OA辦公自動化系統(tǒng)在單位信息化管理中的應(yīng)用

夏一秦

摘要：伴隨著世界競爭的不斷加劇，經(jīng)濟全球化給各行各業(yè)帶來了一定的機遇，同時也有著嚴峻的挑戰(zhàn)。計算機技術(shù)的發(fā)展讓世界陡然變小，信息的爆炸式傳遞，往往也縮短了時間和空間的差距。對于企業(yè)而言，信息化的發(fā)展也同樣有著重要的意義，其中，OA系統(tǒng)在辦公室領(lǐng)域中也凸顯了其重要的地位。本文主要對于OA系統(tǒng)在單位信息化管理過程中的使用進行了全面的分析，并對其應(yīng)用進行闡述，對于效率的提升有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)、單位、信息化、管理與應(yīng)用

0前言

OA系統(tǒng)是現(xiàn)在辦公系統(tǒng)中比較常見的辦公自動化系統(tǒng)，其實現(xiàn)了現(xiàn)代化的辦公與計算機通信技術(shù)有效的結(jié)合，該系統(tǒng)實現(xiàn)了員工的便捷交流以及信息的采集與輸出，對于企業(yè)的資源共享以及無紙化辦公的實現(xiàn)有著重要的意義。事實上，在大多數(shù)企業(yè)中，日常管理工作以及運維工作相對繁雜，人工處理容易存在死角或者被遺忘，相對而言，工作量大技術(shù)含量小，但是耗費的人力和精力確實不容小覷的，而OA系統(tǒng)有效地解決了這以問題，實現(xiàn)了單位行政管理的高效化和便捷化，網(wǎng)絡(luò)平臺的迅速搭建也為數(shù)據(jù)的收集和處理提供了契機，對于單位實現(xiàn)綜合管理水平有著重要的意義。

1.OA系統(tǒng)的主要特點

OA系統(tǒng)以辦公便捷高效、無紙化為主要優(yōu)勢，在企業(yè)中備受青睞，事實上，其主要特點往往也是OA最受歡迎的原因。一般來說，OA系統(tǒng)的主要特點體現(xiàn)在其通訊的有效性以及使用的便捷性，此外，還有外在的提醒流程也就是流程督辦和降本增效的優(yōu)勢，這些都是OA系統(tǒng)在辦公室中的優(yōu)勢。

1.1實時通訊有效實現(xiàn)

事實上，部分企業(yè)盡管已經(jīng)有了溝通交流工具，但都是線下手機微信群、QQ群，很少有線上的即時通訊，而OA則是即時通訊和實時通訊于一身的優(yōu)勢，OA系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享和資源交互。例如，在工作開展過程中，當(dāng)出現(xiàn)一些問題，需要及時處理，在請教過程中往往就可以通過OA實現(xiàn)，通過人與人的相互操作，實現(xiàn)更有效的溝通和協(xié)作。

1.2便捷性強

OA系統(tǒng)中有大量的數(shù)據(jù)，同時也存在文檔的組織和管理的基本功能，基于文檔的組織和管理的基本功能，往往可以促使用戶進行詳細的搜索和查詢。例如，某員工在工作中針對某一問題存在疑問，此時，員工就可以通過檢索的方式來搜索最有效的答案來解決問題。值得一提的是，在OA系統(tǒng)中，時間和空間的束縛和限制已經(jīng)無法起到任何作用，因為，在OA系統(tǒng)中，用戶不僅可以在工作單位進行公文的處理，同時在出差甚至在家中，都可以操作，遠程控制并不影響其處理結(jié)果，便捷性強是單位運用OA的一個重要原因。

1.3流程催辦

在工作中，任何單位都存在這樣的問題，即日常辦公涉及的人數(shù)眾多，部門也較多，在解決業(yè)務(wù)的過程中，發(fā)起流程。例如，在單位中，針對于公文的流轉(zhuǎn)過程，每一個環(huán)節(jié)都會對該流程進行跟蹤和修改，對這個流程進行實時監(jiān)控，流程的進度，每一個人都能看得到，基于此，為了有效保障流程及時有效落地實施，就對于那些超出辦理時間限制的流程和節(jié)點進行跟催，流程催辦是OA個性化的一個功能，相對比較有優(yōu)勢。

