食品企業(yè)原材料采購對策探討

潘露露+歐邦才+浦佳歡

[摘要]文章在對食品企業(yè)原材料采購的要求與特點分析的基礎(chǔ)上，按照原材料采購工作的流程，從制定原材料采購流程、明確采購需求與標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商的搜尋與選擇、合同簽訂與管理、采購評價與改進等五個方面提出了對策，以期對食品企業(yè)原材料采購水平及績效的提高提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]食品企業(yè)；原材料采購；供應(yīng)商

[DOI]1013939/jcnkizgsc201734132

1引言

近年來，由于食品安全問題頻頻發(fā)生，從而導(dǎo)致人們對于食品原材料的關(guān)注愈加明顯，這無疑提高了食品加工企業(yè)在原材料采購方面的要求。食品加工企業(yè)做好原材料采購工作，不僅能保證原材料及產(chǎn)品質(zhì)量，而且能降低采購成本、促進銷售并樹立良好的企業(yè)形象。然而原材料采購并不是簡單地購買，不僅需要制定科學(xué)與標(biāo)準(zhǔn)的采購流程，包括明確采購需求、供應(yīng)商搜尋、供應(yīng)商評價、供應(yīng)商選擇、合同簽訂與管理、采購績效評價與改進；同時還需要嚴(yán)格地執(zhí)行。

2食品企業(yè)原材料采購的要求與特點分析

21食品企業(yè)原材料采購的要求

（1）質(zhì)量要求。原材料必須同時符合食品相關(guān)法規(guī)要求和食品加工產(chǎn)品對原材料質(zhì)量及工藝要求。從相關(guān)法規(guī)上看，我國的食品質(zhì)量控制體系主要包括HACCP認(rèn)證、ISO2000、QS認(rèn)證、GAP、食品召回制度等；從質(zhì)量上看，食品加工企業(yè)應(yīng)處理好絕對質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和適當(dāng)質(zhì)量原則[1]，從而能夠在保證質(zhì)量的前提下降低成本。

（2）價格要求。在原材料采購過程中，無論是招標(biāo)采購或是其他采購方式，企業(yè)均須在質(zhì)量保障的前提下追求最低價格，同時還應(yīng)考慮季節(jié)性影響因素，從而提高企業(yè)利潤率。

（3）服務(wù)要求。供應(yīng)商提供的服務(wù)主要有原材料包裝及存儲環(huán)境、交付、便利的支付方式、合理的退換貨制度等，這對于食品加工企業(yè)來說也是至關(guān)重要的。

（4）信譽要求。供應(yīng)商的信譽不僅對食品加工企業(yè)原材料的質(zhì)量、交貨期、服務(wù)等有著直接影響，同時，還對食品加工企業(yè)的企業(yè)形象或其他方面有著間接影響；因此，在采購中必須對原材料供應(yīng)商的信譽進行考察與評估，對于滿足企業(yè)信譽要求的供應(yīng)商才納入到備選供應(yīng)商當(dāng)中。

（5）協(xié)同創(chuàng)新要求。協(xié)同創(chuàng)新要求是指當(dāng)食品企業(yè)開發(fā)新產(chǎn)品時，面對原材料或其他物料的創(chuàng)新需要時，供應(yīng)商具有與食品企業(yè)協(xié)同創(chuàng)新的意愿與能力。據(jù)歐洲某專業(yè)機構(gòu)的一項調(diào)查表明，在采購過程中通過價格談判降低成本的幅度一般在3%～5%，而供應(yīng)商早期參與產(chǎn)品開發(fā)成本降低可達(dá)10%～50%。[2]可見，具有協(xié)同創(chuàng)新能力的供應(yīng)商能夠給企業(yè)帶來非常大的利益。

22食品企業(yè)原材料采購的特點

（1）采購周期相對較短。相對于制造業(yè)，食品原材料的采購周期不僅受到生產(chǎn)需求和庫存成本的影響，還和原材料保質(zhì)期有很大的關(guān)系。大多數(shù)食品原材料的保質(zhì)期相對較短，從而使得采購周期縮短、采購批量也相應(yīng)減小。

（2）對采購量的控制要求高。基于食品原材料的保質(zhì)期短、易損耗等特點，決定了食品加工企業(yè)在采購中必須對采購量進行嚴(yán)格控制，因為如果采購過多不僅會增加采購及庫存成本，還大大提高了損耗風(fēng)險；如果采購量不足，則不僅會影響正常生產(chǎn)，同時還增加訂貨費用。

