新時期做好辦公室行政管理工作的思路探索

文/裴杰，福建省寧德市蕉城區(qū)三都澳經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管委會

新時期做好辦公室行政管理工作的思路探索

文/裴杰，福建省寧德市蕉城區(qū)三都澳經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管委會

對于單位來說，辦公室是一個重要的行政職能部門，是協(xié)調(diào)整個單位平穩(wěn)運(yùn)行的樞紐型部門，其工作內(nèi)容和其他職能部門的專一職能不同，而是要方方面面都協(xié)調(diào)到，從文秘到值班，從督查到保衛(wèi)，單位中零零總總的工作都需要辦公室參與。因此，一個單位想要將日常運(yùn)營正常開展，離不開辦公室行政管理工作的正常開展，只有在辦公室的輔助下單位才能夠讓各項工作有條不紊地開展。如果辦公室的行政管理工作存在問題，管理效率不能夠滿足單位的運(yùn)轉(zhuǎn)要求，那么也將影響單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。因此，本文就現(xiàn)在辦公室的普遍行政管理工作運(yùn)轉(zhuǎn)情況，探索現(xiàn)階段辦公室行政管理工作應(yīng)當(dāng)如何創(chuàng)新地探索出發(fā)展提高的新思路，這將對整個單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率做出貢獻(xiàn)。

辦公室；行政管理；思路探索

1 引言

辦公室在設(shè)置之初的職能方向就是執(zhí)行、管理，輔助一點調(diào)研功能。具體日常工作就是幫助整個單位的行政運(yùn)作協(xié)調(diào)監(jiān)督，文件起草及簽署流程的監(jiān)督，各種業(yè)務(wù)往來人員的登記和招待以及后勤保障工作。這些事務(wù)或者對內(nèi)或者對外，或大或小，但是都需要辦公室經(jīng)辦。因此，對于單位來說建設(shè)一個高效運(yùn)轉(zhuǎn)的辦公室有助于提升整個單位的運(yùn)作順暢程度，是為整個單位的發(fā)展保駕護(hù)航。

因此，隨著整個社會經(jīng)濟(jì)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率不斷提升，辦公室協(xié)調(diào)的職能也越發(fā)地重要。為了能夠讓如此重要的辦公室發(fā)揮其預(yù)期的作用，需要從兩個方面開展建設(shè)。一方面，在制度設(shè)置上，要讓整個辦公室的工作流程最優(yōu)化，最大程度地提升辦事效率；另一方面，要提升辦公室行政管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。作為辦公室的行政管理人員，不僅僅要擅長行政管理工作，同時也要具有較好的人際交往能力，否則將不能很好地與各個部門之間進(jìn)行溝通?？梢妼τ谵k公室行政管理人員的綜合素質(zhì)要求還是很高的。因此，本文通過對辦公室行政管理的現(xiàn)狀分析，希望能夠幫助工作效率提升提供一點參考。

2 辦公室行政管理工作的內(nèi)容

總的來說，辦公室是單位組織中一個十分重要的部門。其重要性主要體現(xiàn)在上傳下達(dá)，對上要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，幫助其正確決策；對下，要輔導(dǎo)下級正確執(zhí)行所有的命令，同時開展信息搜集和民意調(diào)研，將群眾的需求及時反饋到上級。

辦公室作為保證單位正常運(yùn)作的部門,它是單位內(nèi)部運(yùn)作溝通環(huán)節(jié)上十分重要的一環(huán),日常工作中有大量需要和同事和下屬協(xié)作開展的工作。辦公室需要承擔(dān)的管理任務(wù)中，有大部分工作是重復(fù)和瑣碎的,但它的重要性是不容忽視的。例如,辦公室里最常見的電話傳輸管理，雖然表面上開起來很容易處理的,但其重要性不言而喻。首先電話傳輸管理情況對外體現(xiàn)了該單位的組織管理水平，對內(nèi)則影響著信息傳輸?shù)男?。因此，對于簡單的電話傳輸管理，辦公室也要用專業(yè)水平進(jìn)行管理，對于來電做到禮貌、認(rèn)真地問詢。同時,因為會接觸到單位內(nèi)各個環(huán)節(jié)的工作，在辦公室工作的行政管理人員應(yīng)充分了解單位的整體情況,對單位的基本情況能夠做出簡單介紹，滿足基本的信息需求。而在管理中工作人員也要注重語言的藝術(shù)和態(tài)度,從而對外提高單位的良好形象，對內(nèi)讓同事感受到親和力，能夠更好地共同開展工作。

