醫(yī)院科研經(jīng)費報銷信息化管理

文/鄭波,浙江省舟山醫(yī)院

醫(yī)院科研經(jīng)費報銷信息化管理

文/鄭波,浙江省舟山醫(yī)院

現(xiàn)階段，國家向醫(yī)院投入的科研經(jīng)費越來越大，相應(yīng)的，醫(yī)院對科研經(jīng)費的精細(xì)化與規(guī)范化管理需求越來越大。基于此，本文就醫(yī)院科研經(jīng)費報銷信息化管理展開分析，首先對醫(yī)院科研經(jīng)費報銷管理中在會計核算、科研經(jīng)費管理、信息技術(shù)應(yīng)用等方面存在的不足進(jìn)行了簡要介紹，然后進(jìn)一步對信息系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用進(jìn)行了細(xì)致分析，最后，簡要探究了信息系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢。

科研經(jīng)費；信息系統(tǒng)；會計核算

前言

醫(yī)院科研經(jīng)費的報銷需要嚴(yán)格遵循相關(guān)流程，對這一流程管理的有效性，將會直接影響醫(yī)院科研經(jīng)費的預(yù)算、分配以及投入使用狀況，同時，也會對醫(yī)院整體的科研建設(shè)與發(fā)展起到重要的影響作用。在醫(yī)療體制改革的推動下，無論是財政部門還是教育部門，甚至是科技部門都向醫(yī)院的科研項目投入了大量的資金，針對這一發(fā)展現(xiàn)狀，醫(yī)院科研經(jīng)費報銷信息化管理的推動具有極大的必要性與緊迫性。

1 醫(yī)院科研經(jīng)費報銷管理現(xiàn)狀

醫(yī)院科研經(jīng)費報銷管理中存在的問題具有普遍性，因此，下文以某三甲醫(yī)院為例，對其原有科研經(jīng)費報銷管理中存在的不足進(jìn)行簡要分析。

1.1 會計核算方面問題

該醫(yī)院中每年所獲得的科研經(jīng)費近億元，經(jīng)費管理過程中，原科研經(jīng)費報銷管理過程中采用傳統(tǒng)人工操作管理的方式，手工記賬“科研經(jīng)費本”，進(jìn)行科研經(jīng)費的相關(guān)審核與報銷流程。傳統(tǒng)手工記賬的方式，為每一個科研項目單獨設(shè)置一個經(jīng)費本，交由項目負(fù)責(zé)人記錄并保管；報銷過程，由經(jīng)辦人將發(fā)票等報銷憑證整理后依次移交到科研部門、醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核；最后，再由醫(yī)院的辦公自動化平臺對審核結(jié)果進(jìn)行公示[1]。若審核通過，則經(jīng)費本可直接移交至財務(wù)部門辦理相關(guān)報銷手續(xù)；若為通過審核，則要重新填寫報銷單。這種較為落后的會計核算手段，造成現(xiàn)階段醫(yī)院大數(shù)額的科研經(jīng)費報銷周期過長，進(jìn)而影響相關(guān)科研項目的順利進(jìn)行。

1.2 科研經(jīng)費管理方面問題

醫(yī)院科研項目的負(fù)責(zé)人多由優(yōu)秀的醫(yī)生擔(dān)任，由于其職業(yè)特點，在項目執(zhí)行過程中，會更加重視臨床研究工作，而忽視對經(jīng)費報銷的有效管理，就上文所述的三甲醫(yī)院來說，經(jīng)費登記錯誤的現(xiàn)象曾多次發(fā)生，甚至還曾出現(xiàn)過經(jīng)費本遺失的情況，嚴(yán)重影響經(jīng)費報銷流程與科研項目的順利進(jìn)行；另外，在經(jīng)費報銷審核通過后，經(jīng)辦人有時未能及時辦理相應(yīng)的報銷手續(xù)，會導(dǎo)致經(jīng)費本與賬務(wù)上出現(xiàn)一些差異，為財務(wù)部門的對賬工作帶來一定難度。

1.3 信息技術(shù)應(yīng)用方面問題

醫(yī)院科研經(jīng)費報銷涉及金額大、處理環(huán)節(jié)多、流程重復(fù)且內(nèi)容較為分散，在經(jīng)費管理過程中，還存在信息傳遞以及反饋十分遲緩的現(xiàn)象，后期數(shù)據(jù)的核對工作也較為復(fù)雜?；谶@種管理特性，原科研經(jīng)費報銷管理模式中信息技術(shù)應(yīng)用的極度匱乏，導(dǎo)致了科研項目負(fù)責(zé)人無法對經(jīng)費使用狀況進(jìn)行實時核查，進(jìn)而影響科研部門對經(jīng)費使用與科研進(jìn)度的有效對比，最終影響之后的經(jīng)費下達(dá)與報銷流程受阻，管理效率十分低下。在年末審計、對賬或結(jié)題階段，財務(wù)部門、項目負(fù)責(zé)人、科研部門需要以經(jīng)費本為依據(jù)進(jìn)行對科研經(jīng)費的使用狀況進(jìn)行核對整理，這一過程十分耗費精力，工作效率不高，出錯率也難以控制。