（3）保存環(huán)境要求嚴(yán)格。通常食品及其原材料對保存環(huán)境的要求較高，除了滿足溫度、濕度條件以外，還需要考慮防串味、防腐、防氧化等環(huán)境因素。

（4）供應(yīng)季節(jié)性與需求均衡性的平衡。由于農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)具有很明顯的季節(jié)性，導(dǎo)致其供應(yīng)的數(shù)量、價格甚至其質(zhì)量指標(biāo)都具有季節(jié)性，從而食品原材料采購也具有季節(jié)性；但客觀上食品企業(yè)對原材料等需求往往是均衡性的，因此，食品企業(yè)必須處理好供應(yīng)的季節(jié)性與需求的均衡性之間的矛盾。

（5）其他。除了以上特點外，食品企業(yè)原材料采購還具有質(zhì)量把關(guān)嚴(yán)格、采購品種多樣化等特點。

3食品企業(yè)原材料采購的對策

31制定原材料采購流程

企業(yè)重視采購工作，組建專門的采購部門才能進行有效的采購管理。目前，食品加工企業(yè)現(xiàn)有的采購部門大多僅是依照生產(chǎn)部門的要求進行采購，未能明確采購部門的職能，而真正能夠發(fā)揮工作價值的采購部門應(yīng)該做到：參與企業(yè)戰(zhàn)略的制定、了解企業(yè)生產(chǎn)活動、庫存控制、制定采購策略、了解原材料的市場供求狀況、供應(yīng)商管理等。

采購部門制定長效的采購流程有助于提高工作效率、保證工作質(zhì)量。當(dāng)前，很多中小型食品加工企業(yè)在采購過程中過分注重人情關(guān)系和原材料價格，忽略了對原材料質(zhì)量管理、供應(yīng)商創(chuàng)新能力、服務(wù)能力等多方面的考慮，導(dǎo)致采購流程過分簡單。為了保證采購工作能夠高效地進行，采購流程應(yīng)當(dāng)包括圖1所示的八個環(huán)節(jié)。

圖1食品加工企業(yè)采購流程

32明確原材料采購需求及采購標(biāo)準(zhǔn)

（1）原材料采購需求的準(zhǔn)確定義。采購需求是為了滿足企業(yè)生產(chǎn)計劃而產(chǎn)生的，受最終產(chǎn)品要求、企業(yè)業(yè)務(wù)范圍、競爭戰(zhàn)略要求等的限制，是一次采購工作的基本要求。采購需求主要包括兩個部分的內(nèi)容：一是物資需求，其內(nèi)容主要有品種、數(shù)量、產(chǎn)地、產(chǎn)時、規(guī)格、部位、品牌、分割要求、營養(yǎng)指標(biāo)、衛(wèi)生指標(biāo)等；二是采購過程要求，比如預(yù)算金額、供貨地點、供貨時間、供貨方式、結(jié)算方式等。明確采購需求是采購工作展開的基礎(chǔ)，同時對提高采購績效具有十分重要的作用。

（2）制定采購標(biāo)準(zhǔn)。采購標(biāo)準(zhǔn)與采購需求的區(qū)別主要在于采購標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)較長期間內(nèi)所有的采購活動，而采購需求僅是針對一次采購活動而制定的。就食品業(yè)而言，其采購標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該涉及原材料的品種、產(chǎn)地、產(chǎn)時、規(guī)格、部位、品牌、廠家、分割要求、營養(yǎng)指標(biāo)、衛(wèi)生指標(biāo)、包裝、存儲環(huán)境等方面。合理的采購標(biāo)準(zhǔn)能能夠為企業(yè)帶來提高產(chǎn)品質(zhì)量、增強企業(yè)形象，進而促進銷售的好處。

企業(yè)制定合理的采購標(biāo)準(zhǔn)不僅要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)當(dāng)綜合考慮供應(yīng)市場和消費者的需求。當(dāng)然，采購標(biāo)準(zhǔn)制定之后，企業(yè)還應(yīng)該加強管理，保證其有效實施。

