試談現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策

摘 要 隨著計算機網絡的發(fā)展，信息技術的普及，在各個領域中電子信息技術發(fā)揮作用，轉變了各個領域的工作方式?，F(xiàn)代辦公技術在各大企業(yè)都有應用，目的是加快電子化信息化進程。本文討論現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策。

關鍵詞 現(xiàn)代辦公技術;檔案管理;現(xiàn)代技術

引言

自第三次科技革命以來，人類的生產力得到了巨大發(fā)展。21世紀是網絡時代，現(xiàn)代辦公技術的應用提高了企業(yè)的工作效率，讓企業(yè)工作方式簡單化?，F(xiàn)代辦公技術的應用符合信息時代的要求，是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標志。

1現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響

新時代背景下，企業(yè)檔案管理中，信息技術已得到應用。企業(yè)檔案管理向合理化、規(guī)范化、科學化的方向進展?，F(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響是空前的，巨大的，對于企業(yè)發(fā)展有利的。

①實現(xiàn)管理智能化。由于信息時代的迅速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作量激增為企業(yè)管理帶來許多困難。通過信息化手段，對繁多且雜亂的信息數(shù)據(jù)進行搜集和處理，通過信息化手段進行篩選讓管理人員發(fā)現(xiàn)復雜數(shù)據(jù)中的價值，來保證企業(yè)效益平穩(wěn)增長。同時，在這個時代，信息技術水平更新?lián)Q代越來越快，智能化的水平得到強化，這讓檔案管理工作智能化擁有優(yōu)勢。人員可以進行快速地對信息進行處理。在大數(shù)據(jù)平臺上，甚至可以分析使用者的意圖，從而提升客戶的滿意程度。智能化的處理讓信息和數(shù)據(jù)的價值可以挖掘得更深，幫助企業(yè)的管理決策更具活力，更符合現(xiàn)實要求，更符合時代，讓工作更加智能化，符合現(xiàn)代社會。②推動管理方式改革。隨著現(xiàn)代化的信息技術進步和應用，傳統(tǒng)行業(yè)的運行模式不再符合需要，得到了極大的改變、互聯(lián)網時代，企業(yè)的檔案管理工作思維轉向了互聯(lián)網思維，提高企業(yè)檔案管理模式的運行效率。這樣的轉變首先沖擊了傳統(tǒng)的思維模式，給了負責這項工作的工作人員極強的自主性，因此大幅度的提升工作效率和質量。在信息化技術引導下，企業(yè)檔案管理工作的思維模式不再拘泥于傳統(tǒng)技術條件下。實際工作中，工作人員可以將創(chuàng)新與發(fā)展的理念加以利用。這樣可以用全新的管理方式改善傳統(tǒng)工作模式中的不足，發(fā)揮檔案管理的價值，推動檔案管理工作的改革，使企業(yè)在市場競爭中占有一席之地。③提高管理者水平。相對于現(xiàn)代化信息技術的檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理模式的質效水平并不高，主要原因是讓從業(yè)人員的思維受到了傳統(tǒng)思維的限制。這個時代，經濟不斷發(fā)展，市場不斷變化，思維僵化對于企業(yè)的發(fā)展起限制作用。所以，利用信息化檔案管理對檔案管理者的思維進行改變，讓管理者對先進生產和管理模式相適應，提高管理者管理水平，讓企業(yè)在變化莫測的市場中帶來經濟效益，從而提高企業(yè)市場份額，提高核心競爭力[1]。

