論債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)在施工企業(yè)財務(wù)共享實施中的重要作用

趙媛媛

摘要：施工企業(yè)債權(quán)債務(wù)管理一直以來都被企業(yè)管理者所重視，良好的債權(quán)債務(wù)管理能使企業(yè)資金得到有效使用，提高資金的利用率，降低企業(yè)財務(wù)風險和經(jīng)營風險，減少企業(yè)法律糾紛，提升企業(yè)信用度。但受施工企業(yè)經(jīng)營分散和傳統(tǒng)核算模式的制約，數(shù)據(jù)需要層層匯總上報，準確性和及時性大大降低，嚴重影響企業(yè)管理層的決策。傳統(tǒng)的管理和核算模式已經(jīng)越來越無法滿足企業(yè)快速發(fā)展的需要。隨著財務(wù)共享模式在施工企業(yè)的迅速推廣，實現(xiàn)了統(tǒng)一標準、集中核算、集中管控，而債權(quán)債務(wù)信息系統(tǒng)和共享平臺系統(tǒng)的融合，為管理層提供了更及時、更有針對性的財務(wù)數(shù)據(jù)，對財務(wù)共享的有效實施發(fā)揮了重要作用。

關(guān)鍵詞：債權(quán)債務(wù) 施工企業(yè) 財務(wù)共享 傳統(tǒng)模式 關(guān)鍵因素

一、傳統(tǒng)模式下債權(quán)債務(wù)核算的弊病

（一）沒有系統(tǒng)支撐，對合同管理無法發(fā)揮直接作用

傳統(tǒng)模式下，由于系統(tǒng)功能欠缺，合同執(zhí)行率的對比主要依賴手工臺賬，尤其是與同一家往來單位訂立多份合同，系統(tǒng)無法按照合同區(qū)分債權(quán)債務(wù)，如果其中一份或多份出現(xiàn)合同糾紛，對方在提供法律資料時容易將已收款項計入無糾紛的結(jié)算收款中，而對于未收款部分全部計入有合同糾紛的合同中，導(dǎo)致?lián)p失。

（二）數(shù)據(jù)匯總及時性和準確性差

傳統(tǒng)模式下數(shù)據(jù)匯總層層上報，時效性差，且上報方式以文檔表格為主，準確性受到一定程度的影響。例如應(yīng)收賬款管理，賬齡信息在系統(tǒng)中根本無法獲得，無法進行有效提示和催收，只能依靠財務(wù)人員登記手工臺賬反映，受人為因素影響，下級單位數(shù)據(jù)不準確的情況時有發(fā)生，從而影響了總體數(shù)據(jù)的準確性，甚至存在超過訴訟時效而失去勝訴權(quán)的可能。

（三）債權(quán)債務(wù)核算不準確，存在審計和經(jīng)營風險

傳統(tǒng)模式下，長期應(yīng)收應(yīng)付款折現(xiàn)額的計算及壞賬準備計提全部通過底稿計算，在沒有支持性資料的情況下，部分財務(wù)人員僅憑個人判斷，人為調(diào)整到期日或賬齡，導(dǎo)致債權(quán)債務(wù)數(shù)據(jù)不真實，存在審計風險。

部分項目財務(wù)核算不規(guī)范，如部分總包合同中約定，施工過程按照計量金額的一定比例扣減民工工資保證金，而對于返還條件為項目完工若干月后通過履行公示等程序再予以返還，則施工過程中業(yè)主計量中扣減的民工工資保證金不應(yīng)計入應(yīng)收賬款中，而應(yīng)計入長期應(yīng)收賬項或者其他應(yīng)收款等科目核算，待達到返還條件時再予以調(diào)整，若進行區(qū)分核算，也有利于完成兩金壓控指標。所以，不準確的核算不但直接增加了企業(yè)的經(jīng)營風險，也不利于企業(yè)各項指標的完成。

