新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略

管有恒

摘 要：檔案管理工作的規(guī)范化，是提升檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，是各單位文書處理和資料保存等基礎性工作。隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，提升檔案管理工作的規(guī)范化水平，有利于單位的現(xiàn)代化管理，更好的發(fā)揮出檔案資料應有作用。本文將簡述新形勢下檔案管理工作規(guī)范化意義，并分析了檔案管理工作存在的問題，最后提出了檔案管理工作的規(guī)范化策略。

關鍵詞：新形勢下；檔案管理工作；規(guī)范化

檔案是對各種社會資料的如實記錄，主要統(tǒng)計了社會及相關人員的資料，有著綜合性、統(tǒng)一性和復雜性等特征。檔案中可以反映出社會人員的各方面信息資源，讓單位及時獲得可靠的資料，做好檔案規(guī)范化管理工作具有重要意義。從現(xiàn)階段我國社會發(fā)展情況來看，檔案中還存在著很多問題，為單位查閱、研究等工作造成了不便，如何解決以上問題，提升檔案管理規(guī)范化水平，是我們需要深入思考的課題。

1 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化意義

在單位建設與發(fā)展過程中，會形成大量的檔案資料，這是單位的一項重要無形資產。在時代快速發(fā)展過程中，檔案管理工作也變得尤為重要，得到了社會各界的廣泛關注，特別是在信息化與現(xiàn)代化發(fā)展等方面，加快檔案管理工作現(xiàn)代化已經(jīng)勢在必行[1]。為讓檔案管理工作滿足新形勢下的要求，需要重視提升規(guī)范化水平，這關系著檔案管理工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)。單位要高度重視檔案管理工作，這樣才能保證獲得可靠的信息資料，在整個單位信息化建設過程中，檔案管理工作也是重要內容，能夠讓領導決策制定得到相應的參考。此外，檔案管理工作的規(guī)范化，也有利于檔案資料的查找與利用，在單位信息收集方法發(fā)揮著重要作用，因此需要我們提高重視程度，改進工作方法，解決其中存在的問題。

2 新形勢下檔案管理工作存在的問題

（一）管理理念落后，重視程度不高

當前很多檔案管理人員在觀念上還存在錯誤，只是簡單的做好檔案保管工作，認為自己只要收集并整理好資料即可，忽視了現(xiàn)代化檔案管理，不僅安于現(xiàn)狀，思想上也存在松懈。由于檔案管理觀念落后，現(xiàn)代化創(chuàng)新意識不強，為檔案管理工作的規(guī)范化造成了不利影響，單位也無法將檔案內有用信心資源利用起來。加之單位領導忽視了檔案管理工作，未及時改善辦公條件與場所，而管理人員也不明確自身職責，消極對待管理工作，這些都無法提升檔案管理規(guī)范化水平。

（二）管理制度不完善

當前很多單位都建立了完善的管理制度，將各部門管理人員的工作職責明確了下來，但是在檔案管理制度、職責、考核及標準方面，還未建立規(guī)范、統(tǒng)一的管理制度。因為單位缺乏健全的檔案管理制度，一些具備較高保存價值的資料被忽視，也沒有統(tǒng)一進行收集，導致檔案收集效率很低。且信息管理和檔案管理發(fā)生了脫節(jié)，讓檔案變得不夠完整，出現(xiàn)了丟失、遺漏的問題。單位信息資源整合性也不強，無法滿足新形勢下的各項要求，無法實現(xiàn)科學管理。

（三）管理技術落后，設施陳舊

因為檔案管理工作得不到足夠重視，投入的資金較少，這樣不能及時更新檔案管理所需基礎設施，一些檔案室不能滿足要求的安全指標，建設上不夠標準與規(guī)范，為檔案管理現(xiàn)代化建設帶來了不利影響。當前很多單位檔案室管理技術與手段比較落后，仍然采取傳統(tǒng)手工工作方法，不重視應用先進科學技術，檔案管理工作信息開發(fā)與編研很難順利進行。一些檔案室雖然配置有先進設施，但是利用率不高，也未充分應用先進管理技術，這樣會浪費大量的人力、物力和財力。這些問題的存在，都對檔案管理規(guī)范化帶來了不利影響。

