淺析提高工程項(xiàng)目檔案文檔質(zhì)量的措施和辦法

文/王彥，天津市濱海新區(qū)塘沽建設(shè)發(fā)展總公司

淺析提高工程項(xiàng)目檔案文檔質(zhì)量的措施和辦法

文/王彥，天津市濱海新區(qū)塘沽建設(shè)發(fā)展總公司

文檔質(zhì)量的好壞直接影響工程的建造、運(yùn)行、維修和維護(hù)的有效開(kāi)展。在建設(shè)好一座符合質(zhì)量要求的工程同時(shí)，妥善保存工程文件和檔案，為工程的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)和技術(shù)改進(jìn)提供可追溯性的原始記錄，是工程安全運(yùn)行必不可少的基礎(chǔ)。筆者分析和總結(jié)文件歸檔的有效控制措施，以保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

工程項(xiàng)目檔案；質(zhì)量

1 把握工程項(xiàng)目檔案文檔質(zhì)量的幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1.1 做好項(xiàng)目文件收集工作的把關(guān)控制?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔規(guī)范》中明確規(guī)定，工程文件的形成和積累工作應(yīng)作為一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范疇;工程文件的形成應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步，不得延誤，事后再來(lái)補(bǔ)編。文件的收集是第一道關(guān)口，把好項(xiàng)目文件收集質(zhì)量的控制關(guān)，對(duì)確保項(xiàng)目文件的質(zhì)量極其重要。項(xiàng)目文件的產(chǎn)生和接收部門(mén)應(yīng)承擔(dān)起項(xiàng)目文件收集工作的職責(zé)，充分重視做好項(xiàng)目文件的形成、積累、流轉(zhuǎn)等前端控制工作，把項(xiàng)目文件的收集控制工作落到實(shí)處。

1.2 管理制度控制。做好工程項(xiàng)目竣工檔案工作的基礎(chǔ)是建立完善的項(xiàng)目工程檔案管理制度。制定具體的規(guī)章制度，對(duì)每部分、每個(gè)施工階段、每個(gè)工作人員的責(zé)任、權(quán)利進(jìn)行細(xì)化，并明確工程所有涉及單位在工程檔案管理中的職責(zé)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，使工程項(xiàng)目文件的生成、積累、收集、整理與歸檔工作制度化、程序化，是進(jìn)行檔案管理的有效途徑。

1.3 工程合同管理控制。將項(xiàng)目文件的收集、歸檔、移交等方面的要求落實(shí)到合同條款及合同驗(yàn)收當(dāng)中，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目歸檔的檔案資料質(zhì)量完整、準(zhǔn)確的控制。合同條款控制即在工程招投標(biāo)及簽訂合同、協(xié)議時(shí)，將檔案歸檔的范圍、質(zhì)量、時(shí)間等要求納入條款進(jìn)行控制，把項(xiàng)目文件材料的項(xiàng)目、類(lèi)別、文件的介質(zhì)、數(shù)量、提交要求、遵循的文檔格式等列入文本，使各方主體對(duì)竣工圖的編制單位、工程檔案的編制套數(shù)、編制費(fèi)用及承擔(dān)單位做到心中有數(shù)，使文件提交的數(shù)量及要求有合同依據(jù)。合同驗(yàn)收控制即檔案部門(mén)要參加合同項(xiàng)目驗(yàn)收工作，合同管理部門(mén)應(yīng)將承包單位履行完合同責(zé)任作為出具驗(yàn)收證書(shū)的前提。承包單位只有認(rèn)真完履行完合同責(zé)任，否則將無(wú)法獲得合同項(xiàng)目驗(yàn)收證書(shū)。

1.4 工程進(jìn)度計(jì)劃管理控制。項(xiàng)目開(kāi)始，建設(shè)方應(yīng)與施工方制定詳細(xì)的工程進(jìn)度計(jì)劃，在工程單位進(jìn)度計(jì)劃中列入工程竣工文件質(zhì)量檢查工作，要求承包單位根據(jù)工程進(jìn)度計(jì)劃和合同要求編制出具體的“項(xiàng)目文件目錄”，制定竣工文件整編進(jìn)度計(jì)劃，建設(shè)單位則可據(jù)此達(dá)到項(xiàng)目文件收集控制的目的。

1.5 工程質(zhì)量保證體系控制。由工程項(xiàng)目建設(shè)單位質(zhì)保部門(mén)定期對(duì)內(nèi)部各部門(mén)及外部承包單位開(kāi)展質(zhì)量保證監(jiān)查和監(jiān)督工作，實(shí)施監(jiān)督驗(yàn)證，對(duì)文檔管理制度及其實(shí)施的有效性進(jìn)行驗(yàn)證，從而確保文件收集的控制和記錄管理有效。