（四）數(shù)據(jù)查詢及分析功能欠缺

傳統(tǒng)模式下單純依賴財務(wù)核算系統(tǒng)無法從多個維度對債權(quán)債務(wù)數(shù)據(jù)進行匯總查詢，各分子公司只有通過管理報表系統(tǒng)，按月對行業(yè)和區(qū)域數(shù)據(jù)進行匯總，無法實現(xiàn)項目債權(quán)債務(wù)管理的過程控制，無法為多維度財務(wù)分析提供及時準確的數(shù)據(jù)。

隨著施工行業(yè)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)核算模式已無法滿足企業(yè)管理需要。

二、財務(wù)共享模式的引入對債權(quán)債務(wù)管理的影響

財務(wù)共享模式是將各單位重復(fù)的、分散的、共同的業(yè)務(wù)集中處理，制定統(tǒng)一的核算標準，由專門人員去操作執(zhí)行，最大限度的提高財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)狀況的實時監(jiān)控，真正掌握企業(yè)的資金資源，實現(xiàn)科學決策和風險規(guī)避。

在財務(wù)共享模式下，總公司設(shè)立財務(wù)共享中心，進行統(tǒng)一的核算，通過共享服務(wù)平臺與信息系統(tǒng)的連用，使企業(yè)內(nèi)部之間以及與相關(guān)第三方之間的交易信息能及時傳遞、整理、分析和反饋。避免了傳統(tǒng)模式下債權(quán)債務(wù)核算的弊端，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，共享中心要按照公司管理制度制定統(tǒng)一的核算標準，通過系統(tǒng)進行強控。換言之，共享操作必須依照統(tǒng)一標準，否則系統(tǒng)不予支持，單據(jù)無法保存提交，無法進行財務(wù)核算，徹底解決了原核算模式下核算準確性的問題。

其次，通過系統(tǒng)記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的完整數(shù)據(jù)，如：合同詳細信息及執(zhí)行情況，債權(quán)或債務(wù)從形成到核銷的全過程等信息，法律訴訟信息等，替代了傳統(tǒng)手工臺賬，形成一套完整的債權(quán)債務(wù)數(shù)據(jù)庫，為系統(tǒng)自動計算折現(xiàn)和壞賬奠定了基礎(chǔ)，也為多樣化的財務(wù)分析提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

最后，可以為使用者提供強大的查詢功能，公司總部隨時可以直接按照不同維度對所有下級賬套的債權(quán)債務(wù)數(shù)據(jù)進行合并查詢，無需層層上報，逐級匯總，增強企業(yè)快速反映能力和決策能力。

以上需求必須依賴于財務(wù)共享服務(wù)平臺及相關(guān)信息系統(tǒng)的支持。

三、基于共享模式下的債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建

債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)是一套獨立于共享平臺服務(wù)系統(tǒng)外的，專門用于債權(quán)債務(wù)業(yè)務(wù)管理及核算的信息系統(tǒng)。不但能解決傳統(tǒng)模式下債權(quán)債務(wù)核算的弊端，還能夠滿足新形勢下債權(quán)債務(wù)管理的需求。其主要功能有以下幾點：

（一）與共享平臺對接，實現(xiàn)債權(quán)債務(wù)信息的輸入與輸出

單據(jù)信息在共享中心稽核或結(jié)算完畢后會同步錄入債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)，由于通過共享中心稽核的業(yè)務(wù)單據(jù)全部符合統(tǒng)一核算標準，所以保證了債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)中信息的準確性，實現(xiàn)與總賬數(shù)據(jù)同步一致，且無需重復(fù)操作。

用戶在共享服務(wù)平臺提單的控制數(shù)據(jù)又取自債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)，系統(tǒng)強制將結(jié)算和支付金額控制在合同額范圍內(nèi)，大大降低了人為出錯的概率，也可以對合同的執(zhí)行情況進行過程控制。

（二）與資金系統(tǒng)對接，滿足資金管理需要

為預(yù)防資金管理失控，提高資金利用率，目前比較通用的做法是采用資金計劃控制。財務(wù)共享模式下，所有資金支付申請單據(jù)都需要關(guān)聯(lián)資金計劃，無計劃則無法提單。系統(tǒng)的對接使資金計劃的編制與執(zhí)行完全由系統(tǒng)控制，真正做到無合同不結(jié)算，無結(jié)算不計劃，無計劃不支付，提升了管理的效率。