在整體的組織架構(gòu)中,辦公室相當(dāng)于上級決策部門和下級業(yè)務(wù)部門的重要橋梁。因此,對上，辦公室的行政管理人員應(yīng)當(dāng)為決策層提供充分的信息意見，以幫助其了解單位目前的基本運(yùn)營情況，做到科學(xué)決策;而對于決策層的基本信息需求，辦公室人員也要及時了解，及時提供支持。同時,對下，辦公室作為單位整體協(xié)調(diào)的部門,需要高效率、恰當(dāng)?shù)靥幚砀鞣N問題。此外,辦公室還負(fù)責(zé)讓各個相對獨立的業(yè)務(wù)部門能夠順利建立聯(lián)系。平時各部門負(fù)責(zé)該部門的業(yè)務(wù)，工作之間有時并不存在必然的聯(lián)系，但一旦需要在工作上有需要準(zhǔn)確和合理的統(tǒng)一起來,此時就必須依靠辦公室的管理和協(xié)調(diào)。

因此,辦公室的行政管理人員要充分認(rèn)識辦公室管理的地位和任務(wù),才能樹立全面的服務(wù)理念,提高工作效率和工作形象,為單位的其他工作提供更好的服務(wù)。由于該辦公室是一個強(qiáng)大的綜合權(quán)力部門,該組織負(fù)責(zé)溝通和協(xié)調(diào)。因此,在行政工作中,有必要收集各部門的意見和建議,增進(jìn)工作人員之間感情,提高辦公室和整個單位的工作效率。

3 新時期做好辦公室行政管理工作的思路探索

3.1 增強(qiáng)服務(wù)意識，嚴(yán)于律己做表率

在整體組織結(jié)構(gòu)中,辦公室相當(dāng)于上級部門的重要輔助助手。因此,辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)意識到，其工作中的重要部分是為決策機(jī)構(gòu)和管理人員提供信息支持，以幫助決策部門能夠結(jié)合單位實際，做出科學(xué)決策。因此，要牢牢樹立領(lǐng)導(dǎo)決策助手的服務(wù)意識。

同時,辦公室作為單位中調(diào)整各個業(yè)務(wù)部門的樞紐，為了獲得處理各方面工作的處理效率,以一個正確的工作態(tài)度來適當(dāng)處理各種問題是非常必要的。辦公室必須完全清楚為整個單位服務(wù)的內(nèi)涵,以便在工作中遇到問題和矛盾時能夠采取一個正確的方法論來解決。雖然辦公室工作可能有時因為大量重復(fù)而顯得枯燥乏味,但工作人員應(yīng)當(dāng)應(yīng)該始終保持冷靜的服務(wù)意識，認(rèn)真負(fù)責(zé)工作,嚴(yán)格遵循工作原則和工作規(guī)范,艱苦奮斗并且積極奉獻(xiàn)。同時,作為單位的執(zhí)行輔助部門，辦公室自身就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求，各項工作的開展都要符合規(guī)章制度。

