淺談住房公積金檔案的特點(diǎn)及檔案管理

閆寶君

摘 要：近年來，隨著住房公積金制度的日趨完善，住房公積金的資金量和業(yè)務(wù)量呈現(xiàn)出快速增長的趨勢，其檔案數(shù)量也相應(yīng)增加。本文簡要分析了住房公積金檔案的特點(diǎn)，并對如何加強(qiáng)住房公積金檔案管理工作提出了幾點(diǎn)意見。

關(guān)鍵詞：住房公積金；檔案；特點(diǎn)；管理

一、住房公積金貸款檔案基本概念

所謂的住房公積金貸款檔案指的是，管理住房公積金的部門在公積金貸款的相關(guān)工作中所形成、歸集的各類文件材料的權(quán)證，它真實(shí)記錄了各當(dāng)事人在借貸的過程里履行各自的權(quán)利、義務(wù)的行為，它是管理部分之債權(quán)存在的證明。住房公積金貸款檔案是公積金管理相關(guān)工作的產(chǎn)物，也是公積金制度得以正確推行之基礎(chǔ)。

檔案主要包括兩個(gè)部分資料，分別為貸款前期辦理過程資料、貸款后期管理資料。住房公積金貸款形成的材料包含有借款人及配偶基本信息（戶口本、身份證、單身證明或結(jié)婚證）、申請表、繳存證明、借款人與配偶信用證明、放款通知書、談話備忘錄、擔(dān)保協(xié)議、還款承諾書、買賣合同或轉(zhuǎn)讓合同、付款憑證、借款抵押合同等，以上形成的一連串資料被我們稱為“原始資料”；我們所說的“發(fā)生資料”，指劃撥貸款以后來進(jìn)行后期管理過程中所產(chǎn)生的資料，比如催收記錄、還款證明、還清證明、貸款核銷、法律訴訟等。以上的“原始資料”與“發(fā)生資料”一起構(gòu)成為一套具有自身特點(diǎn)的完整的合同材料，成為一宗住房公積金貸款檔案。

二、檔案所具有的特點(diǎn)

1.它的形成過程具有動(dòng)態(tài)性.。在一般情況下人們會(huì)理解檔案是在所有工作辦理結(jié)束后形成的文件，不過貸款檔案不是這樣的，住房公積金貸款的工作是由三個(gè)階段組成，分別為貸前、貸中、貸后，最長需要的時(shí)間可以達(dá)到三十年，在貸款工作已經(jīng)全部結(jié)束以后，再去整理檔案明顯是不現(xiàn)實(shí)的。檔案在借款者提出貸款的申請，到獲得借款后就形成了。貸款檔案的形成不代表貸款工作全部結(jié)束，還要在以后的過程中不斷給檔案增加新的內(nèi)容，比如還款情況、訴訟、擔(dān)保情況等，到借款者把還款義務(wù)履行完為止。正因?yàn)橘J款工作具有長期性的特點(diǎn)，因此貸款檔案的形成具有動(dòng)態(tài)性。

2.檔案材料具有特殊性。每使一宗住房貸款完成，都需要履行很多的程序，也牽涉到較多的部門，所形成的材料文件也不統(tǒng)一，所以貸款檔案材料具有其特殊性。拿一住房抵押貸款作為例子，借款者提出書面的貸款申請以后，還要經(jīng)過貸前檢查、抵押登記、房地產(chǎn)評估等系列過程，這一些程序皆需書面材料。它們沒有統(tǒng)一格式，其紙型紙質(zhì)與書寫工具也都不一樣。這樣一來，也就增加了整理、保管貸款檔案的難度。

3.檔案使用十分頻繁。貸款工作有著長期性，所以該類檔案使用的頻率遠(yuǎn)高于別的類型的檔案。比如記錄借款者履約的情況時(shí)；當(dāng)貸款遇上風(fēng)險(xiǎn)，要對抵押物處置時(shí)；履約完成后貸款者把相關(guān)材料歸還借款者時(shí)，皆要隨時(shí)隨刻調(diào)用檔案。

4.類別差異性。正因?yàn)閾?dān)保方式不一，導(dǎo)致了個(gè)人貸款所需材料也不一樣。住房公積金貸款在目前有三種方式：抵押、保證和質(zhì)押，在整理保管資料時(shí)要根據(jù)擔(dān)保形式的不同區(qū)別地對待。

5.檔案的保管責(zé)任很重大。住房公積金貸款所涉及的金額比較大，它關(guān)系到了借款者、貸款人切身利益，還直接關(guān)系到很多繳存者的利益，因此防范貸款風(fēng)險(xiǎn)更顯重要性。

三、檔案的重要作用與重要性

1.它是防范貸款風(fēng)險(xiǎn)的依憑。貸款檔案具有重要法律效用，比如當(dāng)事人進(jìn)行了違約，無法履行相關(guān)權(quán)利和義務(wù)，以致風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生。當(dāng)事各方都可用貸款檔案當(dāng)為依據(jù)，并且采取行為，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

