淺析新形勢(shì)下如何做好文秘工作

李愛(ài)棟

摘 要 在服務(wù)現(xiàn)代化快速發(fā)展的背景下，企業(yè)文秘工作的重要性日趨顯著，能夠有效地推進(jìn)企業(yè)管理的科學(xué)化進(jìn)程，提升科學(xué)決策水平。鑒于此，本文首先概述了新形勢(shì)為文秘工作賦予的新內(nèi)容，進(jìn)而探討了新形勢(shì)下文秘工作應(yīng)遵循的原則，最后給出了新形勢(shì)下提升文秘工作水平的措施。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 文秘工作 新內(nèi)容 原則 提升措施

一、新形勢(shì)為文秘工作賦予的新內(nèi)容

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各類參與者之間的溝通變得越來(lái)越互通有無(wú)，這使得服務(wù)質(zhì)量成為確保企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素。在這種背景下，企業(yè)文秘工作也被賦予了新的內(nèi)容?；緛?lái)說(shuō)，這些新內(nèi)容可以歸納為如下幾點(diǎn)。

第一，文秘工作人員需要提升自身的綜合素養(yǎng)。一是理論方面的素養(yǎng)，文秘工作具有一定程度的政策性意涵，因而文秘工作人員要及時(shí)了解國(guó)內(nèi)外政治、經(jīng)濟(jì)等方面的發(fā)展情況；二是思政方面的素養(yǎng)，文秘工作所要處理的關(guān)系通常十分復(fù)雜，這就要求文秘工作人員具備正確的世界觀、價(jià)值觀以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃枷胱黠L(fēng)，可以時(shí)刻為領(lǐng)導(dǎo)工作提供積極的建設(shè)性意見(jiàn)；三是職業(yè)道德方面的素養(yǎng)，這種素養(yǎng)是做好文秘工作的基礎(chǔ)，決定了文秘工作的效率與效果。

第二，文秘工作人員需重視信息化技術(shù)的應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)的普及，文秘工作也逐步信息化。文秘工作往往離不開(kāi)對(duì)信息的收集、加工、傳遞、反饋和調(diào)節(jié)。信息技術(shù)為文秘工作帶來(lái)了很大的便利，使其收集的信息更全面、更準(zhǔn)確。文秘每天都會(huì)收集、分類、篩選、處理各種資料，把最具精確、簡(jiǎn)便的資料提供給領(lǐng)導(dǎo)，有效地為領(lǐng)導(dǎo)做好輔助工作。

第三，文秘人員應(yīng)具備超前預(yù)測(cè)意識(shí)。所謂的超前預(yù)測(cè)意識(shí)，是指應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)尚未作出決策之前形成相應(yīng)的心理思維預(yù)判，這種意識(shí)受到個(gè)人對(duì)各類信息的感知敏感度影響。在新形勢(shì)下，超前預(yù)測(cè)意識(shí)可以幫助文秘工作人員及時(shí)理解各項(xiàng)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的協(xié)助。為此，文秘工作人員首先自己應(yīng)有強(qiáng)烈的工作使命感，以效率為開(kāi)展工作的先導(dǎo)，處處為領(lǐng)導(dǎo)考慮，盡最大努力減少領(lǐng)導(dǎo)的工作難度與工作量。

除了上述幾點(diǎn)之外，新形勢(shì)下的文秘工作人員還應(yīng)當(dāng)擁有創(chuàng)新意識(shí)與競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，不故步自封，通過(guò)不斷更新自己的專業(yè)知識(shí)與技能，以在競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境中不斷挖掘自身的價(jià)值。

二、新形勢(shì)下文秘工作應(yīng)遵循的原則

新形勢(shì)向文秘工作提出了新的要求，但工作人員在具體開(kāi)展文秘工作時(shí)，還應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則，防止因過(guò)于追求新工作內(nèi)容而忽視文秘工作的本質(zhì)。具體來(lái)說(shuō)，新形勢(shì)下開(kāi)展文秘工作需遵循如下三項(xiàng)原則：

第一，尊重但不迎合原則。尊重是人最基本的品德。文秘工作者不僅要尊重領(lǐng)導(dǎo)、同事，還要尊重群眾。但是尊重必須有個(gè)度。尊重領(lǐng)導(dǎo)很重要，一方面要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信和榮譽(yù)，從內(nèi)心里尊重領(lǐng)導(dǎo)；另一方面，要幫助領(lǐng)導(dǎo)做好善后工作。

第二，遵從但不盲從原則。對(duì)于文秘工作人員而言，協(xié)助好領(lǐng)導(dǎo)以有效開(kāi)展公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)是其主要的工作目標(biāo)，這都是為了工作長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展而努力。在這一點(diǎn)上，文秘工作與領(lǐng)導(dǎo)日常工作具有共同性。鑒于此，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格服從領(lǐng)導(dǎo)的具體工作安排與任務(wù)指令，認(rèn)真有效地完成這些工作安排。然而，盡管如此，文秘工作人員仍然需要保持一定的工作獨(dú)立性與自主性，在遵從領(lǐng)導(dǎo)安排的同時(shí)，要做到不盲目服從這些指令。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作中存在明顯錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)當(dāng)大膽地指出這些錯(cuò)誤，匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)以及時(shí)修正，這也是確保新時(shí)期文秘工作有效性的重要原則。

