新常態(tài)下的體系檢查方法創(chuàng)新及應(yīng)用

文/王曉紅,中國石油大慶煉化公司

新常態(tài)下的體系檢查方法創(chuàng)新及應(yīng)用

文/王曉紅,中國石油大慶煉化公司

目的 企業(yè)為了滿足安全、環(huán)境、產(chǎn)品質(zhì)量等各種標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范管理，建有多個管理體系，原有管理體系檢查基本上都是按照標(biāo)準(zhǔn)體系要素要求進(jìn)行檢查，檢查模式過于僵化，檢查的深度和廣度有限。隨著企業(yè)管控水平的不斷提高，對體系檢查也提出了更高的要求，體系檢查觀念要轉(zhuǎn)變，方法要創(chuàng)新，內(nèi)容要深入，如此，才能滿足企業(yè)管理可持續(xù)發(fā)展的新要求。

體系檢查 方法 創(chuàng)新 應(yīng)用

1 體系檢查方法創(chuàng)新的必要性

企業(yè)為了滿足安全、環(huán)境、產(chǎn)品質(zhì)量等各種標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范管理，建有QHSE管理、測量管理等多個標(biāo)準(zhǔn)管理體系。為確保體系的有效運(yùn)行，企業(yè)需要組織開展各種檢查、評審活動，定期對體系的全面性、適宜性、動態(tài)性、合規(guī)性及改進(jìn)情況進(jìn)行檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)在制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)化、合規(guī)管理等方面存在的主要問題，及時(shí)改進(jìn)提高。通常情況下，企業(yè)開展的管理體系檢查基本上都是按照各標(biāo)準(zhǔn)體系要素要求，或風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)要求，進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)檢查，檢查的深度和廣度具有一定的局限性。隨著企業(yè)管控水平、抗風(fēng)險(xiǎn)能力以及標(biāo)準(zhǔn)化要求的提高，面對新形勢、新任務(wù)，轉(zhuǎn)變管理體系檢查觀念，創(chuàng)新檢查方法，深入系統(tǒng)的發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理存在的薄弱環(huán)節(jié)，成為必然要求。

2 檢查理念和檢查工具的轉(zhuǎn)型

檢查理念由傳統(tǒng)的專業(yè)檢查向企業(yè)管理檢查轉(zhuǎn)型，發(fā)現(xiàn)的問題也不在僅僅局限于具體的專業(yè)問題，而是要發(fā)現(xiàn)更多的影響企業(yè)經(jīng)營管理的實(shí)質(zhì)性問題。檢查工具由傳統(tǒng)的利用標(biāo)準(zhǔn)體系要素點(diǎn)，或風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)要求作為依據(jù)進(jìn)行檢查，向以國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、規(guī)章制度為依據(jù)進(jìn)行檢查轉(zhuǎn)型。

3 檢查方法的轉(zhuǎn)型

由傳統(tǒng)的單點(diǎn)檢查向綜合型檢查轉(zhuǎn)型，通過借鑒財(cái)務(wù)審計(jì)、合同審計(jì)、工程審計(jì)的理念，綜合運(yùn)用各種檢查方法和技巧，才能透過現(xiàn)象看到本質(zhì)，發(fā)現(xiàn)深層次問題，提出真正有利于提高企業(yè)經(jīng)營管理水平的建議。

3.1 順查法：是按照業(yè)務(wù)發(fā)生的程序，對每個工作環(huán)節(jié)的順序以及執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，以運(yùn)行記錄為依據(jù)，判斷工作程序的正確性，也是最基本的檢查方法。

3.2 倒查法：是根據(jù)業(yè)務(wù)鏈條發(fā)生的環(huán)節(jié),分析并尋找業(yè)務(wù)鏈的特點(diǎn),發(fā)現(xiàn)其內(nèi)在聯(lián)系,從業(yè)務(wù)鏈末端或下游業(yè)務(wù)入手,發(fā)現(xiàn)問題后反查的一種方法。該方法適用于采用順查法無法查出問題或無法獲取所需樣本的情況，可以發(fā)現(xiàn)已存在的不符合或違規(guī)情況。例如檢查物資采購管理，先從財(cái)務(wù)部門取得物資采購入賬會計(jì)憑證，根據(jù)憑證中的付款原始單據(jù)獲得相應(yīng)的物資采購信息，然后再從合同管理部門取得相應(yīng)的合同總體，對照已發(fā)生的業(yè)務(wù)查找合同文本，如果沒有合同文本，說明沒有簽訂有效的物資采購合同；對于有合同文本的，再檢查其是否為事后合同。

