高校檔案信息化管理研究

吳澤蘭

【摘要】本文對我們國家高等教育學校目前對檔案通過電子信息技術(shù)進行管理工作的實際情況以及進行過程中的不足之處，并且研究了高等教育學校對內(nèi)部的檔案通過電子信息技術(shù)進行管理的整體路線，討論了高等教育學校在實際運行過程中對內(nèi)部檔案通過電子信息技術(shù)進行管理所需要的先決因素以及具體程序，闡明陳述了高等教育學校通過電子信息技術(shù)對內(nèi)部檔案進行管理的具體方法。

【關(guān)鍵詞】高等教育學校；檔案；信息化

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）19-0070-01

一、目前我們國家高等教育學校在信息化檔案管理過程中的實際情況以及顯現(xiàn)出的不足之處

（一）高等教育學校內(nèi)部沒有給予信息化方面設(shè)置以足夠的重視程度

目前在我們國家有一小部分的高等教育學校內(nèi)部的高層管理人員只是單單對學校整體的進步給予重視，但是卻沒有著重注意內(nèi)部檔案的信息化建設(shè)方面，而且在實際進行建設(shè)的過程中也沒有科學合理的進行管理，不管是在整體的計劃方面、管理制度的設(shè)置方面、內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)方面的研究都相對來說較少，甚至其中還有部分項目并沒有得到高等教育學校內(nèi)部管理人員的注意。

（二）在處理內(nèi)部檔案的過程中最根本的水平達不到相應(yīng)的要求

從目前我們國家的實際情況來看，大部分高等教育學校內(nèi)部的檔案館內(nèi)部的檔案內(nèi)容十分的復雜、案卷的總體數(shù)目也比較龐大，而且普遍來看各個案卷之間的時間距離過長，而在實際進行檔案管理工作的過程中根本水平也達不到相應(yīng)的要求，這一個不足之處主要可以從以下幾點方面體現(xiàn)出來：首先是檔案編號不夠全面、完整；第二點是案卷的標題達不到規(guī)范的程度，無法從整體上全面的將案卷內(nèi)部內(nèi)容的重點要點表達出來；最后一點是由于沒有根據(jù)案卷內(nèi)部實際情況設(shè)置檢索目錄，所以在實際使用的過程中很難直接對案卷內(nèi)部的內(nèi)容進行檢索。

（三）高等教育學校在實際進行檔案管理的過程中的信息化程度沒有達到相應(yīng)的標準

在我們國家有很大一部分的高等教育學校在對內(nèi)部檔案進行管理時才剛剛將電子信息技術(shù)融入進去，所以說還缺少一個科學合理的標準，在實際運行的過程中也缺少規(guī)范性，這就直接導致了高等教育學校在實際進行檔案管理的過程中對檔案的管理以及分類沒有一個依照的根據(jù)，顯得十分混亂。

（四）負責高等教育學校內(nèi)部檔案管理的工作人員不夠穩(wěn)定、而且沒有過硬的自身素質(zhì)

在我們國家目前有一小部分高等教育學校在實際進行內(nèi)部檔案管理工作的過程中并沒有設(shè)置健全的管理機構(gòu)，而且在管理人員方面的應(yīng)用也較為隨意，甚至其中還有并沒有為內(nèi)部檔案管理的工作專門配備管理人員的問題存在，而且還有負責對內(nèi)部檔案進行管理的工作人員同時兼職其他工作的現(xiàn)象。目前在我們國家高等教育學校內(nèi)部檔案管理機構(gòu)負責檔案管理工作的工作人員有很大一部分并沒有接受過信息化技術(shù)的專門訓練，這就導致檔案管理人員在進行信息化檔案管理工作的過程中整體的能力以及對電子信息技術(shù)的理解都達不到相應(yīng)的要求，在這一背景之下，如果在實際進行高等教育學校內(nèi)部檔案管理的過程中出現(xiàn)一些不容易解決的突發(fā)問題，那么專業(yè)水平不足的工作人員很難順利的解決。