2 醫(yī)院科研經(jīng)費報銷信息系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

2.1 信息系統(tǒng)設(shè)計

2.1.1 建立信息化管理體系

針對上述管理問題，該醫(yī)院及時提出了整改意見，并充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)制定了經(jīng)費報銷信息系統(tǒng)設(shè)計方案。方案中將流程管理體系進(jìn)行了有效劃分，主要包括項目立項管理、預(yù)算管理、經(jīng)費報銷管理以及結(jié)題驗收管理四個方面，以信息系統(tǒng)為核心，科研部門與財務(wù)部門直接參與，而醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)與審計部門則主要起到監(jiān)督考核的作用，督促各個部門的職能有效實現(xiàn)。

1）項目立項的管理，涉及到的管理內(nèi)容包括提交立項相關(guān)材料與創(chuàng)建、錄入項目信息。一般來說項目立項管理應(yīng)由項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)籌管理，準(zhǔn)確錄入項目名稱、編號、課題組負(fù)責(zé)人及成員、經(jīng)費來源等信息；在錄入完成后交由科研部門審核，審核通過后則進(jìn)入預(yù)算管理模塊[2]。

2）預(yù)算管理部分由財務(wù)部門主導(dǎo)，財務(wù)人員將科研經(jīng)費錄入到信息系統(tǒng)當(dāng)中；科研部門以相關(guān)財務(wù)證明為依據(jù)對系統(tǒng)中已經(jīng)立項的科研項目與實際核對；核實后則要為該項目設(shè)立獨立的核算賬戶與財務(wù)編號?？蒲胁块T認(rèn)定信息系統(tǒng)中的已立項項目后，還會依據(jù)相關(guān)批復(fù)文件給予一定的配套資金支持，如會議費與差旅費等，這一部分預(yù)算需要由科研部門將其錄入到分類項目預(yù)算當(dāng)中。通過信息系統(tǒng)，到賬信息將能夠直接通知項目負(fù)責(zé)人，保障科研活動的及早進(jìn)行。而項目負(fù)責(zé)人則需要依據(jù)經(jīng)費使用規(guī)定以及財務(wù)管理規(guī)定等，嚴(yán)格執(zhí)行；若切實存在需要進(jìn)行預(yù)算更改的狀況，要首先向科研部門提交書面申請，說明情況，得到主管部門的批復(fù)后才能進(jìn)行更改。

3）信息系統(tǒng)中經(jīng)費報銷管理部分，需要由經(jīng)辦人填寫系統(tǒng)中的經(jīng)費報銷申請，完整填寫項目名稱、報銷金額、財務(wù)編號等，填寫完成后，系統(tǒng)會以自動審核申請報銷金額是否超出分類項目預(yù)算，并生成唯一的申請單號。在報銷流程中，經(jīng)辦人還需保障發(fā)票等報銷憑證的妥善粘貼，并交由項目負(fù)責(zé)人對其完整性進(jìn)行初步審核。在提交報銷申請后，該申請會以此流向科研部門以及醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)處，對報銷憑證與項目內(nèi)容的相關(guān)性進(jìn)行二次審核。在審核通過之后，經(jīng)辦人的下一步工作就是將報銷單打印出來，交由財務(wù)部門進(jìn)行報銷。在審核過程中，若發(fā)生報銷憑證不全、不實等現(xiàn)象，則要由審核部門聯(lián)系經(jīng)辦人對其進(jìn)行修改，然后重新進(jìn)入審核流程。

4）應(yīng)用信息系統(tǒng)，結(jié)題驗收管理部分需要由立項時的錄入信息為依據(jù)，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在截止日期之前清理完成經(jīng)費報銷、應(yīng)收、應(yīng)付等款項。信息系統(tǒng)當(dāng)中存有項目結(jié)算明細(xì)表，將其導(dǎo)出，經(jīng)由關(guān)部門審核后上報主管部門。在確認(rèn)結(jié)題之后，結(jié)余經(jīng)費應(yīng)依照相關(guān)專項經(jīng)費管理辦法進(jìn)行處理，在信息系統(tǒng)中取消已結(jié)題項目的報銷權(quán)限，并凍結(jié)所有相關(guān)操作。