第三，參與但不干預(yù)原則。文秘工作人員在一定程度上能夠參與到領(lǐng)導(dǎo)的決策工作當(dāng)中，可以向領(lǐng)導(dǎo)提供一些建議。這種積極參與性是文秘工作人員所必須具備的，否則很難領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作安排意涵，也不能有效地降低領(lǐng)導(dǎo)工作的難度與工作量。然而，需要注意的是，文秘工作人員在參與過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)守自己的工作范圍，不能出現(xiàn)越權(quán)干預(yù)的情況。與此同時(shí)，文秘工作人員在提出自己的意見(jiàn)后，應(yīng)當(dāng)保持一顆平常心來(lái)看待領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于自己意見(jiàn)的評(píng)價(jià)結(jié)果，如果意見(jiàn)被領(lǐng)導(dǎo)采納，也不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為這是隸屬于自己的正確決策。也就是說(shuō)，文秘工作人員有著自己的工作范疇，無(wú)論是為領(lǐng)導(dǎo)提出什么樣的意見(jiàn)，都不能發(fā)生思想上的錯(cuò)位，更不能錯(cuò)誤地干預(yù)甚至阻撓領(lǐng)導(dǎo)決策。

三、新形勢(shì)下提升文秘工作水平的措施

在新形勢(shì)下，文秘工作人員為了做好自己的工作，有必要采取措施來(lái)提升工作水平。基本來(lái)說(shuō)，如下幾點(diǎn)尤其需要加以重視。

第一，文秘工作人員應(yīng)樹(shù)立正確的工作意識(shí)，具有縝密的邏輯思維能力。一方面，文秘工作人員要有大局意識(shí)。文秘是領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀、耳目和智囊，所以考慮問(wèn)題要全面，以大局為重，不能從自己的利益出發(fā)，要從集體的觀念出發(fā)，避免把個(gè)人的情緒問(wèn)題帶到工作中，才能冷靜、認(rèn)真、準(zhǔn)確地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖。另一方面，文秘工作人員要有縝密的邏輯思維。文秘工作事情比較多而復(fù)雜，要從容不迫地面對(duì)復(fù)雜的任務(wù)與工作，這需要養(yǎng)成良好的習(xí)慣。工作人員要排列好每日工作行程，按序處理，對(duì)于一些緊急事情要立即處理，注意輕重緩急，各種資料與檔案分類存放，便于查找。

第二，文秘工作人員應(yīng)確立科學(xué)完備的工作方式。文秘工作涉及文稿撰寫、檔案管理、招待工作、資料整理等工作內(nèi)容，無(wú)論是哪一項(xiàng)工作內(nèi)容，都是密切結(jié)合服務(wù)來(lái)開(kāi)展的。基于此，文秘工作正確的工作方式應(yīng)當(dāng)以有效提供各種服務(wù)來(lái)持續(xù)強(qiáng)化，這些服務(wù)包括為企業(yè)服務(wù)、為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為業(yè)務(wù)部門服務(wù)、為員工群眾服務(wù)四個(gè)組成部分。在為企業(yè)服務(wù)方面，文秘工作人員應(yīng)發(fā)揮樞紐的功能，確保企業(yè)的各項(xiàng)工作都可以有序開(kāi)展；在為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)方面，文秘工作人員應(yīng)發(fā)揮出決策協(xié)助功能，做到全方位、全過(guò)程及高效率地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，為方便領(lǐng)導(dǎo)決策提供協(xié)助；在為業(yè)務(wù)部門服務(wù)方面，文秘工作人員應(yīng)發(fā)揮調(diào)解者作用，能夠協(xié)調(diào)好不同部門的資料需求工作，避免不同部門間責(zé)任推諉情況出現(xiàn)；在為員工群眾服務(wù)方面，文秘工作人員應(yīng)發(fā)揮單位窗口功能，積極發(fā)揮員工訴求聯(lián)絡(luò)通道作用，確保領(lǐng)導(dǎo)的決策指令能夠被員工很好地理解，而員工的需求反饋能夠及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。

第三，文秘工作人員應(yīng)注重工作上的細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)決定著工作質(zhì)量，進(jìn)而決定著企業(yè)經(jīng)營(yíng)效果。盡管文秘工作表面上看來(lái)十分簡(jiǎn)單、重復(fù)、瑣碎、單一，但這項(xiàng)工作卻會(huì)影響到企業(yè)所有人的工作效率與企業(yè)整體利益。如果文秘工作人員因疏忽而產(chǎn)生較為嚴(yán)重的錯(cuò)誤，那么在企業(yè)內(nèi)部就會(huì)產(chǎn)生巨大的蝴蝶效應(yīng)，甚至影響企業(yè)發(fā)展。因此，文秘工作人員在開(kāi)展各項(xiàng)工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，重視工作細(xì)節(jié)，凡事都要多問(wèn)，盡量不要出現(xiàn)工作錯(cuò)誤。

總的來(lái)說(shuō)，新形勢(shì)向文秘工作提出了新的要求，為了更好地完成工作，文秘工作人員有必要在遵循工作開(kāi)展的基本原則前提下，增強(qiáng)自身的工作意識(shí)與工作能力，努力為企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)、部門、員工提供高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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