改變傳統(tǒng)檔案管理模式 普及信息化管理技術(shù)

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子計算機的不斷普及，信息化技術(shù)開始應(yīng)用到各行各業(yè)中，檔案管理工作也進入了信息化時代。近年來，農(nóng)業(yè)發(fā)展進入了新的歷史發(fā)展階段，城鄉(xiāng)一體化進程不斷推進，農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作也開始信息化建設(shè)和普及。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)事業(yè)單位；檔案；信息化；建設(shè)

中圖分類號： G270.7 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2017.24.069

近年來，隨著農(nóng)業(yè)行業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作量逐漸加大且越來越繁瑣，采取常規(guī)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)當前農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的需求，國家檔案管理局也提出了檔案事業(yè)的信息化技術(shù)普及，因此信息化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢。農(nóng)業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極普及信息化管理，才能跟得上現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的發(fā)展節(jié)奏。

1 檔案管理的信息化

檔案管理的信息化是指在當前數(shù)據(jù)時代，通過數(shù)據(jù)庫、電子數(shù)據(jù)處理等技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化的電子檔案管理，使檔案管理更加系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化。簡化檔案管理工作的程序，減輕工作人員的工作負擔。

傳統(tǒng)的檔案管理多是由專職檔案管理人員對紙質(zhì)檔案材料進行人工的管理，這種管理模式的工作程序相對較繁瑣，工作人員的工作量大，加之過去的檔案多數(shù)是以紙質(zhì)的形式保存，在保存的過程中會隨著時間的推移出現(xiàn)損壞或遺失現(xiàn)象。隨著信息化技術(shù)的普及，檔案管理工作也步入了信息化階段，實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化和信息化。

2 做好檔案管理信息化的意義

2.1優(yōu)化存儲環(huán)境，提高工作效率

由于傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)形式存在，時間和環(huán)境變化都容易造成損壞或遺失，很難長期保持檔案資料的完整性。同時傳統(tǒng)檔案的管理工作相當繁瑣，需要工作人員專職管理，對人力也是很大的浪費。推行檔案管理的信息化，可以將檔案信息直接錄入到計算機或進行網(wǎng)絡(luò)備份，這大大提高了工作效率，精簡了檔案材料的存儲空間，也在很大程度上保證了檔案材料的完整性和安全性。

2.2優(yōu)化查詢服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案保存后，信息查詢相對繁瑣，需要各種手續(xù)和各個程序的審核。同時，信息查詢需要不斷地翻閱材料，容易造成紙質(zhì)材料的損壞和遺失。實施檔案管理信息化不僅簡化了查詢程序，提高了工作效率，而且讓檔案信息的查詢更具優(yōu)勢，也不再受時間和空間的限制，隨時都可以通過網(wǎng)絡(luò)完成。

3 檔案管理信息化的影響因素

3.1檔案管理的信息化平臺不能及時更新

當前，許多農(nóng)業(yè)事業(yè)單位已經(jīng)逐步開始建立檔案管理信息系統(tǒng)，但由于對檔案管理工作的重視程度不夠，信息化平臺系統(tǒng)不能得到及時的更新，這在很大程度上影響了檔案管理工作的開展與實施。

3.2檔案信息化平臺的使用率不高

許多農(nóng)業(yè)事業(yè)單位雖然都設(shè)立了檔案管理信息平臺系統(tǒng)，但是工作過程中的利用率卻很低，并不能充分發(fā)揮檔案材料的功效。信息系統(tǒng)需要專業(yè)人員進行管理維護，這也是對人力物力的浪費。

3.3檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

由于農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案信息化普及還處于初級階段，很多檔案管理人員無論是在職業(yè)道德素養(yǎng)，還是專業(yè)技術(shù)水平都存在一定的不足，不能達到一定的標準，這在很大程度上限制了檔案管理工作的推進，限制了農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展。

4 做好檔案管理信息化的對策

4.1強化信息化管理理念，加大管理隊伍建設(shè)力度

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理信息化的不斷普及，需要不斷樹立和強化檔案信息化管理意識，加強主管部門對此項工作的重視程度。農(nóng)業(yè)事業(yè)單位要定期組織檔案管理工作人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高其專業(yè)技術(shù)水平和職業(yè)素養(yǎng)。同時，人事部門還可以制定有效的激勵機制來調(diào)動員工的工作積極性，從而不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。

4.2加速檔案管理工作的硬件建設(shè)

檔案管理需要一定的硬件支撐，主管部門需要給予一定的資金支持，以保證檔案信息化管理工作的順利開展。由于檔案信息化管理需要虛擬空間，隨著信息量的不斷增加，需要不斷擴充設(shè)備的存儲空間和系統(tǒng)運行速度，這樣可以保證檔案材料的穩(wěn)定性和安全性，為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供及時、準確、可靠的信息資料。

4.3加強信息化管理的軟件開發(fā)

檔案管理信息化對于軟件方面的需求比硬件更加重要，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，信息數(shù)據(jù)的不斷增加，檔案管理的軟件也要不斷更新。農(nóng)業(yè)事業(yè)單位相關(guān)部門應(yīng)不斷加大軟件的開發(fā)和更新，并提供技術(shù)和資金方面的支持，以保證檔案信息化管理工作的順利發(fā)展。

4.4制定科學(xué)、合理的總體規(guī)劃

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的檔案信息化管理要注重信息平臺系統(tǒng)的可擴展性，使系統(tǒng)的更新升級有足夠的空間，農(nóng)業(yè)事業(yè)單位要根據(jù)實際情況制定科學(xué)、合理的總體規(guī)劃，建立一個實用的檔案信息系統(tǒng)，能夠為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供完善的電子檔案整理、網(wǎng)絡(luò)查詢、瀏覽和下載等服務(wù)。要對檔案信息系統(tǒng)進行不斷的更新，以期為事業(yè)單位發(fā)展提供更可靠的信息技術(shù)保障。

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作者簡介：王志梅，中專學(xué)歷，檔案管理員，研究方向：農(nóng)業(yè)檔案管理。endprint