二、通過信息化的方式對高等教育學校內(nèi)部檔案進行管理的先決因素

（一）從整體上確立高等教育學校內(nèi)部檔案信息化管理系統(tǒng)的計劃

在實際對高等教育學校內(nèi)部檔案信息化管理系統(tǒng)的計劃進行確定的過程中，首先要保證計劃與管理人員以及相關(guān)的使用人員的實際需求相符合，以檔案管理的實際需要以及安全保密的根本原則作為計劃的根據(jù)，從而達到將檔案以及相關(guān)的資源共享給需要的人。

（二）比較并選擇出適合高等教育學校對內(nèi)部檔案進行電子信息化管理的平臺

在實際進行檔案管理軟件設(shè)計研發(fā)的過程中，一定要保證其開發(fā)平臺的科學性以及合理性，從而保證在實際應(yīng)用的時候該系統(tǒng)可以滿足用戶使用過程中各種各樣的需要。在這一方面高等教育學校可以選擇有著較高效率并且性能方面也較為優(yōu)異的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。從當下的實際情況來看，較為合適的平臺有VFP以及微軟辦公軟件關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。

三、高等教育學校實際運用電子信息技術(shù)對內(nèi)部檔案進行管理的具體程序

（一）建設(shè)出一個符合高等教育學校實際情況的檔案信息數(shù)據(jù)庫

根據(jù)當下我們國家高等教育學校內(nèi)部檔案的具體類型來建設(shè)出一個符合實際情況的檔案信息數(shù)據(jù)庫，在實際建設(shè)的過程中包含有兩個部分，也就是檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及檔案全文數(shù)據(jù)庫。從根本上講，檔案目錄數(shù)據(jù)庫在實際進行建立的過程中是把學校內(nèi)部人的檔案目錄輸入到電子計算機內(nèi)部的存儲器之中。具體的程序有以下幾點：首先是建議其存儲數(shù)據(jù)庫。從整體上來看，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之中包含著數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)庫的管理控制系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫在實際應(yīng)用的過程中主要儲存的數(shù)據(jù)相對來說有著清晰的結(jié)構(gòu)，并且是注重系統(tǒng)整體的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用的過程中是對需要訪問數(shù)據(jù)庫內(nèi)部信息的用戶權(quán)限進行限制，這樣可以從根本上保障數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)整體的安全程度。第二點是檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部一定要具備對漢字內(nèi)容的處理能力，可以完成基本的漢字輸入輸出工作。第三點是存儲器的具體容量選擇方面。在實際進行存儲器選擇的過程中，并不是容量越大就越好，而是要根據(jù)系統(tǒng)的實際情況來進行選擇。第四點是上機輸入檔案目錄內(nèi)容。檔案全文數(shù)據(jù)庫的建立，檔案全文存儲的步驟與檔案目錄存儲一樣，只是全文存儲需要信息容量相當大的載體，包括圖像、視頻等信息媒體。

（二）建立檔案信息檢索功能系統(tǒng)

在完成建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，根據(jù)這個數(shù)據(jù)庫來建立檔案的檢索功能系統(tǒng)。要明確劃分需要處理的檔案信息的種類，并且對不同類型的信息分類進行數(shù)字化處理，建立強大的檢索查詢系統(tǒng)，以保證能迅速、快捷、準確、全面、系統(tǒng)提供檔案信息，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的目的。

（三）檔案全文信息的數(shù)字化

高校檔案全文信息的數(shù)字化，是將檔案全文內(nèi)容輸入計算機或者掃描檔案原件存入計算機存貯器，使檔案全文內(nèi)容數(shù)字化而形成檔案全文信息數(shù)據(jù)庫。檔案信息數(shù)字化，其目的是將開放的檔案全文信息公布在校園網(wǎng)上，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享。

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