談秘書工作中的“變通藝術(shù)”

張謀政??

摘 要：在當(dāng)代社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，機(jī)構(gòu)組織的發(fā)展離不開(kāi)秘書工作所提供的專業(yè)服務(wù)。本文分析了秘書工作的內(nèi)涵，基于此探討了變通藝術(shù)對(duì)于秘書工作的重要性及具體實(shí)施策略，以期促進(jìn)秘書工作的長(zhǎng)效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：當(dāng)代社會(huì)；秘書工作；變通藝術(shù)；長(zhǎng)效發(fā)展

著名企業(yè)CEO韋爾奇曾言，秘書于我的重要性不亞于一個(gè)副總裁。由此可見(jiàn)秘書工作在機(jī)構(gòu)單位發(fā)展過(guò)程中的重要作用，其作為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)體的輔助管理者和協(xié)助事務(wù)者，需要承擔(dān)極為繁雜和多樣的具體事務(wù)，為機(jī)構(gòu)的發(fā)展帶來(lái)協(xié)調(diào)性和中介性的重要影響。面對(duì)不斷變化發(fā)展的領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)構(gòu)組織發(fā)展需求，秘書工作需要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，有效發(fā)揮變通藝術(shù)，通過(guò)更為人性化的工作手段更好地實(shí)現(xiàn)工作目的，降低溝通及工作成本。

一、 秘書工作的內(nèi)涵

秘書是隨著文字的出現(xiàn)以及國(guó)家和階級(jí)的出現(xiàn)應(yīng)運(yùn)而生的一種職業(yè)類型，秘書最早是由歷史上的史官演變而來(lái)，如黃帝時(shí)期的倉(cāng)頡，商朝末年的太史寮等。隨著社會(huì)的進(jìn)步和歷史的發(fā)展，秘書指在國(guó)家政府部門、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等機(jī)構(gòu)中承擔(dān)輔助管理及綜合服務(wù)的重要職能，其作為組織機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)個(gè)體的輔助幫手，能夠起到溝通信息和協(xié)調(diào)聯(lián)系的重要中介作用，為組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和長(zhǎng)效發(fā)展提供重要的輔助性作用。曾有學(xué)者將秘書工作職能定義為四個(gè)字，“書，辦，謀，管”。其中，“書”即文書類的文字處理工作；“辦”是指會(huì)議組織等會(huì)務(wù)工作；“謀”則是指為領(lǐng)導(dǎo)層出謀劃策，提供建設(shè)性意見(jiàn)或建議；“管”是指協(xié)作管理和組織協(xié)調(diào)等方面的工作。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)主體及其表現(xiàn)形式也在不斷發(fā)生變化，秘書這一群體已成為當(dāng)前社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)及文化體系中的重要工作群體，承擔(dān)著日益多樣和豐富的職能工作。在當(dāng)前新形勢(shì)下，對(duì)秘書工作也提出了更高的要求。秘書工作不僅僅是傳統(tǒng)工作流程中的領(lǐng)導(dǎo)“傳聲筒”，更應(yīng)該發(fā)揮自身的工作主動(dòng)性和積極性，向更加綜合化，系統(tǒng)化，智能化等方向發(fā)展。

二、 變通工作對(duì)于秘書工作的重要意義

秘書工作是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作類型，理論性和實(shí)踐性的結(jié)合極為緊密。就工作對(duì)象而言，秘書是基于領(lǐng)導(dǎo)群體而存在或圍繞領(lǐng)導(dǎo)群體開(kāi)展工作的；就工作內(nèi)容而言，相較于其他工作種類，秘書工作并沒(méi)有明確的業(yè)務(wù)類型和對(duì)口領(lǐng)域，在某種程度而言，秘書工作扮演著“萬(wàn)金油”的角色，為領(lǐng)導(dǎo)工作排憂解難，為群眾服務(wù)建立溝通的橋梁。正因?yàn)槊貢ぷ鞔嬖谠S多自主能動(dòng)的發(fā)揮空間，因此探討其變通藝術(shù)有著極為重要的應(yīng)用借鑒意義。