1.6 文檔管理控制。及時(shí)跟蹤工程建設(shè)項(xiàng)目信息，有效控制文件材料的流向。一是做好項(xiàng)目文件歸口管理。處理好文件的接收和分發(fā)工作，明確內(nèi)外部文件的歸檔處理方式，變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集。二是編制檔案歸檔計(jì)劃及歸檔跟蹤管理。發(fā)布《項(xiàng)目檔案歸檔年度計(jì)劃》，將工程項(xiàng)目文件歸檔納入檔案部門(mén)歸檔監(jiān)督控制范圍，檔案部門(mén)要掌握工程進(jìn)度，積極主動(dòng)提前介入竣工文件歸檔管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，落實(shí)文檔的收集和歸檔工作。

2 做好文件資料內(nèi)容質(zhì)量的把關(guān)控制

2.1 落實(shí)項(xiàng)目文件收集的基本質(zhì)量要求。準(zhǔn)確完整。是保證項(xiàng)目文件檔案質(zhì)量的重中之重，否則將影響其憑證、查考作用的發(fā)揮，甚至?xí)o工作造成損失；歸檔原件。只在特殊情況下，確實(shí)無(wú)法提供原件，才歸檔復(fù)印件；整潔清晰。清楚的字跡，清晰的圖樣，整潔的圖表是基本規(guī)范要求；簽章完備。即每份文件都應(yīng)具備應(yīng)有的生效手續(xù)；書(shū)寫(xiě)材料符合歸檔要求；規(guī)范編制竣工圖。監(jiān)理單位應(yīng)履行監(jiān)督職責(zé)，督促設(shè)計(jì)和施工單位檢查竣工圖編制是否存在不準(zhǔn)確、短缺的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修改和完善，確?？⒐D的編制完整規(guī)范。

2.2 加大歸檔資料質(zhì)量的審核把關(guān)力度。一是抓好竣工文件材料的審核工作。建設(shè)單位檔案部門(mén)在參加工程中間驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收的過(guò)程中，開(kāi)展對(duì)工程項(xiàng)目檔案的檢查，必須監(jiān)督檢查施工單位有無(wú)根據(jù)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)規(guī)定，履行文件形成積累、保管工作的職責(zé)，而不應(yīng)只僅僅局限于竣工文件和竣工圖的審核，保證竣工文件系統(tǒng)、完整、真實(shí)，確保建設(shè)項(xiàng)目工程檔案質(zhì)量的全面提高。二是采取有效措施提升歸檔資料質(zhì)量。建設(shè)單位對(duì)施工單位在工程中形成檔案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和考核，在編制工程承包合同時(shí)，把竣工資料的歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)列入“業(yè)績(jī)考核表”中，做為一項(xiàng)考核項(xiàng)目，對(duì)單項(xiàng)工程中檔案資料的完整率、文件材料的簽字手續(xù)、檔案載體制成材料、檔物相符等情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估，并給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)制裁，通過(guò)施工隊(duì)伍業(yè)績(jī)考核對(duì)歸檔資料質(zhì)量進(jìn)行控制，促進(jìn)歸檔資料質(zhì)量的提升。

2.3 提升工程項(xiàng)目檔案立卷歸檔質(zhì)量。明確各部門(mén)在項(xiàng)目文件材料質(zhì)量審查工作中負(fù)有的職責(zé)和質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按《建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔整理規(guī)范》所制定的有關(guān)建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各部門(mén)項(xiàng)目檔案資料整理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理檔案資料，使歸檔項(xiàng)目檔案立卷歸檔質(zhì)量得到有效提高。

2.4 加大檔案管理人員能力的提升力度。做為專(zhuān)業(yè)檔案的管理人員，不僅要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案工作的程序和要求有明確的認(rèn)識(shí)和理解;還必須掌握所從事專(zhuān)業(yè)檔案的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能在接收檔案時(shí)，更好地履行核查文件材料的完整性和準(zhǔn)確程度的職責(zé)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)跟上時(shí)代節(jié)奏，加大工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的步伐，進(jìn)一步加快工程項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段。

結(jié)束語(yǔ)

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。未通過(guò)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的項(xiàng)目，不得開(kāi)展項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。做好項(xiàng)目檔案工作是每個(gè)項(xiàng)目文檔人員的神圣使命，需要每個(gè)項(xiàng)目參建人員的參與和認(rèn)真對(duì)待。

[1]李方兵.試析工程項(xiàng)目文件歸檔影響因素及應(yīng)對(duì)措施[J].西北水電（2015增刊2）：11-14.

[2]王浩文.電工程總承包中的文件管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用2015（1）：264.

[3]《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局10號(hào)令）.