2現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的對策

（1）完善檔案管理設備。沒有先進的機械設備，信息技術在檔案管理中無法獲得充分應用，無法發(fā)揮最大效益。企業(yè)需要引進機械設備還要充分考慮企業(yè)的長遠發(fā)展目標。目前，傳統(tǒng)的紙質材料在進行檔案管理時依舊被大量使用，這不利于現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的作用的發(fā)揮。企業(yè)選購計算機時，要求計算機硬件軟件配置較高，避免在使用過程中出現(xiàn)存儲受限、系統(tǒng)崩潰，防火墻等軟件的安全性較弱，易感染病毒，降低了人事檔案信息資料的泄露風險。在日常工作中，對設備維護的工作一定要得到重視，降低發(fā)生事故的頻率，提升使用效率。注意維護工作可有效降低企業(yè)成本，提高企業(yè)利潤，為企業(yè)長足發(fā)展提供保障。

（2）更新管理觀念。在現(xiàn)代化信息技術越來越發(fā)達的社會背景下，企業(yè)檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化，即以信息技術為工具，讓檔案管理工作合理化，科學化。第一步一定要進行管理理念的更新。將新思想滲透在管理工作的各個領域，明確管理的具體流程，管理手段與方法。在進行企業(yè)檔案管理這一項工作時，需要轉變舊思想，用新思想進行管理。在檔案管理中，作為起到帶頭和領導作用管理者一定要最先樹立先進的管理思想，提高自身管理水平，提高自身工作素質。在工作中，對于信息技術在企業(yè)管理中的實際應用進行了解，認真考慮管理方法。管理人員通過先進的管理技術和管理方案，促進企業(yè)檔案管理的合理化，促進企業(yè)的發(fā)展，使企業(yè)競爭力大大增強。

（3）完善企業(yè)檔案管理制度。企業(yè)檔案管理信息化建設是一項系統(tǒng)工程。企業(yè)對于檔案信息化管理工作的重要性要得到認識，注重其全面性，整體性。 企業(yè)檔案管理信息化建設并不是簡單地工程，如果沒有健全、完善的制度來進行規(guī)范和管理，企業(yè)檔案管理信息化進程會變得相對緩慢，對于企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展起阻礙作用，讓現(xiàn)代信息技術的其應有的作用的發(fā)揮變得不理想。因此，在推進檔案管理信息化的過程中，企業(yè)應結合自身的實際條件，對檔案管理系統(tǒng)進行完善。首先，根據(jù)現(xiàn)代信息技術的需求，完善檔案信息細化管理流程，建立統(tǒng)一的檔案管理標準;其次，結合檔案信息管理的需要，建立完整、科學、有效的管理體系，引導檔案管理規(guī)范化、流程化、科學化發(fā)展。

（4）提高管理者的素質?，F(xiàn)代信息技術的運用對人才提出了很高的要求。電子信息技術的發(fā)展，讓企業(yè)更加重視人才的作用[2]。在企業(yè)檔案管理的管理人員需要了解大量的相關知識，才能勝任這項工作。因此，管理人員的職業(yè)素質必須得到企業(yè)重視。只有高素質的管理人才，才能保證文件管理工作的順利進行。企業(yè)可以培養(yǎng)大量這方面的管理人才，對員工進行培訓教育，提高員工的與時俱進意識，加強管理部門之間的聯(lián)系和溝通，促進管理工作的順利開展。確保管理人員的水平可以勝任這類工作，促進企業(yè)檔案管理信息化建設。

3結束語

企業(yè)檔案管理信息化建設是信息時代的必然要求，是實現(xiàn)信息化的必經之路?；ヂ?lián)網的發(fā)展為管理工作提供了便利的條件并對提高企業(yè)單管理工作有重要意義，企業(yè)要采取積極措施，促進企業(yè)檔案管理信息化，提高管理水平。

參考文獻

[1] 楊學兵.現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策[J].蘭臺內外，2020（19）：28-30.

[2] 秦云艷.關于現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策探討[J].產業(yè)創(chuàng)新研究，2019（12）：63-64.

作者簡介

王艷莉（1980-），女，河北省承德市灤平縣人;學歷：本科，職稱：中級檔案管理員，現(xiàn)就職單位：河北省承德市灤平縣光榮院，研究方向：檔案管理。