2.1.2 完善信息系統(tǒng)功能

信息系統(tǒng)相關(guān)管理作用的有效實現(xiàn)，依賴于各系統(tǒng)功能的有效實現(xiàn)，包括實時查詢功能、數(shù)據(jù)匯總功能、自動對接功能與成本歸集功能。

1）實時查詢功能的主要作用是對經(jīng)費使用狀況進(jìn)行有效監(jiān)督，項目負(fù)責(zé)人利用經(jīng)費報銷的唯一申請單號就能對報銷處理進(jìn)程進(jìn)行實時監(jiān)控；系統(tǒng)建立過程中，設(shè)置了訪問權(quán)限以及關(guān)鍵字，相關(guān)人員在登錄系統(tǒng)之后，就可以依據(jù)時間、金額等摘要信息進(jìn)行經(jīng)費報銷狀況查詢。信息系統(tǒng)的功能實時查詢功能的完善，有效實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的實時查詢、監(jiān)控并追蹤科研經(jīng)費的使用狀況。

2）數(shù)據(jù)匯總功能的實現(xiàn)，則能夠極大的方面科研經(jīng)費統(tǒng)計，在該醫(yī)院中，對上億科研經(jīng)費進(jìn)行統(tǒng)計是一項十分大的工程，以年、月為單位生成項目收支匯總報表，來反映各項經(jīng)費的使用狀況，同時還能極大的方便財務(wù)記賬與核對工作，全面保證信息系統(tǒng)中相關(guān)科研項目經(jīng)費信息的準(zhǔn)確性。

3）自動對接功能的主要作用就是協(xié)調(diào)各個科室之間的有效溝通，連接財務(wù)管理、藥品管理、物資管理等系統(tǒng)，這樣一來，相關(guān)經(jīng)費報銷的信息就能夠通過相關(guān)軟件程序自動傳輸?shù)较鄳?yīng)系統(tǒng)當(dāng)中，顯著降低各個科室在科研經(jīng)費管理部分需要投入的精力與時間。

4）成本歸集功能則是項目評估的重要前提，結(jié)合項目預(yù)算以及項目立項時設(shè)置的科研經(jīng)費使用標(biāo)準(zhǔn)與范圍，對具體的使用數(shù)據(jù)進(jìn)行有效評估，進(jìn)而得出相關(guān)成本指標(biāo)，便于后期對經(jīng)費使用狀況的科學(xué)考核。

2.2 應(yīng)用優(yōu)勢分析

醫(yī)院科研經(jīng)費報銷信息系統(tǒng)的成功應(yīng)用，顯著提高了相關(guān)財務(wù)管理工作效率，與此同時，科研項目的報銷效率也得到了顯著提升。在進(jìn)行科研經(jīng)費報銷的過程中，采用網(wǎng)上報銷、簽字、審批流程，減少等候時間，便于科研經(jīng)費的及時報銷與獲取，避免科研人員過多的受到經(jīng)費不足等狀況的影響，降低科研效率。信息系統(tǒng)能夠處理大量數(shù)據(jù)，且準(zhǔn)確、快速的提供各項信息，在節(jié)省了大量時間、人力與財力的情況下，提升報銷效率[3]。信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用，也在很大程度上提升了科研經(jīng)費的預(yù)算管理水平，通過預(yù)算控制方案的有效制定與執(zhí)行，能夠?qū)蒲械氖虑?、事中以及事后?jīng)費進(jìn)行全面控制，維護(hù)科研經(jīng)費使用的針對性、合理性以及有效性，輔助相關(guān)科研決策的有效執(zhí)行。

3 結(jié)束語

綜上所述，對醫(yī)院科研經(jīng)費報銷信息化管理的相關(guān)探究，有利于提升現(xiàn)階段各大醫(yī)院科研經(jīng)費報銷效率。通過信息系統(tǒng)的成功應(yīng)用，能夠顯著提升經(jīng)費管理質(zhì)量，降低經(jīng)費管理過程的人工工作量，提升經(jīng)費審核、報銷效率，有利于相關(guān)財務(wù)管理工作整體效率與水平的提升，維護(hù)了相關(guān)科研工作的順利進(jìn)行。

[1]鄭軍將,柳適.科研經(jīng)費報銷系統(tǒng)設(shè)計[J].科技視界,2016,(15):101.[2017-09-20].

[2]謝新敏,胡克,王領(lǐng).醫(yī)院科研經(jīng)費預(yù)算管理存在的問題及信息化對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2015,15(03):136-138.[2017-09-20].

[3]孫荇,陸曉菁,王巍,吳丹,金陽.研究型中醫(yī)院科研經(jīng)費的特點及管理方式探索[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟,2013,32(12):98-100.[2017-09-20].

鄭波（1989—），女，浙江舟山人。本科，畢業(yè)于中國計量大學(xué)初級會計處。