秘書工作中變通藝術(shù)的應(yīng)用與其基本特征有著極為緊密的聯(lián)系，其基本特征直接決定著變通藝術(shù)的發(fā)揮。秘書工作圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作而開(kāi)展，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供協(xié)作和輔助，但并不意味著秘書可以依靠領(lǐng)導(dǎo)層而獲取不適宜的權(quán)力，其工作的開(kāi)展需遵循相應(yīng)的工作原則及職業(yè)操守，具備一定的原則性；另外秘書工作所涉及的事務(wù)較為繁雜，由于領(lǐng)導(dǎo)的需求及機(jī)構(gòu)發(fā)展的需求是難以預(yù)測(cè)和把控的，因此秘書工作內(nèi)容存在較多的臨時(shí)性事務(wù)或隨機(jī)性事務(wù)，對(duì)于秘書的臨場(chǎng)發(fā)揮及變通能力有著極高的要求，由此可見(jiàn)秘書工作存在一定的靈活性特征，這對(duì)于探討秘書工作中的變通藝術(shù)是極為重要的。

基于秘書工作的基本特征，融合秘書工作的廣泛任務(wù)，由此可感受到靈活變通這一工作藝術(shù)對(duì)于秘書工作的重要價(jià)值。在秘書工作過(guò)程中，涉及“書，辦，謀，管”這些具體工作事項(xiàng)時(shí)，均需要秘書充分發(fā)揮變通藝術(shù)，樹(shù)立靈活處事的意識(shí)，通過(guò)語(yǔ)言運(yùn)用藝術(shù)、時(shí)間管理藝術(shù)、非語(yǔ)言溝通藝術(shù)等途徑的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)更為理想的工作效果。常言道，柔才能克剛，迂回戰(zhàn)術(shù)相較于直接溝通更容易實(shí)現(xiàn)管理工作的目的，有助于有效解決更多工作中突發(fā)的棘手難題。

三、 秘書工作中的變通藝術(shù)

（一）堅(jiān)持原則與靈活變通的有效統(tǒng)一

實(shí)質(zhì)上變通工作并不是秘書工作的常態(tài)，這是一種基于固有工作模式較難實(shí)現(xiàn)理想工作效果的情況之下應(yīng)用的變通權(quán)宜之策，但原則性則是秘書工作中必須要遵守的剛性規(guī)則，需落實(shí)到實(shí)際管理事務(wù)中的每一個(gè)具體事項(xiàng)之中，靈活變通藝術(shù)的發(fā)揮實(shí)際上是原則性問(wèn)題的具體化，根據(jù)不同形式和需求具體問(wèn)題具體分析，更為靈活地解決工作問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)和群眾提供更為人性化的服務(wù)。

秘書工作需要遵守的原則性包括政策法規(guī)，職業(yè)修養(yǎng)，職業(yè)道德，職業(yè)操守，社會(huì)規(guī)范及相應(yīng)的行為準(zhǔn)則等；變通性則主要體現(xiàn)在實(shí)際工作中的思維觀念，角色轉(zhuǎn)換，工作等事及溝通藝術(shù)等方面之中。秘書工作需有效實(shí)現(xiàn)原則性和靈活變通的和諧統(tǒng)一，將原則性融入到具體管理工作事項(xiàng)之中，基于不同形勢(shì)充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，降低棘手問(wèn)題的處理難度，實(shí)現(xiàn)更為理想的工作效果。

（二）構(gòu)建有效的變通思維

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，秘書工作不再局限于傳統(tǒng)的上下溝通、左右協(xié)調(diào)等方面，需要秘書工作改變因循守舊的傳統(tǒng)定勢(shì)思維，構(gòu)建有效的變通思維，從而能更為有效地指導(dǎo)工作的開(kāi)展，適應(yīng)新時(shí)代新形勢(shì)不斷變化發(fā)展的工作需求。

