糧食和商務(wù)系統(tǒng)檔案信息管理體系的創(chuàng)新和發(fā)展

摘要：隨著科技現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，糧食和商務(wù)系統(tǒng)的檔案信息管理系統(tǒng)得到進(jìn)一步發(fā)展。新的電子信息管理模式是通過對各類檔案信息內(nèi)容進(jìn)行索引、詳細(xì)分類、認(rèn)真提取、系統(tǒng)加工，使資源并網(wǎng)連接達(dá)到共享的效果，可以滿足檔案使用人員快速、精準(zhǔn)、高效、實(shí)用的要求。以現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段設(shè)備作為依托，把有關(guān)糧食和商務(wù)系統(tǒng)檔案的信息資源上傳，并且利用檔案信息的管理方式做好網(wǎng)絡(luò)公開，可以給使用人提供更加便捷的館藏類的檔案及所執(zhí)行的相關(guān)政策文件，以更好地提升檔案管理和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：糧食和商務(wù)系統(tǒng)；檔案信息管理；存在問題；建議

中圖分類號： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2017.24.070

1 糧食和商務(wù)系統(tǒng)檔案信息管理模式存在的主要問題

1.1運(yùn)行機(jī)制問題

在新的科學(xué)技術(shù)條件下不斷了解檔案信息管理工作所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，利用電子信息操作技術(shù)，制定適應(yīng)自身行業(yè)發(fā)展的管理模式，妥善處理機(jī)關(guān)和下屬單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置和相關(guān)人員的安排，監(jiān)督并指導(dǎo)以及實(shí)際管理之間的層次關(guān)系。把行業(yè)各項(xiàng)重要信息資料和人員配置等方面納入檔案管理工作，為其提供周密的統(tǒng)籌和規(guī)劃并進(jìn)行全面的指導(dǎo)，使整個行業(yè)的檔案信息做到錄入有序，層層把關(guān)，做好歸類工作，建立嚴(yán)格的檔案信息管理制度，配備主任、副主任以及專職的檔案負(fù)責(zé)人員等崗位來全面組織、監(jiān)督和負(fù)責(zé)檔案信息的管理工作，并且定期將其重要資料移交到檔案中心，解決了管理無序或斷層等問題。

1.2檔案信息管理的集約化問題

各行業(yè)目前都還沒有認(rèn)識到檔案信息管理的重要性，更是難以彰顯其應(yīng)有的效應(yīng)，主要是由于以前管理人員分散保管的情況，想在短期內(nèi)集中起來不是件容易的工作，這便限制了新單位系統(tǒng)整體效應(yīng)的發(fā)揮。所以，在檔案信息數(shù)量日益增大、信息化水平不斷提升及檔案信息資源利用需求日漸上升的今天，應(yīng)加快采用集中化的統(tǒng)一管理模式，以此來整合檔案信息資源，挖掘現(xiàn)實(shí)價值，提高資源利用的效益。

1.3檔案服務(wù)功能的多元化

糧食商務(wù)問題也是社會所關(guān)注的焦點(diǎn)，促使非常多的人對糧食和商務(wù)局的檔案有了更多的查閱要求。然而，以前的檔案信息管理只局限于檔案的收集、整理和保管上，查詢服務(wù)的對象僅在本機(jī)關(guān)工作及領(lǐng)導(dǎo)層面上，而且服務(wù)內(nèi)容也是常見的文件形式，根本無法滿足廣大群眾的切身需求，有些信息容易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。因此，要在糧食和商務(wù)局檔案信息集約化管理的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格配備專業(yè)的檔案管理人員，做好歸檔的整理及統(tǒng)一移交工作，以保證檔案信息資源的完整性與可靠性。同時創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，負(fù)責(zé)公布相關(guān)文件信息，只要對群眾有所需，便可以免費(fèi)查閱，由此彰顯出職工群眾的參與權(quán)和知情權(quán)，更好地發(fā)揮民主監(jiān)督的作用，從而推動糧食和商務(wù)局檔案管理工作健康發(fā)展。

1.4檔案管理人員問題

面對新的技術(shù)與挑戰(zhàn)，過去具有豐富經(jīng)驗(yàn)的工作人員在檔案管理理論的基礎(chǔ)、館藏的工作原則、檔案管理方法上都已經(jīng)非常熟練，但面對使用電子設(shè)備、應(yīng)用電子軟件、大量信息操控存儲、電子設(shè)備檢索、發(fā)布和利用等技術(shù)使用方面存在困難，而掌握計算機(jī)方面知識的檔案信息管理年輕人員又僅懂得電子信息化建設(shè)所需要的技術(shù)，對檔案信息管理工作的基本原則以及檔案管理的流程知之甚少。一些下屬單位仍然存在著對檔案工作人員、財力、物力的投入不夠，檔案管理人員的工資、待遇得不到應(yīng)有的保障，這也限制了檔案信息管理工作的良性發(fā)展。

2加速檔案信息科學(xué)管理建設(shè)的建議

2.1加速檔案信息管理的正規(guī)化建設(shè)步伐

檔案信息正規(guī)化主要是指檔案信息管理的正規(guī)化、業(yè)務(wù)的正規(guī)化、技術(shù)的正規(guī)化。正規(guī)化既是檔案信息管理建設(shè)的行業(yè)要求，也是衡量檔案信息管理工作能力水平的一個重要性標(biāo)志。一是檔案信息管理建設(shè)涵蓋了技術(shù)、法制、體制、機(jī)制方面的問題，需要從政府和國家的層面著手，來協(xié)調(diào)解決與其相關(guān)的問題；二是要與傳統(tǒng)的檔案信息工作相比較，檔案信息管理科技建設(shè)更是需要正規(guī)化，因此各部門更需要很好地進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃，以最終達(dá)到高度的信息資源共享。

2.2加快提升檔案信息管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

新時期的檔案管理工作的發(fā)展與變化對檔案信息管理工作人員提出了更高要求，檔案信息管理人員一定要樹立高度的檔案信息管理新科技意識，能夠熟練的掌握計算機(jī)操作技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)。努力建設(shè)一批高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍，既要檔案信息管理人員掌握基本管理知識，還要熟練的掌握計算機(jī)實(shí)際操作技術(shù)，靈活應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)的軟件，提升檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力。

2.3提高新科技的認(rèn)識，注重配套設(shè)施投入

檔案信息管理部門要充分認(rèn)識檔案管理在社會發(fā)展中的重要性，建立健全檔案信息管理規(guī)章制度，努力走向正規(guī)化的管理模式。從自身的實(shí)際情況出發(fā)，制定出一套完善的檔案信息管理制度；引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息管理軟件，借助現(xiàn)代先進(jìn)的檔案信息管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子文件資源和電子檔案信息的一體化管理，逐漸建立起完善的檔案信息管理機(jī)制，更好地促進(jìn)檔案管理事業(yè)的順利開展。

作者簡介：李闖，本科學(xué)歷，助理館員，研究方向：檔案管理和糧食商務(wù)。endprint