基層檢察院檔案信息化關(guān)鍵問(wèn)題探討

馮成湘+潘一新

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)水平逐漸增強(qiáng)，基層檢察院的檔案信息管理也應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，提升信息技術(shù)水平，走上平臺(tái)化、知識(shí)化和資源化的道路，使檔案信息管理的效率和質(zhì)量得到顯著的提升。本文將對(duì)基層檢察院檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并對(duì)其信息化建設(shè)中的關(guān)鍵問(wèn)題加以闡述。

關(guān)鍵詞：基層；檢察院；檔案信息；關(guān)鍵問(wèn)題

引言：

在檢察機(jī)關(guān)當(dāng)中，檔案管理屬于十分重要的一項(xiàng)工作，但是在我國(guó)部分基層檢察院中對(duì)信息化檔案管理工作的重視程度不高，使得工作效率和質(zhì)量都難以得到有效的保障。這將要求檢察院應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀(guān)念，將數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等融入到檔案管理工作當(dāng)中，這樣做既能夠使檢察院的發(fā)展與時(shí)代發(fā)展潮流相符合，又能夠使檔案工作變得更加安全可靠。

一、基層檢察院檔案管理工作現(xiàn)狀

近年來(lái)，各地檢查機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注程度逐漸提升，并且取得了一定的成效，在部分地區(qū)創(chuàng)立了省五星級(jí)檔案工作先進(jìn)單位。現(xiàn)階段，基層檢察院的檔案管理工作現(xiàn)狀有以下幾方面內(nèi)容。

（一）完善管理體系

要想健全和完善管理體系，則需要發(fā)揮分管領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，對(duì)檔案室中的相關(guān)工作進(jìn)行監(jiān)督，并且與其他部門(mén)之間相互配合，制定相關(guān)的制度和條例，以此來(lái)健全管理系統(tǒng)，保障工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還應(yīng)派遣專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)具體的管理事務(wù)，將制定的制度和規(guī)范在實(shí)際工作中加以落實(shí)，檔案部門(mén)中的內(nèi)勤人員要兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作。

（二）明確責(zé)任

分管領(lǐng)導(dǎo)要做好領(lǐng)頭工作，對(duì)檔案人員的日常工作要及時(shí)監(jiān)督，并且以制度的形式對(duì)檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，使其能夠充分了解自身的工作內(nèi)容以及職責(zé)所在，促進(jìn)相關(guān)人員對(duì)自身工作的認(rèn)可度和重視程度，進(jìn)而能夠使其在日后的工作中以飽滿(mǎn)的熱情，促進(jìn)工作效率的提升。

（三）加強(qiáng)投入力度

要想實(shí)現(xiàn)基層檢察院檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)工作給予高度關(guān)注，并且將其作為工作的重心，實(shí)施合理的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，使其能夠具有較強(qiáng)的有效性和可行性。同時(shí)，政府和相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基層檢查院的資金投入力度，促進(jìn)其現(xiàn)代化建設(shè)，將以往傳統(tǒng)的檔案管理向信息化的方向轉(zhuǎn)變[1]。

二、對(duì)基層檢察院檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)題

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)字化設(shè)備等，屬于檔案信息傳輸、交換以及資源共享等基礎(chǔ)條件，能夠?qū)n案信息化的作用得以充分發(fā)揮。在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過(guò)程中，選擇相應(yīng)的設(shè)備十分重要，目前我國(guó)對(duì)此頒發(fā)了《紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)》，并且在全國(guó)范圍內(nèi)的紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)中廣泛推廣，以此來(lái)有效促進(jìn)檢察院檔案信息化建設(shè)。

（二）嚴(yán)格檢查檔案處理流程

通過(guò)系統(tǒng)不僅能夠?qū)z察院中數(shù)字化檔案進(jìn)行管理，同時(shí)也能夠?qū)堎|(zhì)的實(shí)體檔案進(jìn)行管理，利用圖形化的形式對(duì)紙質(zhì)檔案的存放位置進(jìn)行記錄，并且采用科技化手段，提供黑匣子功能等對(duì)其安全性和可靠性加以保障。同時(shí)，在內(nèi)嵌流程管理模塊中，能夠?qū)n案管理以及數(shù)字化工作等實(shí)現(xiàn)全面的流程化。

1.取卷。將需要進(jìn)行數(shù)字化的紙質(zhì)案卷從庫(kù)房中取出，在拿取的過(guò)程中應(yīng)注意將案卷的具體位置進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并且依次拿取，切記不要產(chǎn)生丟卷現(xiàn)象，充分保障案卷的完整性。在拿取之后將檔案中的檔號(hào)、題名等信息輸入到系統(tǒng)當(dāng)中，并且對(duì)案卷的屬性?xún)?nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的錄入。