（三）實現(xiàn)折現(xiàn)額與壞賬準備的自動計算

共享模式下，業(yè)務(wù)單據(jù)包含了合同信息、債權(quán)債務(wù)到期日等傳統(tǒng)模式下系統(tǒng)無法統(tǒng)計的信息，使折現(xiàn)額和壞賬的計算成為可能。而這些信息被系統(tǒng)記錄后，只有特定人員才能修改，減少了人為干預(yù)計算結(jié)果的情況，保證了財務(wù)核算的準確性。

具體操作時，財務(wù)人員不再需要通過底稿計算，只需要將系統(tǒng)自動篩選出的債權(quán)債務(wù)勾選，就可以實現(xiàn)自動計算，并同時在總賬系統(tǒng)生成記賬憑證，減輕財務(wù)人員的工作量。

（四）提供功能強大的查詢及分析功能，滿足管理層決策需求

基于共享服務(wù)平臺強大的信息錄入功能，債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)獲得了滿足債權(quán)債務(wù)管理的幾乎所有信息，可以按照合同、往來單位、款項性質(zhì)、金額、賬齡、到期日、行業(yè)、區(qū)域等多種標準進行單一或組合查詢，并能夠以文字或圖形的形式輸出查詢結(jié)果，最終形成債權(quán)債務(wù)報表，幫助使用者進行債權(quán)債務(wù)分析，提高分析質(zhì)量。

以上僅是債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)所應(yīng)具備的基本功能，在使用過程中還可以根據(jù)企業(yè)的個性化需求增設(shè)新功能，不斷滿足企業(yè)管理要求。

四、影響債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)使用的關(guān)鍵因素

（一）避免與總賬系統(tǒng)信息重復(fù)

共享服務(wù)平臺填列的債權(quán)債務(wù)信息最終會在總賬系統(tǒng)生成記賬憑證，使用者可以通過總賬和明細賬查詢相關(guān)信息。如果總賬的科目設(shè)置與信息系統(tǒng)的款項性質(zhì)一致，就會導(dǎo)致信息重復(fù)。受傳統(tǒng)操作模式的影響，財務(wù)人員一般會使用總賬數(shù)據(jù)進行報表的填報和日常余額的查詢，使得債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)的使用率大大降低。為提高信息系統(tǒng)利用率，應(yīng)將總賬科目與債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)款項性質(zhì)相區(qū)別，總賬科目只反映一級科目，明細科目的核算在債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)，使用者會更明確各系統(tǒng)的作用，有的放矢。

（二）企業(yè)管理層的支持和員工的認同

一套系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用需要經(jīng)過不斷的糾正更新，耗時長，投入精力大，需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)堅定不移的認同和支持，也需要廣大員工的理解與配合。分階段、分步驟的實施與輸出成果，不斷強化領(lǐng)導(dǎo)信心，先固化再優(yōu)化，先確保平穩(wěn)過渡，再力求精益求精。

五、結(jié)束語

筆者所在單位為集團債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)試點單位，在系統(tǒng)的使用過程中本著發(fā)現(xiàn)問題、提出建議、總結(jié)經(jīng)驗的理念，將系統(tǒng)應(yīng)用與共享建設(shè)緊密相連，通過系統(tǒng)控制解決了債權(quán)債務(wù)管理的頑疾，使數(shù)據(jù)傳遞更加流暢，減少了人為因素的干預(yù)，提高了會計信息的質(zhì)量，加強了財務(wù)的過程控制。相信通過財務(wù)共享模式的深入推進，企業(yè)的管理水平和核心競爭力會不斷提高。

參考文獻

[1]陳虎，董皓.財務(wù)共享服務(wù)[M].中國財政經(jīng)濟出版社，2009

[2]陳虎.創(chuàng)造價值的財務(wù)管理模式——中興通訊的探索之路[J].會計之友，2013（4）