3.3 尋根溯源法：是指分析業(yè)務(wù)實(shí)施過程的記錄信息來源，確定其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可靠性的方法。采用該方法能夠使發(fā)現(xiàn)的問題不停留在表面，通過繼續(xù)訪談業(yè)務(wù)人員、查驗(yàn)資料進(jìn)一步查找問題發(fā)生的根源，分析管理的漏洞，從管理體制上杜絕同類問題的發(fā)生。

3.4 對比分析法：是指通過對相互關(guān)聯(lián)的資料交叉對比分析，找出具體的鉤稽關(guān)系，對異常情況、可疑數(shù)據(jù)、可疑事件進(jìn)行追蹤，以此發(fā)現(xiàn)不合規(guī)問題的方法。對比分析的內(nèi)容包括帳帳對比、帳表對比、帳單對比、帳實(shí)對比、表表對比等。例如：通過對比分析同一月、同一人的考勤表、獎金發(fā)放表及考勤系統(tǒng)記錄，檢查獎金發(fā)放的合規(guī)性。

3.5 現(xiàn)場觀察法：是指在不干涉自然狀態(tài)的工作前提下，通過對工作現(xiàn)場員工的工作過程、行為、內(nèi)容、工具使用等情況進(jìn)行觀察，并詳細(xì)記錄，與操作規(guī)范要求進(jìn)行對比分析，以此發(fā)現(xiàn)問題的方法。

3.6 抽樣檢查法：是指深入工作現(xiàn)場，對工作流程中的每個環(huán)節(jié)，隨機(jī)抽取樣本（工作過程中生成的各種單據(jù)、記錄等），檢查是否符合制度及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求的方法。在抽取樣本的過程中，還可以借助職業(yè)判斷，由隨機(jī)抽樣轉(zhuǎn)為重點(diǎn)抽樣，不僅能提高檢查工作效率，還能夠達(dá)到加大檢查深度的目的。

3.7 輔助工具法：是指利用信息技術(shù)手段，通過查詢系統(tǒng)日志、系統(tǒng)操作記錄、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、影像資料等信息，與人工記錄相對比，來判斷人工操作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性的方法。如：查機(jī)房出入登記表發(fā)現(xiàn)*月*日下午15:00張三進(jìn)入機(jī)房，與進(jìn)入機(jī)房門禁系統(tǒng)的刷卡時(shí)間、上機(jī)操作記錄進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)存在不一致的情況。

4 組織方式和結(jié)果應(yīng)用的轉(zhuǎn)變

由原來的各專業(yè)部門單線作戰(zhàn)，各自完成，向全局意識，協(xié)同作戰(zhàn)轉(zhuǎn)變。由體系綜合管理部門統(tǒng)一策劃，明確要求，分階段、分層級開展。建立檢查內(nèi)容橫向全覆蓋，縱向到執(zhí)行崗位的立體檢查機(jī)制。解決了體系檢查覆蓋面不全，存在盲區(qū)的問題。檢查結(jié)果由原來的獨(dú)享，向共享轉(zhuǎn)變。大大提高了工作效率，避免了重復(fù)工作。

結(jié)束語

新常態(tài)下管理體系檢查方法的創(chuàng)新和應(yīng)用，解決了體系檢查觀念陳舊，為了檢查而檢查，檢查依據(jù)簡單，內(nèi)容單一的問題；解決了體系檢查方法單一，檢查出的問題停留在表面現(xiàn)象，不夠深入的問題；解決了體系檢查覆蓋面不全，存在盲區(qū)的問題；解決了單一作戰(zhàn)，信息無法共享的問題。促進(jìn)了企業(yè)管理水平的不斷提升。