33供應(yīng)商的搜尋、調(diào)查與選擇

（1）備選供應(yīng)商搜尋。搜尋到的供應(yīng)商越多，采購商的可選范圍就越大，但同時企業(yè)承受的工作量也會增大。因此，供應(yīng)商搜尋方式應(yīng)根據(jù)不同的采購要求確定。通常情況下，食品加工企業(yè)由于采購頻率高、采購批量控制嚴(yán)格、原材料質(zhì)量要求嚴(yán)格、價格呈季節(jié)性浮動等特點，企業(yè)需要長期穩(wěn)定的供應(yīng)商。因而，對于那些生產(chǎn)用量大、采購頻率高的原材料，企業(yè)應(yīng)采用招標(biāo)采購的方式來尋找供應(yīng)商。

（2）供應(yīng)商調(diào)查。根據(jù)采購的不同階段，供應(yīng)商調(diào)查應(yīng)分為三個階段，即供應(yīng)市場調(diào)查、供應(yīng)商初步調(diào)查、供應(yīng)商深入調(diào)查。

在制訂采購計劃之前，食品企業(yè)應(yīng)該對供應(yīng)市場的現(xiàn)狀進行調(diào)查，調(diào)查結(jié)果可為計劃的制訂提供參考。

供應(yīng)商初步調(diào)查為供應(yīng)商評價做準(zhǔn)備，是對每一個可選供應(yīng)商進行的基本調(diào)查。這有助于企業(yè)了解供應(yīng)商的基本情況，同時也可以進一步掌握供應(yīng)市場。企業(yè)可采取訪問調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商公布的信息調(diào)查等方式進行調(diào)查。對于調(diào)查結(jié)果，為了接下來的供應(yīng)商選擇工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為每一個供應(yīng)商建立資料卡片。

食品企業(yè)應(yīng)對準(zhǔn)備發(fā)展成為長期合作對象的供應(yīng)商進行深入調(diào)查。這一階段的調(diào)查，采購方可采取調(diào)查問卷法、實地調(diào)查法、供應(yīng)商證明人法進行。調(diào)查的內(nèi)容應(yīng)該包括企業(yè)資源、企業(yè)能力、可提供的原材料等多個方面，這將有利于供應(yīng)商的最終選擇和合作。

（3）供應(yīng)商評價與選擇。由于食品行業(yè)直接關(guān)系到人們的健康，所以國家對食品行業(yè)有特殊的規(guī)定，采購方應(yīng)該首先對供應(yīng)商的衛(wèi)生許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品檢驗合格報告，以及其他許可證、認(rèn)證證書等進行嚴(yán)格的審查。對于不合格的供應(yīng)商果斷排除。

選擇的前提是對原材料本身和供應(yīng)企業(yè)進行的科學(xué)、系統(tǒng)的評價工作。由于食品加工企業(yè)原材料，較多為農(nóng)產(chǎn)品，品種較多，價格有高有低，質(zhì)量參差不齊，企業(yè)應(yīng)按照原材料種類，在多方面進行細(xì)致、完整的評價。此外，由于食品行業(yè)采購采購頻率高、采購批量控制嚴(yán)格、原材料質(zhì)量要求嚴(yán)格、價格呈季節(jié)性浮動的特點，應(yīng)著重考慮供應(yīng)商的準(zhǔn)時、長期供貨能力和信譽度。

對于食品加工企業(yè)，較為適用的供應(yīng)商選擇方法是因素評分法。依據(jù)供應(yīng)商評價的各項指標(biāo)，分別對各指標(biāo)進行評分，得分最高者為最佳供應(yīng)商。此方法可以降低主觀評價的因素，綜合考慮供應(yīng)商各個方面的指標(biāo)，幫助食品企業(yè)準(zhǔn)確找到合適的供應(yīng)商。

對于最終選擇的供應(yīng)商，應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，該檔案與供應(yīng)商卡片不同，為了合作的展開，應(yīng)包括供應(yīng)商的地址和賬戶等。另外，企業(yè)應(yīng)該及時更新供應(yīng)商資料，確保每次正常使用。

34合同簽訂與管理

食品行業(yè)的采購合同大多數(shù)為定期無定額合同。定期指合同約定的買賣關(guān)系的總期間，將重復(fù)進行原材料的采購工作；無定額指每次訂貨的數(shù)量不固定，但防止賣方受損，可以確定每次訂貨量的波動幅度，或者雙方在訂貨量較大變動前進行充分的信息交流。