3.2 提高工作能力,爭做萬能型管理人員

在新時期內(nèi),辦公室的內(nèi)部組織水平也要有所提升。具體要求就是辦公室的行政管理人員要有更為強(qiáng)大的綜合業(yè)務(wù)能力。在管理實踐中,行政人員不僅要更有效地開展日常工作,還要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見。在這種多方面的工作壓力中，行政管理人員要頂住壓力，時刻保持良好的心態(tài),對于再簡單的日常任務(wù)也要充分發(fā)揮主動性,積極探索更完善的管理模式,強(qiáng)化新知識、新的學(xué)習(xí)和研究問題,為創(chuàng)新管理工作模式辦公室的管理打下基礎(chǔ)。在辦公室的行政工作中,行政管理人員還是要不斷努力提高自身的綜合素質(zhì),滿足新時期新形勢下的工作節(jié)奏，提高自身處理公務(wù)的質(zhì)量和效率,幫助單位內(nèi)部做好各項工作。因此，辦公室行政管理人員必須不斷提高自我創(chuàng)新意識,不僅要提高工作質(zhì)量,滿足各個層次的需要,而且要提高溝通技巧,通過溝通的藝術(shù)來調(diào)整單位內(nèi)上下級的關(guān)系。

3.3 強(qiáng)化團(tuán)隊意識，處理好與單位其他各方的關(guān)系

辦公室行政管理工作是一項具有全面性、系統(tǒng)性特點的工作。在日常工作中，辦公室的所有行政管理工作的中心都要服務(wù)與單位的整體里，對上級要及時把握領(lǐng)導(dǎo)的意向,增強(qiáng)自身工作的能動性，積極配合整體政策調(diào)整來改進(jìn)工作的計劃。對下，在逐步處理日常事件過程中，辦公室的工作人員不僅要在辦公室內(nèi)部注重團(tuán)隊合作,還要積極主動地與各部門的同事建立良好的關(guān)系。因為行政管理工作不同于業(yè)務(wù)工作，能夠明確地按照權(quán)責(zé)分工,日常中的大部分工作都是依靠集體力量共同努力,以達(dá)到更好的工作效果。因此,想創(chuàng)新辦公室的行政管理工作的質(zhì)量和效率,就應(yīng)該更加重視團(tuán)隊的意識,加強(qiáng)同事間的合作,最大限度地發(fā)揮團(tuán)隊合作的潛能。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革和完善,辦公室的職能不斷擴(kuò)大,在日常工作中,各級行政工作和組織關(guān)系的協(xié)調(diào)必須遵循兩個原則:一方面是管理工作緊跟單位整體方針，和決策部門的領(lǐng)導(dǎo)保持良好的領(lǐng)導(dǎo)-輔助關(guān)系，從而可以幫助辦公室人員從根本上正確理解單位現(xiàn)階段需要怎樣的行政管理工作；另一方面,辦公室要利用開展日常工作的機(jī)會，積極和單位中的其他人員建立并保持良好的關(guān)系，從而以辦公室為紐帶可以將將單位中的各級人員都有效組織起來，在需要聯(lián)合辦公時，辦公室的工作能發(fā)揮良好的作用,使組織整體的工作效率得到提升。

4 結(jié)束語

辦公室管理是一個單位中最重要的基本工作任務(wù)之一,它為單位其他方面工作的順利發(fā)展提供了足夠的輔助支持。但是,在新時期的發(fā)展中,單位對于自身整體工作質(zhì)量和效率的要求越來越高。因此,單位的管理者必須充分重視辦公室管理的重要性,采取積極的措施提升辦公室行政管理工作的效率,創(chuàng)新其開展工作模式,使之能夠提供更好的單位行政輔助。辦公室管理作為單位整個組織結(jié)構(gòu)中的一個非常重要的部分,不僅要維持正常的內(nèi)部事務(wù)開展,還要幫助溝通各個部門，讓部門人員之間保持良好的工作關(guān)系。針對辦公室行政管理工作應(yīng)有之義，本文從實踐經(jīng)驗出發(fā),論述了辦公室管理的認(rèn)識和重要性,并提出了在辦公行政工作質(zhì)量和效率提升的新思路。希望這些思路能夠幫助單位改善辦公室的行政管理水平,進(jìn)而提高單位的整體素質(zhì)。

[1]趙娜.做好辦公室行政管理工作的思考與建議[J].單位改革與管理,2016,(10):49.

[2]王琪.新時期辦公室行政管理工作模式的創(chuàng)新[J].才智,2015,(12):328.

[3]劉蘊(yùn)璞.做好新時期辦公室行政管理工作的思考[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2007,(03):62-63.