新形勢(shì)下醫(yī)院如何從信息化角度加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作探究

葉世秀

【摘 要】醫(yī)改的深入進(jìn)行，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部管理工作也有了越來(lái)越高的要求，特別是會(huì)計(jì)檔案的管理。會(huì)計(jì)資料是醫(yī)院發(fā)展階段的關(guān)鍵信息，體現(xiàn)了醫(yī)院的逐步發(fā)展過(guò)程。經(jīng)過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)資料的研究，既能反映出整個(gè)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況，又能夠反映出人們醫(yī)療消費(fèi)的變化狀況。由此，醫(yī)院會(huì)計(jì)資料的檔案管理顯得尤為重要，其是關(guān)乎國(guó)計(jì)民生的重要事情。文章重點(diǎn)對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)資料在信息化背景下檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題，并制定出有效的處理措施，以推動(dòng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的進(jìn)一步優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】信息化；會(huì)計(jì)檔案管理；加強(qiáng)措施；分析

伴隨高新科技的快速發(fā)展及信息技術(shù)的廣泛使用，許多醫(yī)院的會(huì)計(jì)信息檔案管理中都引入了信息化技術(shù)。醫(yī)院會(huì)計(jì)信息重點(diǎn)是對(duì)醫(yī)院各種業(yè)務(wù)資料進(jìn)行記錄與管理并形成數(shù)據(jù)庫(kù)，由此，醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理的合理性與完整性，對(duì)醫(yī)院的服務(wù)及發(fā)展有著十分關(guān)鍵的作用。為了保證病人的利益與醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院的管理者，必須提升對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理的重視度，強(qiáng)化醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化發(fā)展。

一、醫(yī)院會(huì)計(jì)資料信息化的意義

1.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化，有助于醫(yī)院會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、方案和機(jī)制的革新，從而為強(qiáng)化醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理帶來(lái)信息支撐和保障

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的使用，使得以往會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的加工、處理、保存、傳遞、調(diào)用，以及會(huì)計(jì)工作者的責(zé)任、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的建立、會(huì)計(jì)部門(mén)的內(nèi)部機(jī)制、會(huì)計(jì)資料的管理機(jī)制等方面都出現(xiàn)了很大的改變，這將促使醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)資料信息化關(guān)注程度極大提升。近幾年，伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍使用，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院內(nèi)部檔案共享，全面發(fā)揮會(huì)計(jì)反饋、監(jiān)控、參與運(yùn)營(yíng)控制決策的作用，為醫(yī)院管理者帶來(lái)了有用的、科學(xué)的會(huì)計(jì)資料，為領(lǐng)導(dǎo)掌握不斷變化的醫(yī)院服務(wù)條件提供了支持，當(dāng)前已經(jīng)獲得了最大化的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)利益。

2.能夠提高工作效率和精準(zhǔn)性

經(jīng)過(guò)創(chuàng)建會(huì)計(jì)檔案資料系統(tǒng)，全部的會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)都可以轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的模式，并保存在計(jì)算機(jī)的磁性介質(zhì)中，最后出現(xiàn)不能直接看見(jiàn)和接粗觸的無(wú)形資料。經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)迅速、準(zhǔn)確性特點(diǎn)的合理使用，能夠較好處理會(huì)計(jì)人工處理環(huán)節(jié)存在的很難處理的和常常出現(xiàn)的錯(cuò)賬、漏賬及編制會(huì)計(jì)報(bào)表耗時(shí)耗力等情況，同時(shí)還能夠快速的、精準(zhǔn)的提供醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理決策過(guò)程中所使用的各種會(huì)計(jì)資料。經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化，能夠把往年的會(huì)計(jì)信息保存到體積很小的計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)中，能夠極大的節(jié)約建檔、印刷成本和保存空間、成本。另外，經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字系統(tǒng)，還能夠通過(guò)統(tǒng)一采集、集中處理、信息共享的手段處理人工系統(tǒng)內(nèi)的零散信息，而且還能夠要求會(huì)計(jì)工作的崗位重新分配，進(jìn)而保證會(huì)計(jì)檔案資料的使用可以較好的滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理要求。

3.有助于醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理

會(huì)計(jì)資料信息化檔案管理給會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的技術(shù)性、完整性和準(zhǔn)確性帶來(lái)了技術(shù)保證，會(huì)計(jì)部門(mén)可以及時(shí)的、迅速的、精準(zhǔn)的提供會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況，結(jié)合自己了解的真實(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的運(yùn)營(yíng)預(yù)測(cè)、決策。

二、信息化背景下醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題

數(shù)字化時(shí)代加速了醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理的電算化進(jìn)度，在硬件和軟件上均提出了較高的要求。不僅強(qiáng)化了醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理的有序性和低碳型，還增加了作業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。醫(yī)院的會(huì)計(jì)信息檔案管理在面對(duì)數(shù)字化挑戰(zhàn)和機(jī)會(huì)的時(shí)候，雖努力適應(yīng)，可是依舊無(wú)法避免的存在很多問(wèn)題。

1.會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制不健全

會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制貫穿于檔案管理工作的各個(gè)方面，可是，當(dāng)前的醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理機(jī)制依舊是根據(jù)“規(guī)定”來(lái)實(shí)施，并不具備強(qiáng)制性，一定程度上加劇了檔案管理的惰性和怠慢性。伴隨醫(yī)療工作和全民醫(yī)保的建設(shè)，醫(yī)院檔案資料管理的作業(yè)量和復(fù)雜性會(huì)不斷增加?？墒菍?shí)際情況是，缺少了制約約束和激勵(lì)制度的檔案管理人員把檔案資料堆積成山，放在一旁。