1.4降本增效

為適應(yīng)時代的發(fā)展，單位積極相應(yīng)國家要求，實現(xiàn)無紙化辦公，推廣網(wǎng)絡(luò)辦公，在具體實踐中，不僅有效地提升了工作效率，同時，單位的成本也有所降低，降本增效讓單位更加有動力實現(xiàn)信息化。

2.OA系統(tǒng)的應(yīng)用

2.1交流信息

根據(jù)單位的具體需要，對于流程模板進行相應(yīng)的設(shè)計，可以是自定義的設(shè)計，個性化專業(yè)化，同時，對于流程節(jié)點的各個關(guān)鍵崗位，都需要進行相關(guān)的設(shè)置，如部門以及人員的職責(zé)和操作權(quán)限，還需要對角色進行合理的匹配。OA最主要的還在于其功能，目前，主要的功能極為流程的審批，企業(yè)的內(nèi)部郵箱、公文手法批閱地點以及通知類等，這些功能平臺也有明顯的信息化，效率高且成本低。

2.2OA的主要功能實現(xiàn)

2.2.1管理層主要功能

事實上，不同人員不同崗位以及不同層級，OA的權(quán)限是各不相同的，針對于領(lǐng)導(dǎo)層實現(xiàn)的功能往往要高于其他層。一般來說，OA系統(tǒng)具有個人通訊錄以及個人通訊功能，同時日常安排以及待辦事項也都能及時提醒，此外，OA系統(tǒng)還能與現(xiàn)有的郵件系統(tǒng)進行集成，提醒功能強大，保障了領(lǐng)導(dǎo)的工作項清晰明確，此外，OA給予管理層的審批權(quán)限也是相對最高，一般而言，管理層是各個層級流程節(jié)點最高的一級，因此可見范圍比較廣。

2.2.2收發(fā)文一級修改等功能

類似于Office軟件，OA系統(tǒng)也是辦公管理系統(tǒng)的一部分，公文的管理實際上就是辦公自動化系統(tǒng)中相對比較基礎(chǔ)的一部分，包括擬制、發(fā)文一級收文和審批修改等多種功能，用戶往往可以根據(jù)自己的需要進行自定義，并進行在線編輯和修改等操作。當(dāng)然，比較智能的就是系統(tǒng)中對于主管的修改以及批復(fù)進行了保留，總之，用戶操作便捷，而效率高，準(zhǔn)確性也高。

2.2.3主管的主要功能

單位中，每個人的OA權(quán)限各不相同，一般來說，作為主管，往往可以通過系統(tǒng)來檢查下屬的工作進展，具體到工作計劃的完成情況，工作的匯報等等，而且，能夠清晰準(zhǔn)確的知曉員工的工作狀態(tài)。根據(jù)主管的主要職責(zé)，在OA系統(tǒng)中，設(shè)定其任務(wù)為上層指派的任務(wù)、其他部門委托的任務(wù)、員工匯報的工作以及自身任務(wù)和對員工任務(wù)的跟蹤、支持和監(jiān)督管理等。

2.2.4普通員工的主要功能

主要為日常使用功能，例如，員工休假可以提交請假流程，等部門主管簽批，及時有效地獲取主管的簽批結(jié)果，相對于紙質(zhì)版的簽批而言，快捷省力，而且節(jié)省時間。

3.結(jié)束語

時代在發(fā)展，科技在進步，現(xiàn)代社會，各行各業(yè)都在快速發(fā)展，競爭無處不在，系統(tǒng)化辦公同樣也是各單位競爭的一個焦點，有效使用OA是非常關(guān)鍵的。OA辦公系統(tǒng)在單位中的應(yīng)用，不僅實現(xiàn)了無紙化辦公，同時也真正地保證了流程節(jié)點快速簽批，線上跟蹤工作進程等一系列工作，單位使用OA系統(tǒng)不僅可以將人力資源從繁雜無工作技巧的工作中解放出來，同時也能夠提高板書效率，對于單位的高效辦公十分有利。不得不說，OA的使用拉通了單位內(nèi)部的整體構(gòu)建，降低了成本，為單位帶了重大的改變。

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