（四）檔案管理人員綜合素質不高

為提升檔案管理工作的規(guī)范化水平，必須具備較高的責任心，工作要認真、細心和嚴謹，具備較強的專業(yè)能力[2]。但是現(xiàn)階段檔案管理員工整體上素質還有等待提升，尤其是新形勢下為他們提出了更高的要求。很多檔案管理人員未真正意識到檔案管理工作規(guī)范化的重要性，甚至很多是兼職，放在檔案管理工作上的時間與精力有限。有些檔案管理人員年齡較大，能力不強，思想落后，也不能保證檔案管理工作質量，不能提升工作效率與水平。

3 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化策略

（一）增強意識，規(guī)范檔案管理程序

單位檔案管理人員應切實增強檔案管理意識，形成嚴謹、認真的工作作風。要從硬件設施入手，對檔案管理所需設備進行完善，要重視檔案庫房的規(guī)范化建設，要設置空調、除濕機、檔案密集架、計算機等設備，并購置相應的管理配件。為促進檔案管理信息化建設，要將計算機管理軟件應用到檔案管理程序中，將計算機的作用發(fā)揮出來。此外，單位領導與檔案管理人員應注重提升自身素質，充分認識到檔案管理工作規(guī)范化的意義，不斷完善檔案管理制度，注重檔案資料的收集與整理工作，保證其真實性與完整性。

（二）完善檔案管理制度

檔案管理工作涉及事項眾多，比較復雜，條理性極強，通過建立完善的檔案管理制度，能夠避免檔案管理工作變得過于隨意，促進其和諧與穩(wěn)定發(fā)展。單位應結合《檔案法》等相關規(guī)定，從單位實際情況出發(fā)，對檔案管理歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等方面進行規(guī)范，確保檔案管理工作各環(huán)節(jié)運行更加規(guī)范，由具體要求，都接受制度的約束[3]。要對單位各種檔案實行統(tǒng)一的管理與考核，讓檔案管理工作和其他業(yè)務一起進行考核與評價，實現(xiàn)同步發(fā)展。

（三）加快檔案室硬件建設

單位要結合實際情況，盡快將計算機、照相機、攝像機、打印機及掃描儀等設備配置齊全，同時將檔案管理系統(tǒng)專用軟件利用起來，開展輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計和借閱等工作。這樣可以讓傳統(tǒng)手工操作方法得到轉變，增加信息儲存量，提升檢索的速度，保證實現(xiàn)效率的提升。對于有條件的地方，要在局域網(wǎng)中納入檔案目錄與部分內容，在網(wǎng)絡系統(tǒng)的支持下，能夠讓單位各部門更好的共享信息資源，加強對檔案信息的溝通，確保單位各部門的需求得到滿足，實現(xiàn)各項事業(yè)的進一步發(fā)展。

（四）培養(yǎng)更多高素質檔案管理人才

為實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，提升檔案管理人員綜合素質與專業(yè)能力顯得尤為重要。對此要加強對檔案管理人員素質的培養(yǎng)，為單位檔案管理的規(guī)范化創(chuàng)造有利條件。一是檔案管理人員應該充分認識到提升自己專業(yè)素養(yǎng)的重要性，主動參與到各種培訓中，了解檔案管理規(guī)范化的各個流程與具體要求，盡快掌握先進的管理技術與方法，不斷對管理模式進行創(chuàng)新。這樣才能滿足時代的要求，實現(xiàn)自身業(yè)務水平的提升[4]。二是加大檔案管理人員道德素質培養(yǎng)力度。檔案管理工作任務較重，枯燥乏味，所以檔案管理人員應具備一定道德水平，職業(yè)感要強，并增強自身的服務意識，對待工作認真負責。這樣才能提升服務質量，促進新形勢下檔案管理工作規(guī)范化建設。

4 結語

總之，提升檔案管理工作的規(guī)范化水平意義重大，要從當前檔案管理工作存在的問題入手，盡快采取有針對性的解決措施，才能保證檔案管理工作正常開展。單位領導要提高重視程度，建立完善的檔案管理制度，督促相關人員履職盡責，并增加資金投入力度，將所需的軟硬件設施配置齊全，這樣才能更好的發(fā)揮出檔案資料的作用，為單位的建設與發(fā)展提供幫助。

參考文獻

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