構(gòu)建有效的變通思維包括多元化角度思維、具備前瞻眼光的工作思維、發(fā)散性思考思維、迂回婉轉(zhuǎn)的溝通思維以及逆向思維。以迂回思維為例，這是當(dāng)前秘書工作中運(yùn)用較為廣泛的思維模式，在運(yùn)用過(guò)程中可應(yīng)用欲揚(yáng)先抑，欲抑先揚(yáng)，迂回溝通等心理戰(zhàn)術(shù)，轉(zhuǎn)換角色角度，以對(duì)方角度著手探討更為適宜的解決對(duì)策，從而促使被溝通者降低心理防線，能夠欣然接受預(yù)想中的溝通結(jié)果，從而降低溝通成本，更為有效地實(shí)現(xiàn)工作目的。

（三）提升預(yù)防意識(shí)，主動(dòng)求變

萬(wàn)事預(yù)則立，不預(yù)則廢。秘書工作所面臨的工作形勢(shì)及需求變化極快，常有各種突發(fā)性的棘手事件等待處理，因此秘書工作不能過(guò)于被動(dòng)，等待領(lǐng)導(dǎo)交代事務(wù)以后臨時(shí)構(gòu)思變通對(duì)策，而是需要不斷提升預(yù)防意識(shí)，主動(dòng)求變，將變通藝術(shù)時(shí)刻融入到工作之中。

例如機(jī)構(gòu)組織運(yùn)行過(guò)程中經(jīng)常會(huì)涉及年中或年尾具體項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作，秘書工作在承擔(dān)相應(yīng)的統(tǒng)籌職能工作時(shí)，需建立前期統(tǒng)籌的前瞻性意識(shí)，建立定期統(tǒng)籌相關(guān)數(shù)據(jù)的機(jī)制，避免等到臨時(shí)性任務(wù)下發(fā)時(shí)手忙腳亂，在面臨突發(fā)數(shù)據(jù)匯總?cè)蝿?wù)的時(shí)候能夠運(yùn)籌帷幄，為領(lǐng)導(dǎo)、群眾及整體組織機(jī)構(gòu)提供更為全面的服務(wù)。

（四）善于把握變通的“度”

變通藝術(shù)的發(fā)揮需要充分發(fā)揮秘書人員的主觀能動(dòng)性，給予秘書人員一定的發(fā)揮空間，但需要注意的是在充分運(yùn)用變通藝術(shù)的過(guò)程中應(yīng)善于把握變通的“度”，這與秘書工作中的原則性緊密相關(guān)，在靈活變通的過(guò)程中需遵循工作原則及相應(yīng)法規(guī)規(guī)范，誠(chéng)實(shí)守信，秉公辦公，在合法合規(guī)的前提下靈活運(yùn)用多樣化工作方法，堅(jiān)持迂回的語(yǔ)言藝術(shù)，同時(shí)還需要堅(jiān)持科學(xué)的時(shí)間管理藝術(shù)，在日常性常規(guī)事務(wù)及大量臨時(shí)性事務(wù)之間需求有效的平衡，理清輕重緩急，減少需要領(lǐng)導(dǎo)親力親為的活動(dòng)，有效設(shè)置短期、中期、長(zhǎng)期的階段性目標(biāo)，有效把控秘書工作的獨(dú)特節(jié)奏。在秘書工作中根據(jù)具體工作日程及事項(xiàng)，基于必要的工作原則有條件地應(yīng)用變通藝術(shù)，從而更好地提高工作效率，提供更為優(yōu)質(zhì)的綜合服務(wù)。

四、 結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)秘書工作集中于日常服務(wù)、行程安排、事務(wù)提醒、工作匯總、輔助建議等方面，而對(duì)于新時(shí)代的秘書工作而言，面對(duì)更為豐富繁雜的工作需求及任務(wù)，需要樹(shù)立更為靈活機(jī)動(dòng)的變通意識(shí)，善于將傳統(tǒng)秘書工作流程化標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，在基本工作模式的指導(dǎo)下將變通藝術(shù)融入到具體的工作事項(xiàng)之中，從而更好地實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，真正為組織機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)群眾提供更為專業(yè)化和人性化的秘書服務(wù)。

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