。因此，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)信息化時(shí)代之下對(duì)檔案管理工作提出的相關(guān)要求進(jìn)行分析，合理、高效的利益現(xiàn)有資源，做好檔案管理工作的基礎(chǔ)工作。

（二）對(duì)檔案管理的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新

在信息化時(shí)代之下，每一個(gè)單位都有了更為豐富的檔案形式，也可以將更多的內(nèi)容展示出來(lái)，為職工和業(yè)務(wù)部門(mén)提供更多的幫助。然而，現(xiàn)階段很多檔案管理工作都是被動(dòng)的提供相應(yīng)的服務(wù)，即什么檔案被需要，就將需要的檔案進(jìn)行調(diào)取；例如針對(duì)人事檔案，員工只有在離職、職位變動(dòng)、入職的時(shí)候才會(huì)有機(jī)會(huì)用到這個(gè)檔案，這與信息時(shí)代之下的檔案管理工作發(fā)展方向不相符。所以，很有必要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)方式、內(nèi)容。檔案部門(mén)的工作人員需要對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作進(jìn)行深化，若是有查檔者提出需求，一定要積極滿(mǎn)足，以成績(jī)、服務(wù)態(tài)度說(shuō)話贏得職工、領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。比如，按照職工對(duì)檔案借閱的次數(shù)、類(lèi)型等內(nèi)容展開(kāi)特點(diǎn)的分析，對(duì)其中存在的規(guī)律進(jìn)行總結(jié)，與單位實(shí)際相結(jié)合進(jìn)行工作要點(diǎn)的撰寫(xiě)，根據(jù)相關(guān)內(nèi)容對(duì)檔案工作發(fā)展計(jì)劃進(jìn)行逐步的實(shí)現(xiàn)；與此同時(shí)，在日常的生活之中，對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)進(jìn)行宣傳，例如在國(guó)際檔案日舉辦檔案知識(shí)競(jìng)賽或者展開(kāi)科普知識(shí)的宣傳，實(shí)現(xiàn)職工檔案意識(shí)的提高，推動(dòng)職工對(duì)檔案的積極利用。

（三）完善信息化時(shí)代下的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

在信息化時(shí)代之下，若是想要做好檔案管理工作，就需要大量的、豐富的資料、文件支持。如果沒(méi)有數(shù)量較多的檔案管理人員，就應(yīng)該充分的發(fā)揮現(xiàn)有的人員作用，擔(dān)負(fù)起信息時(shí)代之下檔案管理的任務(wù)。這就需要單位對(duì)檔案管理工作的信息化實(shí)現(xiàn)制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式，進(jìn)行紙質(zhì)檔案移交的時(shí)候展開(kāi)信息化的處理，并充分的協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)之間的工作，使其相互配合、相互促進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提高。

三、信息時(shí)代之下的檔案安全維護(hù)

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

基于信息化時(shí)代之下，檔案管理工作的發(fā)展雖然十分快速，但是也存在一個(gè)問(wèn)題，檔案管理工作的安全維護(hù)并不簡(jiǎn)單。所以，檔案部門(mén)需要具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，深入展開(kāi)檔案人才的教育、培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)覆蓋面的擴(kuò)大。比如，定期對(duì)兼職、專(zhuān)職的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，或者組織他們外出交流、學(xué)習(xí)，讓檔案管理人員可以對(duì)新技術(shù)手段或者新的理論知識(shí)進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的不斷提高。除此之外，還應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)以及職能技能培養(yǎng)等能力作為培訓(xùn)內(nèi)容。同時(shí)，還應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)人才梯隊(duì)，實(shí)現(xiàn)檔案隊(duì)伍素質(zhì)的整體提高。

（二）增強(qiáng)信息化時(shí)代之下的檔案安全管理

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息化的工作進(jìn)程也在不斷深入，檔案的發(fā)展過(guò)程之中必須經(jīng)過(guò)對(duì)檔案的數(shù)字化加工這一環(huán)節(jié)，這是檔案部門(mén)應(yīng)該盡到的職責(zé)，這是檔案工作之中最為重要的內(nèi)容。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，檔案數(shù)據(jù)會(huì)受到安全方面的威脅，例如計(jì)算機(jī)本身的威脅、病毒的侵入以及黑客的破壞等。因此，應(yīng)該對(duì)信息化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行完善，通過(guò)防火墻、加密等設(shè)置，對(duì)文檔網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管力度和安全建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，并設(shè)置安全提醒，做好外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)分離，做好病毒防護(hù)、訪問(wèn)控制、實(shí)時(shí)的監(jiān)控和監(jiān)測(cè)、身份認(rèn)證以及數(shù)據(jù)的恢復(fù)和備份等方法進(jìn)行信息網(wǎng)絡(luò)的安全保障。與此同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)責(zé)任制度、安全管理制度進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)個(gè)人安全責(zé)任的具體落實(shí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，為了做好檔案管理工作，適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)該完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)工作模式的標(biāo)準(zhǔn)化，還應(yīng)該科學(xué)的做好安全維護(hù)工作，保障檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

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