此外，在檔案管理的環(huán)節(jié)，甚至產(chǎn)生了官僚風(fēng)氣。針對(duì)特殊和擁有特權(quán)的患者的會(huì)計(jì)資料保存完整，造成醫(yī)院的檔案室變成特權(quán)病患的專(zhuān)屬資料庫(kù)。

2.信息化技術(shù)落實(shí)不到位

在數(shù)字化的計(jì)算機(jī)檔案管理前提下，檔案資料的調(diào)整產(chǎn)生無(wú)跡可尋。不法人員僅需要破除計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)的安全防護(hù)流程和檔案平臺(tái)的防火墻，就能夠在檔案資料中調(diào)整，同時(shí)不會(huì)預(yù)留任何物理痕跡，最終把其他資料實(shí)現(xiàn)復(fù)原。而在紙質(zhì)化信息管理時(shí)期，所有對(duì)檔案資料的調(diào)整均能夠觀察到修改的痕跡，給檢查留下關(guān)鍵的線索。所以，信息化背景下醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理的另一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題便是技術(shù)落實(shí)不到位，特別是安全保密防控技術(shù)不全面，給不法人員的篡改提供機(jī)會(huì)。

三、在信息化背景下加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的有效途徑

根據(jù)上述分析不難發(fā)現(xiàn)，在信息化環(huán)境的影響下，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案資料的管理還有許多尚待改進(jìn)和完善的地方。無(wú)論是管理觀念或者部門(mén)設(shè)置，均要求獲得醫(yī)院管理人員的高度關(guān)注，由此確保醫(yī)院會(huì)計(jì)信息的完整性和真實(shí)性。

1.對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理機(jī)制的建立與完善

醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案機(jī)制，不僅有利于醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的體制化與標(biāo)準(zhǔn)化，還有利于醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、穩(wěn)定性以及利用的簡(jiǎn)便性，進(jìn)而能夠較好的促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理數(shù)字化發(fā)展。在開(kāi)展醫(yī)院會(huì)計(jì)信息數(shù)字化管理機(jī)制的建立與完善過(guò)程中，首先，需按照國(guó)家相關(guān)會(huì)計(jì)信息的法律規(guī)范及醫(yī)院的會(huì)計(jì)信息管理的具體狀況，對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理過(guò)程的立卷、歸檔以及保管等建立科學(xué)的制度規(guī)范，進(jìn)而保證醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的完整、高效以及安全等。比如，會(huì)計(jì)信息的管理機(jī)制中明確規(guī)定需保證會(huì)計(jì)信息管理的“雙備份”及定期檢查體制，如此能夠較好的避免會(huì)計(jì)檔案管理資料的遺漏與丟失等現(xiàn)象。另外，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)需按照醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理的實(shí)際狀況，建立科學(xué)的內(nèi)控機(jī)制與實(shí)施嚴(yán)格的職責(zé)制度，如此不但能夠提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理者的責(zé)任性，同時(shí)能夠提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化的穩(wěn)定性。

2.加強(qiáng)信息技術(shù)創(chuàng)建

信息技術(shù)創(chuàng)建給信息化背景下醫(yī)院的會(huì)計(jì)信息檔案管理提供支持。社會(huì)的快速發(fā)展對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理進(jìn)一步提出新的標(biāo)準(zhǔn)和要求，醫(yī)院唯有經(jīng)過(guò)不斷加強(qiáng)信息技術(shù)創(chuàng)建方可適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的社會(huì)形勢(shì)，經(jīng)過(guò)引入和制定新的檔案管理流程及系統(tǒng)、加強(qiáng)安保設(shè)備、培育人才、促進(jìn)硬件改進(jìn)等來(lái)確保檔案管理的數(shù)字化技術(shù)安全穩(wěn)定，便于使用。

另外，經(jīng)過(guò)升級(jí)信息管理的硬件結(jié)構(gòu)，和供應(yīng)商討論完整體系的信息保密和病毒查殺作用，以達(dá)到會(huì)計(jì)信息的無(wú)縫控制。在軟硬件升級(jí)過(guò)程中，要充分留意技術(shù)的正版和合格，不得由于貪圖便宜而利用盜版系統(tǒng)，導(dǎo)致因小失大。

3.提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)信息檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵性認(rèn)識(shí)，以及轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理者對(duì)會(huì)計(jì)信息檔案管理的老舊思想，這對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理數(shù)字化的發(fā)展能夠起到領(lǐng)導(dǎo)帶頭功能。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)資料檔案管理信息化的關(guān)鍵性，將會(huì)實(shí)施會(huì)計(jì)信息管理與考核機(jī)制的建立與健全。醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理機(jī)制與考核制度的優(yōu)化，不但能夠增強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理者開(kāi)展會(huì)計(jì)信息管理任務(wù)的責(zé)任性、服務(wù)觀念及自身的專(zhuān)業(yè)水平，還有利于醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理數(shù)字化發(fā)展。另外，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員若要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展以及增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益，必須重視醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。同時(shí)，將醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理數(shù)字化的發(fā)展同醫(yī)院提升醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力有效結(jié)合起來(lái)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中融入信息化，不但可以保證檔案信息的準(zhǔn)確性，而且能夠推進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的更好發(fā)展，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)價(jià)值。所以，在醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理數(shù)字化過(guò)程中，需在充分考慮具體狀況的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的重視，不斷完善醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理的有關(guān)機(jī)制，有效提升醫(yī)院數(shù)字化能力等，推動(dòng)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理的更好發(fā)展。

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