新常態(tài)下提升物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率的思考與對(duì)策

文/鄭洪峰,中石化勝利石油管理局勝南社區(qū)管理中心桐鳳物業(yè)服務(wù)公司

新常態(tài)下提升物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率的思考與對(duì)策

文/鄭洪峰,中石化勝利石油管理局勝南社區(qū)管理中心桐鳳物業(yè)服務(wù)公司

物業(yè)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，是在分析物業(yè)公司外部環(huán)境和物業(yè)公司內(nèi)部環(huán)境的基礎(chǔ)上確定的物業(yè)公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)展方向和奮斗目標(biāo),是物業(yè)公司經(jīng)營(yíng)思想的具體化。物業(yè)公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，不能對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的預(yù)防和控制，從而不能很好地實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)發(fā)展的目標(biāo)，甚至于遭受巨大損失。內(nèi)部控制是防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)行之有效的手段之一。完整的內(nèi)部控制體系和完善的內(nèi)部控制制度，是約束、規(guī)范物業(yè)公司經(jīng)營(yíng)管理行為的準(zhǔn)則，。實(shí)施內(nèi)部控制可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正各種錯(cuò)弊及不法行為，有利于保證資產(chǎn)安全、完整，保證經(jīng)營(yíng)成果與財(cái)務(wù)狀況真實(shí)、可靠，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)物業(yè)公司實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，維護(hù)物業(yè)公司形象。

物業(yè)公司；經(jīng)營(yíng)管理；經(jīng)營(yíng)效率；內(nèi)部控制

內(nèi)部控制經(jīng)過(guò)不斷發(fā)展和完善，已經(jīng)被成熟應(yīng)用，其內(nèi)容和適用范圍也不斷擴(kuò)大，對(duì)物業(yè)公司的經(jīng)營(yíng)管理和風(fēng)險(xiǎn)防控，實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)起到越來(lái)越重要的作用。內(nèi)部控制與實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)之間存在必然聯(lián)系，很多方面有異曲同工之效，實(shí)踐過(guò)程中能夠做到有機(jī)融合。本文從以上角度出發(fā)，主要論述了物業(yè)公司內(nèi)部控制與實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的聯(lián)系，以及如何通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部控制來(lái)有效實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

1 內(nèi)部控制的定義、目標(biāo)和原則

1.1 內(nèi)部控制，是由公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的，旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)過(guò)程。內(nèi)部控制主要由內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)要素構(gòu)成。

1.2 內(nèi)部控制的目標(biāo)，是經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)物業(yè)公司實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的具體體現(xiàn)。

1.3 建立與實(shí)施內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)遵循以下基本原則：

（1）合規(guī)性原則：內(nèi)部控制必須符合國(guó)家的法律、法規(guī)和政策；符合上市地（上海、香港、紐約、倫敦）證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)有關(guān)上市公司的法律、法規(guī)和要求。

（2）全面性原則：內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過(guò)程，覆蓋公司及所屬物業(yè)公司的各種業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，涉及全體員工。公司的每一位員工既是內(nèi)部控制的主體，又是內(nèi)部控制的客體；既要對(duì)其負(fù)責(zé)的作業(yè)實(shí)施控制，又要受到其他人員或制度的監(jiān)督與制約。

（3）系統(tǒng)性原則：公司構(gòu)建系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系，確保各部門和各崗位均能按特定的目標(biāo)相互協(xié)調(diào)的發(fā)揮作用，最終實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部控制的總體目標(biāo)。

（4）重要性原則：內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)在全面控制的基礎(chǔ)上，關(guān)注公司戰(zhàn)略決策、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。

2 內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，以及與實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的聯(lián)系

2.1 內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

內(nèi)部控制在充分發(fā)揮作用方面還存在著對(duì)內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識(shí)不足、內(nèi)控環(huán)境不夠完善、內(nèi)控制度執(zhí)行不力等問(wèn)題，從而產(chǎn)生了諸如會(huì)計(jì)信息失真、費(fèi)用支出失控、潛在虧損增加、違法違紀(jì)現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生等后果，與實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)背道而馳。