2.它是規(guī)范化管理住房公積金的基礎(chǔ)。公積金的所有權(quán)屬于廣大的繳存人，公積金直接牽涉千萬職工的利益，因此規(guī)范化管理檔案很重要。貸款檔案管理的規(guī)范程度直接決定公積金管理的合理程度。

3.它是加強(qiáng)貸款后跟蹤管理之依據(jù)。因貸款跨越時(shí)間較長，參與辦理的人員變動(dòng)大，因此對貸款的管理需要始終把檔案當(dāng)作依據(jù)，不然跟蹤管理的工作就無法進(jìn)行下去。

4.它是社會(huì)中征信體系里的一部分。它能真實(shí)反映貸款的各方的情況，借款者履行合同的記錄體現(xiàn)了借款者的誠信度。公積金的繳存以及使用就是個(gè)人信用的履行過程，所以管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該要充分利用檔案這一形式構(gòu)建完善的征信體系。

四、檔案管理的基本原則

1.按照“一宗一卷”整理。將一宗貸款歸集成一卷，這是基本理念，不要因?yàn)橘J款材料少，將幾宗材料合起來，這樣的話不利于對檔案的保管。

2.即時(shí)地進(jìn)行歸集。信貸員工作時(shí)總是需要同時(shí)辦理多宗貸款，會(huì)使得貸款資料容易混淆。信貸員理應(yīng)及時(shí)收集貸款工作中各類材料，需要針對各擔(dān)保形式貸款，制定一套收集檔案的目錄。由于信貸員第一個(gè)審閱貸款資料，因此他們負(fù)有貸款檔案歸集第一責(zé)任。

3.把格式進(jìn)行統(tǒng)一。貸款的材料類別很多，所以整理貸款檔案難度很大，在整理的過程中，應(yīng)該統(tǒng)一格式。制定合同的格式時(shí)，要采用A4幅面進(jìn)行制定，在裝訂的時(shí)候?qū)⑵渌論?jù)統(tǒng)一粘貼到A4紙上。

4.創(chuàng)建全宗目錄。將每卷檔案基本情況羅列到全宗目錄里，以便檢索使用。全宗目錄的建立可以按貸款數(shù)量多少或者按自然年份。

五、加強(qiáng)住房公積金檔案管理

住房公積金檔案管理起步較晚卻發(fā)展迅速，特別是近年來，隨著住房公積金制度的日趨完善和住房公積金資金量、業(yè)務(wù)量的快速增長，其檔案數(shù)量呈現(xiàn)出飛速增加的趨勢。如何建立安全、規(guī)范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，成為住房公積金事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要課題。

首先，要加強(qiáng)制度建設(shè)。結(jié)合《檔案法》及《住房公積金管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定制定住房公積金檔案管理實(shí)施細(xì)則，使檔案的整理、分類、歸檔、立卷、保管、借閱和利用等管理明細(xì)化、規(guī)范化和制度化，建立健全檔案管理人員的崗位責(zé)任制和檔案保密制度，檔案管理做到有章可循，保證檔案管理工作安全有效地開展，確保檔案的準(zhǔn)確、完整和安全。

其次，要加強(qiáng)對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于人員編制的限制，住房公積金的檔案管理缺乏專業(yè)的工作人員，多數(shù)單位都是兼職管理，達(dá)不到檔案管理專業(yè)、系統(tǒng)、高效的目標(biāo)。面對這種實(shí)際情況，一要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，積極學(xué)習(xí)《檔案法》以及近年來檔案管理的新理論、新方法、新觀念，增強(qiáng)檔案管理知識(shí)，提高檔案管理水平；二要加強(qiáng)住房公積金各項(xiàng)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，提高住房公積金檔案管理的業(yè)務(wù)水平和工作技能。

第三，要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。數(shù)字化是檔案管理的未來趨勢。一方面，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)文書檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，有利于保管和查詢。另外，充分利用現(xiàn)有的住房公積金管理系統(tǒng)，把檔案管理工作前移，在住房公積金業(yè)務(wù)前臺(tái)把歸集、提取、貸款的原始檔案掃描入電腦，避免重復(fù)輸入信息，對檔案資料可以實(shí)現(xiàn)快速、高效的管理。

結(jié)束語

住房公積金是老百姓的血汗錢，“取之于民，用之于民”是住房公積金事業(yè)的根本宗旨。加強(qiáng)住房公積金的檔案管理，是住房公積金規(guī)范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風(fēng)險(xiǎn)的需要。住房公積金的檔案管理不是單純的檔案模式管理，更是具有現(xiàn)實(shí)意義的、可操作的、可利用的動(dòng)態(tài)管理，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)，一定要遵循住房公積金檔案的特點(diǎn)，使其檔案管理向更高的層次邁進(jìn)。

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