大數(shù)據(jù)時(shí)代的高職院校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究

劉丹

摘 要：隨著教育信息化的不斷推進(jìn)、職業(yè)教育教學(xué)改革的不斷深化，職業(yè)院校在教學(xué)活動(dòng)中所形成和積累的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的教學(xué)檔案材料越來越多。在大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，這些教學(xué)檔案對(duì)于改善教學(xué)管理、提升人才質(zhì)量有著非常重要的作用，必須進(jìn)行規(guī)范化管理，全面提升其利用率。因此，很有必要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理項(xiàng)目的研究，包括制定教學(xué)檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作管理規(guī)范、建立信息化的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)等。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；分類標(biāo)準(zhǔn)；管理系統(tǒng)

一、教學(xué)檔案研究的現(xiàn)狀

目前，不少高職院校的教學(xué)檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機(jī)制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現(xiàn)在：一是對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對(duì)檔案管理工作持得過且過態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作輕松簡(jiǎn)單，不需要專業(yè)知識(shí)，致使教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要?dú)w檔的材料沒有及時(shí)歸檔，造成了在評(píng)估和重點(diǎn)項(xiàng)目申報(bào)中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時(shí)裝盒整理；相當(dāng)一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時(shí)候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢(shì)不匹配，檔案管理效率差。

二、教學(xué)檔案管理研究的方法

本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和做法，收集到更多有關(guān)教學(xué)檔案管理工作辦法，尋找本課題實(shí)施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，將兩者優(yōu)點(diǎn)相互結(jié)合。三是個(gè)案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“我院”）教務(wù)處檔案為實(shí)例進(jìn)行試點(diǎn)。

三、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對(duì)策

（1）建立了教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：DA/T 22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學(xué)檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠?yàn)榻虒W(xué)檔案管理提供有效規(guī)范?？梢越⑴cDA/T 22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。

通過建立的教學(xué)檔案實(shí)體分類目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號(hào)，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體的過程。對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學(xué)類檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對(duì)排列、編目后續(xù)工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。

結(jié)合我院實(shí)際工作以及機(jī)構(gòu)設(shè)置的特點(diǎn)，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復(fù)式分類法。一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個(gè)字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡(jiǎn)稱。檔號(hào)模式規(guī)定為“年度號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)”。如2014年教學(xué)綜合性第1號(hào)卷的檔案為2016-JX11-001，分類號(hào)（類目）的設(shè)置學(xué)院文件數(shù)量的多少可分為一級(jí)、二級(jí)或三級(jí)類目。

（2）建立教學(xué)檔案管理制度：通過建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學(xué)院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，大家對(duì)檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識(shí)的加強(qiáng)，需要全院的各個(gè)部門都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家教育委員會(huì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院檔案工作實(shí)際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范體系》，為加強(qiáng)學(xué)院的檔案工作，充分發(fā)揮各類檔案的作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作服務(wù)。

對(duì)于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實(shí)體分類方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室工作職責(zé)》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過學(xué)習(xí)檔案規(guī)章和學(xué)院檔案工作規(guī)范，對(duì)加強(qiáng)全院職工檔案歸檔意識(shí)，促進(jìn)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到重要作用，進(jìn)而提高學(xué)院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。

（3）提出教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T 22——2000規(guī)則，通過建立的檔案實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學(xué)院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱、歸還、催還，對(duì)檔案查詢和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使檔案管理人員對(duì)檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁?zhǔn)確、完全；對(duì)錄入的數(shù)據(jù)隨時(shí)作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。加快檢索速度，促進(jìn)檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對(duì)做好學(xué)院檔案信息化工作，對(duì)檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)與利用有著積極的推動(dòng)作用。

總而言之，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展，給當(dāng)前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校的教學(xué)檔案與DA/T 22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究，為教學(xué)檔案的規(guī)范管理和教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的分類提供了依據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)的需求，對(duì)教學(xué)檔案分類進(jìn)行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）