2.2 內(nèi)部控制與實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)之間的聯(lián)系

2.2.1 良好的內(nèi)部控制環(huán)境可以提高領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)。外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)主要是指因工作對(duì)象、服務(wù)對(duì)象以及行業(yè)不正之風(fēng)等對(duì)正確行使權(quán)力的干擾，個(gè)人生活圈和社交圈的不利影響等因素。完善的內(nèi)部控制體系包括公司層面控制、業(yè)務(wù)層面控制、權(quán)限指引、檢查評(píng)價(jià)與考核辦法等，其中公司層面控制主要分為內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息與溝通及內(nèi)部監(jiān)督四個(gè)部分。而內(nèi)部環(huán)境是建立與實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，包括組織架構(gòu)、權(quán)責(zé)分配、發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源、社會(huì)責(zé)任、物業(yè)公司文化、反舞弊及內(nèi)部審計(jì)等，對(duì)外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)的防范有著積極的作用，有效實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

2.2.2 嚴(yán)格的內(nèi)部控制活動(dòng)可以有效地監(jiān)督相關(guān)人員的業(yè)務(wù)活動(dòng)，防范崗位職責(zé)風(fēng)險(xiǎn)和業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)。崗位職責(zé)風(fēng)險(xiǎn)主要是由于工作崗位的特殊性，可能造成崗位工作人員不履行或不正確履行職責(zé)的因素。而內(nèi)部控制可以通過(guò)不相容職責(zé)分離、授權(quán)審批、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)、計(jì)劃控制、預(yù)算控制、合同管理、資金支付控制、信息技術(shù)控制、運(yùn)營(yíng)分析和績(jī)效考評(píng)等具體的控制措施來(lái)規(guī)范崗位操作，有效預(yù)防崗位職責(zé)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)由于工作程序不規(guī)范或自由裁量空間過(guò)大而導(dǎo)致的業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)部控制通過(guò)對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)流程制定詳細(xì)的流程控制要素，保證業(yè)務(wù)流程的規(guī)范合規(guī)，控制和防范崗位風(fēng)險(xiǎn)，有效實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

3 內(nèi)部控制制度對(duì)實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的作用

健全有效的內(nèi)部控制，能使物業(yè)公司充分發(fā)揮整體的作用。同時(shí)，由于嚴(yán)密的監(jiān)督和考核，能真實(shí)地反映工作實(shí)績(jī)，再配合合理的獎(jiǎng)勵(lì)制度，便能激發(fā)員工的工作熱情及潛能，促進(jìn)物業(yè)公司經(jīng)營(yíng)效率的提高，實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

3.1 事前防范，建立科學(xué)的財(cái)務(wù)控制體系及明確的規(guī)章制度。例如，集中、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理體制是目前較為先進(jìn)科學(xué)的體制，其運(yùn)作模式為“三個(gè)統(tǒng)一、一個(gè)體系”，即資金管理統(tǒng)計(jì)核算統(tǒng)一、會(huì)計(jì)統(tǒng)一、財(cái)務(wù)人員管理統(tǒng)一，和一套科學(xué)的財(cái)務(wù)分析評(píng)價(jià)體系。建立一套完善的內(nèi)部控制制度，可以加強(qiáng)物業(yè)公司資金的管理，確保資金安全完整、正常運(yùn)轉(zhuǎn)與合理使用，減少和避免損失的產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

3.2 事中控制，保障經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的安全性、完整性、合法性和效益性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作漏洞。例如，在資金的使用環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的事中控制，可保障資金的安全，預(yù)防被盜、詐騙和挪用；保障資金的完整，杜絕“小金庫(kù)”、資金體外循環(huán)等侵占物業(yè)公司收入的違法行為發(fā)生。保障資金的效益，合理調(diào)度使用資金，選擇低風(fēng)險(xiǎn)、高收益的投資方案，使其發(fā)揮最大的效益

3.3 事后監(jiān)督，注重信息反饋。在每個(gè)會(huì)計(jì)期間或每項(xiàng)重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)完成之后，內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督部門都應(yīng)按照有效的監(jiān)督程序，審計(jì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)；各職能部門也要將本部門在該會(huì)計(jì)期間或該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之后的各項(xiàng)變動(dòng)狀況的信息及時(shí)地反饋到各管理部門，及時(shí)發(fā)現(xiàn)資金的籌集與需求量是否一致，產(chǎn)品的賒銷是否嚴(yán)格遵守信用政策，存貨的控制是否與指標(biāo)的一致，人、財(cái)、物的使用是否與計(jì)劃或預(yù)算相符，產(chǎn)品的生產(chǎn)是否根據(jù)計(jì)劃或預(yù)算合理安排等。這樣將各部門的資金等管理狀況與部門的業(yè)績(jī)指標(biāo)掛鉤，做到責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合，調(diào)動(dòng)管理部門和職工的積極性，實(shí)現(xiàn)管理層經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

[1]張嵐.《廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理》［J］..學(xué)習(xí)出版社. 2016.12