《歸檔文件整理規(guī)則》整理原則、流程與一般要求(之二)

■丁德勝 張 紅

《歸檔文件整理規(guī)則》整理原則、流程與一般要求(之二)

■丁德勝 張 紅

編者按：國家檔案局于2015年10月25日批準發(fā)布檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式實施。為使各地檔案工作者準確了解掌握標準規(guī)范的內(nèi)涵，本刊分八期刊登國家檔案局專業(yè)人員的系列解讀。

為了適應紙質(zhì)文件與電子文件并存的現(xiàn)狀，滿足信息化條件下歸檔文件整理的需要，《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）在整理原則、整理流程等方面作了較大幅度的修訂。

整理原則

1.歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系

文件伴隨著機關(guān)、團體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機關(guān)公文格式》對公文擬制、處理等作了明確規(guī)定和詳細要求，為各個機關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。這些規(guī)范和標準，連同長期以來各機關(guān)在文件處理過程中形成中的習慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質(zhì)量。

文件之間有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的相互關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯(lián)系，既能更好地反映機關(guān)主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

2.歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用

文件的價值是由它的內(nèi)容及其對本機關(guān)工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關(guān)文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為有針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準率。因此便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。

3.歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理

這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來的諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際就顯得尤為重要。

4.歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個有機整體。其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依此確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。

整理流程

《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。在這個過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程，除此以外，紙質(zhì)文件、電子文件還包括其他特定的整理流程。

具體來說，紙質(zhì)文件的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架（見圖1）。

與之相對應，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等（見圖2）。

一般要求

在整個整理流程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。

1.組件

組件即件的組織，包括件的構(gòu)成和件內(nèi)文件排序。也就是說，完成組件流程需要明確兩項內(nèi)容：一是件由哪幾部分構(gòu)成的，二是這些構(gòu)成部分如何排序。按照要求構(gòu)成并規(guī)范排序的文件才能完成組件。

在組件流程中，新舊《規(guī)則》的區(qū)別主要反映在對“來文與復文”的組件方法上。對于來文與復文，原《規(guī)則》規(guī)定“可為一件”，實踐中不少地區(qū)和部門往往采取組成一件的方式進行處理。應該說，這種處理方式對紙質(zhì)文件整理來說沒有問題，但如果照此對電子文件進行整理，則會增加管理層次、影響命名和即時歸檔。新《規(guī)則》將之修訂為“一般獨立成件，也可為一件”，是歸檔文件“一般以每份為一件”這一原則的回歸，同時也使歸檔文件的整理更加契合文件的形成規(guī)律。當然，提倡“一般獨立成件”并不是絕對排斥“也可為一件”，各地區(qū)各部門可以基于習慣做法、辦公自動化情況等因素合理確定。

圖2 電子文件整理流程

需要特別指出的是，機關(guān)工作中形成的審批、審查、核準、處罰、處分、復議、國家賠償?shù)任募牧希绻础凹闭?，則一次審批、審查、核準、處罰、處分、復議、國家賠償形成的文件材料應作為一件。在排序上，要求結(jié)論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。

2.分類

分類是指全宗內(nèi)歸檔文件的分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的特征，分為若干類別，并將各類別按照層級關(guān)系組合為一個有機整體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對于歸檔文件的排列、編號、編目、排架等也有重要意義。

考慮到原《規(guī)則》中“保管期限—年度—機構(gòu)”分類法會給機關(guān)檔案的日常管理、利用帶來較大不便，新《規(guī)則》推薦優(yōu)先采用“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”“年度—保管期限—機構(gòu)（問題）”三級分類方法，規(guī)模較小或公文辦理程序不適于機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，推薦采用“年度—保管期限”分類方法。

需要注意的是，分類方案應保持相對穩(wěn)定。確需調(diào)整時，最好從一個新的階段開始。分類方案的調(diào)整情況，應在全宗指南中說明，以便檔案管理前后工作的銜接。

3.排列

排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。同原《規(guī)則》“按事由結(jié)合時間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規(guī)則》根據(jù)實踐經(jīng)驗對排列原則進行了簡化，規(guī)定“按時間結(jié)合事由排列”，使之更加符合辦公自動化條件下歸檔文件的整理。同時，要求“同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列”，“會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列”。

可以從以下幾個方面理解歸檔文件的排列原則：在分類方案的最低一級類目內(nèi)進行歸檔文件排列；同一事由的歸檔文件應集中排列在一起；同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時間順序排列；不同事由的歸檔文件應按照時間順序排列；會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

4.編號

編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號。編制檔號是對檔案進行規(guī)范管理的基本要求，也是對不同類型檔案進行統(tǒng)一管理的重要前提。

在表現(xiàn)形式上，檔號除了表現(xiàn)為一組體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的數(shù)字、字符的集合外，還表現(xiàn)為鈐蓋在每件紙質(zhì)文件上、包含檔號構(gòu)成要素的歸檔章。因而，在歸檔文件整理中，檔號編制具體體現(xiàn)在兩處：一是在歸檔文件目錄中按照檔號編制要求填寫“檔號”項目，二是在紙質(zhì)文件上鈐蓋歸檔章并填寫內(nèi)容。

檔號的編制原則、結(jié)構(gòu)、編制方法等將在后續(xù)解讀文章中專章論述，此處不再展開。

5.編目

編目是指編制歸檔文件目錄。編制歸檔文件目錄，實現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻向二次文獻的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供了基本條件。

新《規(guī)則》在編目項目上增加了序號、檔號、密級項目，去掉了件號項目；同時對調(diào)文號與責任者位置，使責任者聯(lián)接題名，便于閱讀。新《規(guī)則》增加的序號項目是指歸檔文件順序號，其作用僅為配合檔號固定歸檔文件先后順序，并對一定范圍內(nèi)的歸檔文件數(shù)量進行簡單統(tǒng)計，本身并沒有特定涵義。而原《規(guī)則》中的件號既承擔固定順序、統(tǒng)計數(shù)量的職責，又在一定程度上代行“檔號”職能，容易造成混淆，因而在修訂中予以去掉，并以序號、檔號代之。

需要指出的是，歸檔文件目錄只是最基本的檢索工具，各地區(qū)各部門還可以根據(jù)需要另行編制諸如專題目錄、分類目錄、重要文件目錄等其他檢索工具，以方便歸檔文件的查找、利用。

本文轉(zhuǎn)載自《中國檔案》

（作者單位：國家檔案局）