2.拆卷。通過(guò)手工的方式將案卷中的裝訂進(jìn)行拆除，如果紙質(zhì)案卷中的信息已經(jīng)在系統(tǒng)中有所保存，則需要將注冊(cè)功能進(jìn)行取消，這相當(dāng)于在系統(tǒng)中完成拆卷操作。在此方面的注意事項(xiàng)為：應(yīng)確保案卷的完整性，對(duì)其中內(nèi)容是否缺失進(jìn)行檢查，看是否存在缺頁(yè)、漏頁(yè)等問(wèn)題，并且正、副卷的標(biāo)注是否得當(dāng)。在拆開(kāi)案卷之后，應(yīng)將其背面的封條小心處理干凈，以保障案卷的整潔。然后將裝訂線(xiàn)剪開(kāi)，將其中的金屬物拿除，最后將卷內(nèi)文件分開(kāi)并進(jìn)行標(biāo)注，為掃描人員的工作提供便利。

3.文件信息的錄入與掃描。對(duì)于一份案卷來(lái)說(shuō)，其中可能會(huì)包含許多文件，在對(duì)其進(jìn)行掃描時(shí)，是以份為單位進(jìn)行掃描還是以?xún)?cè)為單位進(jìn)行掃描，應(yīng)按管理的需求來(lái)定。在掃描過(guò)程中，應(yīng)保障所掃描的文件屬性已經(jīng)被錄入到檔案系統(tǒng)當(dāng)中。系統(tǒng)中的內(nèi)嵌處理程序，能夠在對(duì)卷內(nèi)文件的信息進(jìn)行掃描時(shí)，直接將掃描模塊調(diào)出并且開(kāi)始執(zhí)行掃描操作。然后，利用引入功能將文件傳送到檔案系統(tǒng)當(dāng)中，檔案系統(tǒng)還為此設(shè)置了批量引入工具，為文件的傳送提供了便利[2]。

4.檔案數(shù)字化處理的審批。在檔案系統(tǒng)中設(shè)置的流程模塊中能夠使檔案的質(zhì)檢和審批實(shí)現(xiàn)流程化操作，還可以利用流程表單進(jìn)行歸檔審批流程的處理，此種方式與以往傳統(tǒng)審批表格相比來(lái)看可視化的效果更加明顯。對(duì)于流程表單來(lái)說(shuō)，可以按照實(shí)際需要以及個(gè)人喜好進(jìn)行靈活設(shè)計(jì)，提交人可以在審批現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行修改或者設(shè)置，也能夠在檔案定義之后對(duì)各項(xiàng)數(shù)字化流程以更加詳細(xì)的形式在檔案中進(jìn)行記載。

5.檔案的裝訂。對(duì)于已經(jīng)掃描、索引以及質(zhì)量檢查等完畢的檔案應(yīng)重新裝訂，在裝訂之前應(yīng)對(duì)文件的頁(yè)碼和順序進(jìn)行核對(duì)，防止出現(xiàn)缺碼斷頁(yè)、順序混亂等現(xiàn)象發(fā)生。檔案系統(tǒng)中能夠進(jìn)行案卷封面、書(shū)脊等格式的設(shè)計(jì)和打印，工作人員只需按照原本的裝訂形式進(jìn)行組裝即可，并且為案卷貼上封條并蓋章。

（三）加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)力度

為了使檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)得到有效的擴(kuò)展和更新，使基層檔案人員的檔案意識(shí)得到顯著的提升，檢察院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，有效提升其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作水平，學(xué)習(xí)“五五”普法基礎(chǔ)讀本，優(yōu)化和拓展知識(shí)體系，使其能夠?qū)n案信息化的知識(shí)儲(chǔ)備和實(shí)踐技能得到充分掌握和提升。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，近年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)基層檢察院檔案信息化建設(shè)方面重視程度提升，使得檢察院陸續(xù)開(kāi)展了數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。在建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)站在全院發(fā)展的角度，樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，制定相關(guān)規(guī)章制度，使交流平臺(tái)得以健全和完善，使管理者能夠轉(zhuǎn)變觀(guān)念，使基層檢察院檔案工作能夠走上網(wǎng)絡(luò)化和信息化的道路，以此來(lái)促進(jìn)檢察工作的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]于永華.新形勢(shì)下基層檢察院檔案管理工作探討[J].法制博覽，2015，（22）：172.

[2]張曉然.基層檢察院檔案信息化建設(shè)的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（07）：164.endprint