為保證采購活動按照合同準(zhǔn)確進行，企業(yè)應(yīng)當(dāng)有效實行合同管理。高效的合同管理不僅僅指從簽訂合同開始的，它應(yīng)該是貫穿整個采購工作，并且能夠?qū)崿F(xiàn)：第一，按照合同規(guī)定，保證采購進度；第二，在需要變更合同的時候，能夠做出準(zhǔn)確的判斷，提出合理的方案；第三，規(guī)避損失的發(fā)生，幫助企業(yè)降低成本。

為保證采購合同的有效實行，組建專門的合同管理小組對于采購工作復(fù)雜的食品企業(yè)來說至關(guān)重要。該小組主要負(fù)責(zé)：借助累計進度安排表來保證采購工作的如期進行；編制風(fēng)險分析表來指導(dǎo)風(fēng)險規(guī)避工作；通過合同檢查報告、檢查會議等活動實現(xiàn)對合同管理的監(jiān)督和合同管理績效評價；合同變更、爭議、違約處理等。

35采購評價與改進

采購績效評價是對采購工作效率進行的全面整體的評價。做好采購績效評價工作能夠為采購工作的改進、人員的訓(xùn)練和甄選提供依據(jù)，評價供應(yīng)商績效，同時還能通過輔以獎勵政策鼓舞員工士氣?，F(xiàn)今的企業(yè)大多單一地通過盈利額來評價采購工作，沒有一個完整的評價體系。一般來說，食品企業(yè)采購績效評價的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括企業(yè)外的供應(yīng)商績效評價和企業(yè)內(nèi)的采購運作績效評價，其中，企業(yè)內(nèi)的采購運作績效評價又包括采購職能部門的績效評價和對采購人員的績效評價。食品行業(yè)的采購績效評價與改進的內(nèi)容應(yīng)如圖2所示。

一般來說，在食品行業(yè)中，對供應(yīng)商的評價內(nèi)容包括價格、交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售貨服務(wù)、財務(wù)狀況、柔韌性、新產(chǎn)品開發(fā)能力等。根據(jù)評價結(jié)果，企業(yè)應(yīng)該準(zhǔn)確區(qū)分可開發(fā)的供應(yīng)商、備選供應(yīng)商以及需要結(jié)束合作的供應(yīng)商。

采購職能部門的績效評價體系應(yīng)當(dāng)從為企業(yè)營利做出的貢獻量、部門工作量以及部門技術(shù)能力來進行評價。其中，為企業(yè)營利做出的貢獻量應(yīng)包括節(jié)約的采購成本，減少的由于交貨不及時、原材料質(zhì)量差等所造成的損失，降低的由于庫存、服務(wù)需要所產(chǎn)生的費用等。部門工作量應(yīng)綜合考慮采購訂單、合同數(shù)量和原材料數(shù)量。部門技術(shù)能力指部門運作柔性和效率，包括緊急采購訂單處理完成率、采購計劃完成率、人均訂單量等。適當(dāng)?shù)募寄芘嘤?xùn)和制度改進將有助于提高部門績效。

對于采購人員的績效評價，應(yīng)從其采購產(chǎn)品的價格、質(zhì)量、數(shù)量、采購訂單的完成率、對采購時間的把控能力、采購費用、開發(fā)的供應(yīng)商數(shù)量和供應(yīng)商關(guān)系管理效率等多個方面來建立評價體系。評價的結(jié)果應(yīng)該與采購人員的獎懲掛鉤，以激發(fā)員工的工作熱情。

4結(jié)論

隨著供給側(cè)改革的推進和人們生活質(zhì)量的提高，采購工作已經(jīng)得到許多食品加工企業(yè)的重視，但很多中小型食品加工企業(yè)的采購工作還相當(dāng)不規(guī)范，存在只看重眼前利益，甚至是利益與人情大于社會責(zé)任的現(xiàn)象。雖然采購方面的研究已經(jīng)很多，但對于如何優(yōu)化中小型食品加工企業(yè)采購工作并且被相關(guān)企業(yè)所采納的研究有待學(xué)者們進一步地努力。

參考文獻：

[1] 歐邦才，吳義生基于采購績效的供應(yīng)鏈采購質(zhì)量控制對策[J].中國市場，2016，36（9）：41-42.

[2]張碧君，張向陽采購管理[M].上海：格致出版社，2014